政法單位檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐研究

文/中共三明市清流縣委政法委 謝梅秀

一、政法單位檔案管理創(chuàng)新的意義

（一）政法單位檔案管理創(chuàng)新的重要性。政法單位與一般的企事業(yè)單位不同，具有相對(duì)特殊的機(jī)構(gòu)性質(zhì)，正因?yàn)槿绱耍▎挝桓凑諊?guó)家相關(guān)要求不斷規(guī)范自身的發(fā)展進(jìn)步，所以，政法單位的檔案管理體系也要比其他的企事業(yè)單位嚴(yán)格。政法單位的檔案管理工作主要涉及政法單位工作人員的身份信息、工作履歷和工作業(yè)績(jī)等。這些基本資料與政法單位的員工績(jī)效考核和人才培養(yǎng)選拔至關(guān)重要。由于政法單位行使特殊的社會(huì)職能，因此，相比于企事業(yè)單位，政法單位的檔案管理對(duì)于社會(huì)發(fā)展有著重要的影響。在新時(shí)期，我國(guó)政法單位在完善自身管理體系的同時(shí)也不應(yīng)忽略檔案管理工作。由于種種因素的影響，我國(guó)政法單位的檔案管理體系仍舊存在弊端。為了完善檔案管理工作，政法單位必須要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的檔案管理體系存在的問題，進(jìn)一步優(yōu)化和創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)，不斷創(chuàng)新、完善檔案管理工作。通過檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，簡(jiǎn)化檔案管理工作流程，改進(jìn)檔案管理中不合理機(jī)制，提升政法單位檔案管理體系的整體管理水平，促使檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)揮其在政法單位的基本職能，助力政法單位的建設(shè)與發(fā)展。

（二）政法單位檔案管理創(chuàng)新的作用。政法單位檔案管理的作用與創(chuàng)新的重要性在上節(jié)我們已經(jīng)闡述過，接下來(lái)我們將從檔案管理的安全性與檔案查詢的便捷度兩個(gè)方面簡(jiǎn)要說(shuō)明政法單位檔案管理創(chuàng)新的作用，進(jìn)一步分析檔案管理創(chuàng)新對(duì)政法單位發(fā)展建設(shè)的必要性，通過創(chuàng)新提高檔案管理水平。

傳統(tǒng)的檔案管理體系基本上以紙質(zhì)檔案為主，雖然紙質(zhì)檔案也能保證檔案資料的真實(shí)性，但是在日常工作中有許多不便之處，尤其是在檔案的錄入與查詢方面，工作流程極為繁瑣，也很耗費(fèi)工作時(shí)間，這極大地降低了檔案管理工作以及后續(xù)工作的工作效率，不利于政法單位的創(chuàng)新發(fā)展。而檔案管理創(chuàng)新工作能彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理體系在這兩方面的不足，不僅能提高檔案管理的安全性，還能提高檔案查詢的便捷度。創(chuàng)新性的檔案管理工作注重電子檔案的發(fā)展，電子檔案相對(duì)于紙質(zhì)檔案，降低了火災(zāi)或受潮等周圍不利環(huán)境因素的影響，提高了檔案管理的安全性。同時(shí)也要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷完善檔案管理平臺(tái)，解決系統(tǒng)不穩(wěn)定等問題。嚴(yán)密的檔案管理系統(tǒng)降低了檔案處理工作時(shí)間，提高檔案資料錄入與搜尋效率，強(qiáng)化檔案查詢的便捷性，這都對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展有一定的積極影響。檔案管理工作的創(chuàng)新通過簡(jiǎn)化工作步驟，規(guī)范工作流程，提高工作效率與工作質(zhì)量，推動(dòng)政法單位檔案管理部門的發(fā)展建設(shè)。

二、政法單位檔案管理工作中存在的弊端

根據(jù)上文介紹，我們已經(jīng)明確了政法單位檔案管理創(chuàng)新的重要性，檔案管理創(chuàng)新工作在政法單位的建設(shè)與發(fā)展中至關(guān)重要，必須要提上規(guī)劃日程。但是目前檔案管理工作存在一些弊端，阻礙了政法單位檔案管理的創(chuàng)新之路。為了推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，我們將對(duì)檔案管理工作存在的不足之處進(jìn)行分析，進(jìn)而為檔案管理創(chuàng)新建設(shè)指明方向。接下來(lái)，我們將從單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏和檔案管理信息化進(jìn)程緩慢三方面具體分析現(xiàn)階段檔案管理工作存在的漏洞。

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。政法單位檔案管理體系創(chuàng)新工作難以取得進(jìn)展的很大一部分原因是政法單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)政法單位管理的重要性，在日常工作中，過于重視職能發(fā)揮與績(jī)效項(xiàng)目，忽略了基本的檔案管理工作，沒有將檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展列入政法單位工作規(guī)劃中。由于政法單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理部門工作人員對(duì)檔案管理日常工作敷衍了事，缺乏工作熱情，政法單位整體對(duì)于檔案管理工作的積極性不高，在工作中沒有形成一個(gè)科學(xué)合理的檔案管理創(chuàng)新規(guī)劃，不利于檔案管理工作的建設(shè)與創(chuàng)新。

