醫(yī)院照片檔案信息資源開發(fā)與利用機(jī)制研究

文/阜新市精神病防治院 殷小龍

照片檔案是醫(yī)院在醫(yī)療管理、科學(xué)研究、黨政管理等社會活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要載體的具有保存價(jià)值的真實(shí)歷史記錄，是醫(yī)院檔案的一種特殊載體檔案，是一所醫(yī)院文化和精神風(fēng)貌的綜合體現(xiàn)。

一、照片檔案在醫(yī)院建設(shè)中的重要作用

（一）照片檔案是醫(yī)院對外宣傳和提升社會影響力的重要支撐。醫(yī)院的照片檔案客觀而真實(shí)地記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷史，從其形成過程來看，描述的是當(dāng)?shù)氐恼鎸?shí)場景和真人真事，給人一種“身臨其境”的感覺，具有重要的憑證與參考價(jià)值。歸檔方面，照片檔案的采集范圍相對廣泛，其中包括醫(yī)院的科技與教育以及表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方方面面，因此，醫(yī)院照片檔案是醫(yī)院對外宣傳、傳遞醫(yī)療科技信息、提升社會影響力和知名度的重要支撐。

（二）照片檔案承載著醫(yī)院文化資政教育和引導(dǎo)功能。醫(yī)院照片檔案記載并見證一所醫(yī)院的光輝發(fā)展歷程，醫(yī)院照片檔案在豐富醫(yī)院文化建設(shè)中顯示愈加重要作用。生動(dòng)直觀地反映醫(yī)院重要外事活動(dòng)、公務(wù)活動(dòng)等背景信息，照片檔案的傳播方式比較特殊，利用方式比較多樣，傳播速度比較快捷，例如以醫(yī)院文化長廊或者展覽館為主要陣地，通過編纂醫(yī)院史志和檔案資源開發(fā)館藏照片，讓全體職工耳濡目染地接受良好習(xí)慣和職業(yè)道德的熏陶，起到良好的文化資政教育和引導(dǎo)功能。

（三）照片檔案是構(gòu)建和諧醫(yī)患關(guān)系、促進(jìn)交流和溝通的有效平臺。照片檔案的特點(diǎn)是視覺沖擊力強(qiáng)、趣味性強(qiáng)、快速吸引眼球。醫(yī)院照片檔案以其喜聞樂見的形式貼近百姓，使患者對醫(yī)患關(guān)系中出現(xiàn)的問題能夠認(rèn)真思考、冷靜解決，比如，有些醫(yī)院通過開展下鄉(xiāng)義診等活動(dòng)，讓照片檔案走向社會，同時(shí)讓百姓了解醫(yī)院，了解醫(yī)生并尊重醫(yī)生，促使醫(yī)患關(guān)系在輕松和諧的氣氛中進(jìn)行 。

二、醫(yī)院照片檔案的業(yè)務(wù)管理流程模式

（一）照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。醫(yī)院照片檔案的收集內(nèi)容主要包括：（1）記載醫(yī)院重要職能活動(dòng)和重要工作業(yè)績的照片。（2）重要人物蒞臨醫(yī)院進(jìn)行的公務(wù)活動(dòng)的照片。（3）醫(yī)院參加外單位的重要外事活動(dòng)的照片。（4）記載醫(yī)院大型事件、大型自然災(zāi)害及其他異常情況的照片。（5）記載醫(yī)院地形特征、風(fēng)土人情、施工工程、生產(chǎn)建設(shè)等的照片。

（二）醫(yī)院照片檔案收集方面的有關(guān)規(guī)定。（1）醫(yī)院照片檔案一般由醫(yī)院檔案部門集中統(tǒng)一管理，以年度為周期，每年歸檔一次。（2）照片的鑒定應(yīng)本著去偽存真的態(tài)度，若有疑義，組織成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組鑒定。（3）如照片有相同內(nèi)容重復(fù)的情況，一般選擇一張主要照片進(jìn)行歸檔。（4）歸檔時(shí)，電子版與紙質(zhì)照片以及說明同時(shí)歸檔。（5）底片與照片、電子版與紙質(zhì)影像需保持一致。（6）照片檔案的移交和征集應(yīng)遵循《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》和《聲像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。

（三）照片檔案的整理規(guī)則與著錄標(biāo)準(zhǔn)。1.醫(yī)院照片的分類原則。在同一卷宗內(nèi)，對于同一年度的照片通常按照保管期限～年～問題進(jìn)行分類；對于隔年或者跨年形成的照片，也可以按照保管期限～問題～年度進(jìn)行分類。保持前后順序一致的分類原則。2.醫(yī)院照片的排列順序。如果按照保管期限～年度～問題進(jìn)行分類，在第三級類目“問題”中，再結(jié)合形成時(shí)間和重要性進(jìn)行分類。照片檔案裝入相冊后，再按照密級分為秘密、機(jī)密、絕密等排列。3.醫(yī)院照片的編號原則。在宗內(nèi)分類順序和排列順序的字符代碼叫照片編號，照片編號包括六部分，其中有宗號、保管期限代碼、相冊號、所在頁號、保管期限代碼。照片編號有兩種編寫形式，可以遵照全宗號～保管期限代碼～冊號～張?zhí)?，也可以全宗號～保管期限代碼～張?zhí)枴?/p>

三、醫(yī)院照片檔案管理模式存在的問題剖析

據(jù)調(diào)查，很多醫(yī)院在借助現(xiàn)代化科技手段接診、教學(xué)、科研及醫(yī)療管理等過程中忽略了對照片檔案資料的管理，照片檔案的管理跟不上醫(yī)院快速發(fā)展的步伐，影響了醫(yī)院的正常運(yùn)行，成為目前醫(yī)院照片管理模式的瓶頸問題。

（一）管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系落后。2014年，國家檔案局曾出臺《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》和《聲像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等規(guī)章制度，國家檔案局出臺的規(guī)章制度為醫(yī)院聲像檔案管理提供了重要支撐和有力保障，但是在具體實(shí)踐工作中往往很難具體實(shí)施，大多數(shù)基層醫(yī)院沒有根據(jù)國家規(guī)章制度制定本單位的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系。

（二）信息化管理模式滯后。當(dāng)前，信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案管理軟件的種類也比較多，但是有些醫(yī)院因?yàn)閷n案工作不夠重視，還沒有購買和開發(fā)獨(dú)立的檔案管理軟件，導(dǎo)致照片檔案信息化水平滯后，隨著照片檔案館藏?cái)?shù)量的不斷增加，醫(yī)院各個(gè)部門對檔案信息利用需求不斷提高，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)快速發(fā)展的信息化發(fā)展趨勢，還存在與智慧醫(yī)療管理信息系統(tǒng)的無縫對接、軟硬件兼容等問題亟待解決。

（三）照片檔案館藏信息資源開發(fā)有限。照片檔案管理的最終目的和最終歸宿是盡量滿足用戶的多樣化需求，然而受“重保管輕利用”的傳統(tǒng)思維限制，另外鑒于目前醫(yī)院檔案信息化管理模式有待進(jìn)一步提高，照片檔案的館藏檔案信息資源并未有效開發(fā)利用，照片檔案沒有真正實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的價(jià)值。

（四）檔案信息化人才短缺。新型信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院照片檔案的信息化帶來前所未有的機(jī)遇，云計(jì)算、區(qū)塊鏈技術(shù)為聲像檔案信息資源開發(fā)與利用提供技術(shù)支持，因此，不但需要檔案專業(yè)管理人員，更需要會攝影、懂計(jì)算機(jī)的全能型人才，現(xiàn)階段醫(yī)院從事聲像檔案管理的人員多為兼職檔案員，缺乏具有信息技術(shù)處理能力的人才，阻礙聲像檔案信息化進(jìn)程。

四、構(gòu)建醫(yī)院照片檔案信息資源開發(fā)與利用共建共享策略

（一）構(gòu)建完善的照片檔案管理制度，進(jìn)行規(guī)范和科學(xué)化管理。1.針對當(dāng)前醫(yī)院聲像檔案還沒有規(guī)范的管理體制這一問題，應(yīng)該積極制定適合自己醫(yī)院的聲像檔案規(guī)章制度，創(chuàng)新管理體制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化管理。以檔案部門為主要牽頭單位，成立醫(yī)院檔案工作監(jiān)督和考核組，對其他各檔案部門實(shí)行分級管理。了解和掌握醫(yī)院的聲像檔案管理的現(xiàn)狀和短板，實(shí)施聲像檔案的分類管理，提升照片檔案管理的工作效率和規(guī)范化科學(xué)化管理水平。2.構(gòu)建完善的檔案工作管理制度，制定適合本醫(yī)院的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》和《聲像檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等管理規(guī)范。目前照片檔案是以數(shù)字化方式呈現(xiàn)，因此在歸檔時(shí)要對其軟硬件設(shè)備等規(guī)范化，并依照規(guī)范進(jìn)行操作。