（二）檔案管理人員專業(yè)知識(shí)缺乏。檔案管理工作第二個(gè)創(chuàng)新難點(diǎn)在于檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)不夠，難以應(yīng)對(duì)檔案管理部門日常的檔案管理工作。在檔案管理工作中，由于管理人員專業(yè)知識(shí)不夠，出現(xiàn)各種問題，并且延長(zhǎng)了工作時(shí)間、降低了工作效率。另外，政法單位檔案管理部門很少組織員工培訓(xùn)，工作人員在基礎(chǔ)知識(shí)不扎實(shí)的基礎(chǔ)上，過分依靠實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，難以跟進(jìn)社會(huì)的發(fā)展步伐，未能與時(shí)俱進(jìn)，沒有將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入檔案管理工作中，造成了檔案管理工作還在沿用傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新性不足。

（三）檔案管理信息化進(jìn)程緩慢。由于政法單位的職員變換并不像其他的企事業(yè)單位那樣變動(dòng)頻繁，檔案管理部門更是如此。因此，政法單位的檔案管理部門職員依舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，并且難以接受新事物，檔案管理信息化進(jìn)程緩慢。正是由于檔案管理的信息化程度不夠，政法單位的檔案管理工作對(duì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的利用也遠(yuǎn)不及政法單位其余部門，檔案管理工作的數(shù)字化、信息化建設(shè)水平遠(yuǎn)低于政法單位平均水平，檔案管理信息平臺(tái)沒有及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，時(shí)常出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞。政法單位沒有投入大量資金購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的檔案管理硬件設(shè)施，這都降低了檔案管理工作效率，延誤了檔案管理信息化進(jìn)程。

三、政法單位檔案管理工作的創(chuàng)新措施

政法單位要想提高檔案管理水平，必須要意識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作存在的不足之處，進(jìn)而針對(duì)不足之處進(jìn)行改進(jìn)，全面提高檔案管理水平。通過上述分析，我們已經(jīng)知道了檔案管理工作存在的漏洞，接下來(lái)將針對(duì)檔案管理的不足之處，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，創(chuàng)新政法單位檔案管理工作。下面，我們將從提高政法單位檔案管理意識(shí)、組織檔案管理人員的培訓(xùn)教育和推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)三方面創(chuàng)新政法單位檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，推動(dòng)政法單位建設(shè)與發(fā)展。

（一）提高政法單位檔案管理意識(shí)。隨著經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入和社會(huì)制度的完善，檔案管理的重要性在政法單位已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)，政法單位為了提高全面管理水平，不斷建設(shè)與發(fā)展，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，創(chuàng)新管理工作，提高檔案管理水平，提升檔案管理工作質(zhì)量。而檔案管理工作的創(chuàng)新與否很大程度上與領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)相關(guān)，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視程度決定了檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作人員的工作熱情以及積極性。只有領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理工作對(duì)政法單位的重要作用，整個(gè)單位才會(huì)營(yíng)造一種積極創(chuàng)新檔案管理的工作氛圍。政法單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)在開會(huì)時(shí)強(qiáng)調(diào)檔案管理部門的重要性，鼓勵(lì)督促檔案管理部門工作的推進(jìn)與創(chuàng)新，大力支持檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展。

（二）組織檔案管理人員的培訓(xùn)教育。檔案管理工作的創(chuàng)新不僅與政法單位領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)相關(guān)，也與檔案管理部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)相關(guān)。檔案管理部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高，專業(yè)素質(zhì)不足以在檔案管理工作中有所創(chuàng)新。為了創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，必須要提高檔案管理部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與實(shí)際操作技能。首先，政法單位可以提高選拔標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)檔案管理專業(yè)的學(xué)生，利用檔案管理專業(yè)的學(xué)生的專業(yè)知識(shí)結(jié)合老員工的工作經(jīng)驗(yàn)，共同創(chuàng)新檔案管理工作。其次，政法單位可以定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行職業(yè)技能培訓(xùn)，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理工作技能，不斷完善、簡(jiǎn)化自身的檔案管理工作流程，構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理知識(shí)體系。

（三）推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。新時(shí)期為了順應(yīng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步，政法單位必須要建立健全檔案管理信息化制度。在制定檔案管理信息化工作規(guī)范時(shí)，政法單位應(yīng)該堅(jiān)持促進(jìn)政法單位建設(shè)發(fā)展的總體原則，通過相關(guān)的研究與討論，積極借鑒先進(jìn)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，制定出適合政法單位檔案管理信息化的建設(shè)方案，為政法單位檔案管理信息化建設(shè)提供科學(xué)、合理的規(guī)范守則。同時(shí)，政法單位還要加快信息化建設(shè)的落實(shí)，及時(shí)關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，確保檔案管理信息化制度落到實(shí)處，促使政法單位的檔案管理向信息化方向發(fā)展。

四、小結(jié)

新時(shí)期，社會(huì)逐漸進(jìn)步發(fā)展，對(duì)政法單位的要求也隨之提高，政法單位在發(fā)展的道路上也要注重對(duì)檔案的管理，政法單位對(duì)檔案管理的改革重心應(yīng)放在檔案管理的創(chuàng)新方面上。只有結(jié)合時(shí)代發(fā)展，不斷創(chuàng)新檔案管理工作才能提高檔案管理工作的效率，促使檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，通過高質(zhì)量的檔案管理工作助力政法單位領(lǐng)導(dǎo)層的經(jīng)營(yíng)與決策，推動(dòng)政法單位的建設(shè)與發(fā)展。為了不斷創(chuàng)新政法單位的檔案管理，要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理體系，對(duì)檔案管理模式、硬件設(shè)施、人才選拔與培訓(xùn)都進(jìn)行創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理工作流程，全面提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。同時(shí)也要充分利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷完善檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，推動(dòng)檔案管理信息化、數(shù)字化進(jìn)程，促使政法單位檔案管理工作更好地推進(jìn)。