（二）擴(kuò)大檔案社交媒體平臺，開發(fā)照片檔案館藏信息資源。1.通過在醫(yī)院建立院史展覽等形式，展現(xiàn)醫(yī)院艱辛發(fā)展歷程、滄桑變化及取得的科研碩果，讓更多的國內(nèi)外同仁了解醫(yī)院，吸引更多的國內(nèi)外機(jī)構(gòu)與醫(yī)院合作交流，讓更多的專家學(xué)者蒞臨醫(yī)院舉辦講座。2.申請開通醫(yī)院檔案微信公眾號平臺，用老照片講述醫(yī)院的歷史，推送圖文、視頻和音頻結(jié)合的生動(dòng)活潑的內(nèi)容，只有形象、直觀、通俗易懂的內(nèi)容才能引起大家的共鳴從而轉(zhuǎn)發(fā)，最終提高傳播效果，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院照片檔案信息資源的共享。

（三）打通信息壁壘，實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化資源共建。目前，各醫(yī)院紛紛開展智慧醫(yī)療和智慧醫(yī)院建設(shè)，智慧醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)已經(jīng)成熟，將醫(yī)院的聲像檔案資料進(jìn)行數(shù)字化信息采集、編輯和存儲，并將聲像檔案數(shù)字化信息壓縮后上傳至網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，通過信息技術(shù)手段打通數(shù)據(jù)間隔，所有的照片檔案均以利用者的需求為導(dǎo)向，通過系統(tǒng)提供的完善的信息著錄功能，實(shí)現(xiàn)管理、存儲、查詢與借閱為一體的完善的管理功能。醫(yī)院檔案部門及時(shí)獲得需求者利用的反饋，建立更加友好、有效的交互模式?，F(xiàn)代醫(yī)院信息的傳播、利用方式已不同于傳統(tǒng)“你來我找”的檔案工作模式，快捷方便、人性化的服務(wù)方式是利用者和檔案工作者的共同追求。而館藏檔案信息資源的整合可以在一定程度上滿足這一需求。將建立的醫(yī)院檔案信息資源數(shù)據(jù)庫通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和云技術(shù)等鏈接起來，建立一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用平臺，實(shí)現(xiàn)館藏檔案信息資源和動(dòng)態(tài)信息的共享。將檔案利用服務(wù)延伸至醫(yī)院的各個(gè)角落，為利用者提供“一站式”利用服務(wù)。打破聲像檔案管理的信息孤島，單純的管理向服務(wù)利用方式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化資源共建共享。

（四）提升庫房保管條件，打造醫(yī)院檔案管理高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)。1.照片檔案的庫房保管要求極高，首先要保證庫房干凈、衛(wèi)生，定期打掃，同時(shí)恒溫恒濕，注意防光、防潮、防盜，防霉，庫房配備空調(diào)、溫濕度計(jì)等現(xiàn)代化設(shè)備。對被污染的照片、底片應(yīng)進(jìn)行必要的技術(shù)處理，接觸照片的人員應(yīng)戴上潔凈的棉質(zhì)手套，每兩年要進(jìn)行抽樣檢查，每五年要進(jìn)行全面檢查。2.醫(yī)院照片檔案管理人員要具備高尚的職業(yè)情操和道德，忠于職守、愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法、嚴(yán)守機(jī)密、博學(xué)求進(jìn)，本著公平公正原則和以人為本的態(tài)度為全院職工、患者做好高效快捷服務(wù)；聲像檔案管理者除了做好日常檔案的本職工作以外，還應(yīng)具備一定的編撰能力，可以通過構(gòu)建特色照片專題數(shù)據(jù)庫，將具有聯(lián)系的照片檔案系統(tǒng)性、邏輯性地串聯(lián)起來，制作專題照片檔案展覽，開發(fā)照片檔案創(chuàng)意產(chǎn)品等，使用戶從中得到啟迪。