醫院科研檔案管理現狀與探索

文/浙江省嘉興市康慈醫院 王霞琴 陸偉華

管好用好醫學科研檔案對于提高醫院科研水平、促進醫院衛生事業發展具有重要的意義。科研檔案管理是醫院科研管理的重要組成內容，要符合檔案管理的要求。嘉興市康慈醫院是浙江省三級精神病專科醫院，隨著醫療體制改革的不斷深入，現代醫院管理制度的不斷確立，醫院科研檔案管理工作也逐步推進，穩步提升。在實踐中，結合上級部門的要求，綜合考慮醫院的實際情況，面對新形勢，不斷探索，繼承發展，醫院通過不斷規范科研檔案管理，挖掘利用檔案管理的新思維、新理念，充分發揮信息化的管理手段，立足管理與服務的主基調，更好地促進醫院科技、科研管理工作的開展，為科技、科研創新提供有效支撐，努力推進科研項目全程管理，推動醫院各項事業迅速發展。現將一些經驗與體會作分享與交流。

一、醫院科研檔案管理的重要性

醫學科學研究是三級醫院的重點工作內容，醫學科研包含基礎、臨床、預防、康復、護理、公共衛生等多個學科；科研檔案是申報科研成果與科研驗收的重要憑證與基礎文書資料，是多學科、多門類、多層次綜合性科學體系的基礎工作，所以醫學科研檔案除具有一般科技性檔案的共性外，還具有自己的特點。故而需要在思想上、理念上重視醫院科研檔案管理工作，從科學性、規范性、學術性的高度定位科研項目檔案管理系列工作。科研檔案的建立與完善，是提高醫院醫教研整體水平的必要條件，需要從醫院領導、科研管理部門、醫學科技工作者、從事醫學臨床工作人員不同維度強化認識，學習相關法律法規與規章制度。因此，醫院科教科、檔案室均應充分認識到科研檔案管理工作的重要性，建立合理、規范的協調工作機制，強化培訓與考核，重視對科研檔案的積累、整理、編排、歸檔、督查、考核等工作，進一步提升科研檔案科學和系統的管理。

二、醫院科研檔案管理現狀問題

（一）醫院對于科研檔案的管理意識不強。醫務人員在專業學習的過程中，由于醫學課程與科目、學分的設置，往往注重醫學理論與科研方法的系統學習，較少接觸科研檔案管理的內容，進入醫院工作后，需要進行住院醫師規范化輪轉與培訓，更多側重于臨床工作。在具備申報科研項目的能力時，大多已具有中高級職稱，對科研工作的動機大多集中在論文撰寫科研成果申報。在科研管理的規范流程中，科研項目全部或階段性工作完成后，應及時對科研資料、數據、實驗結果全面整理，及時歸檔。目前醫院管理者大多是醫學相關專業畢業，缺乏系統檔案管理知識，同時醫學科研人員相對注重科研成果與學術論文，忽視檔案管理，沒有意識到科研檔案資料的價值與重要性。從目前醫院管理層面來看，醫院相對側重于病歷檔案管理，而對于科研檔案關注不足。對于醫學倫理、科研過程、科研原始資料、醫學研究知情告知書和實驗室檢測的數據要求不夠系統與規范，科研檔案管理的歷史原因與客觀現實要求醫院加強科研檔案的管理工作。

（二）醫院科研檔案管理制度不健全。近年來醫院逐漸重視與加強科研工作，主要側重于科研項目、科研成果申報與激勵措施的制定，但是對于科研檔案管理制度關注不夠，重成果與獎勵，輕過程與管理，導致科研管理制度相對滯后與欠缺，這可能與近年來醫院快速發展存在一定關聯，科研項目數量快速增加，科研項目的層次逐漸提高，然而醫院檔案管理制度更新不夠及時。醫院檔案管理模式缺少創新，也不能與時俱進，造成醫院科研檔案管理制度與要求相對滯后。在醫院規章制度修改以及持續質量改進計劃中缺少科研檔案管理項目，科研項目建檔工作與科研項目計劃與進度不能同步開展，缺少規范的操作細則與制度支撐。醫院的科研檔案管理通常缺少督查、評估與反饋。科教科、檔案室的職能難以及時發揮，兼職科研檔案管理人員也只能口頭重視，最終造成科研檔案出現內容不夠翔實、不夠系統、歸檔不夠及時的問題，進而影響科研成果申報與科研驗收。科研檔案管理缺少系統性與科學性，也可能會涉及科研誠信的禁區，需要引起高度關注，制定行之有效的整改與提升方案。

（三）科研檔案管理體系與人員不足。當前科技工作的行政管理部門對于醫學科研管理要求逐步規范與完善，對于科研項目的全程管理與科研誠信、倫理要求也逐步提高，同時醫院科研項目數量在快速增長。結合科研項目驗收、科技成果與科技獎項申報、科研項目規范管理等工作的要求都暴露出科研檔案管理體系的不完整與人員缺乏的問題。目前大多醫院科研檔案資料是由科研管理部門自行收集與管理，對于科研項目開發與利用是極為不利的，科研項目負責人或團隊分工不明確，科研資料規范管理的意識薄弱。科研工作的現狀與價值取向都要求建立規范、科學、可持續發展的科研檔案管理體系，目前科研檔案管理多由科教科兼管，缺乏專職科研檔案管理人員。專業管理人員的缺乏導致不能及時完成科研資料的歸檔工作，兼職科研檔案管理工作的人員沒有接受專業培訓與系統學習檔案管理知識，難以科學、專業地開展科研檔案管理，對于科研檔案質量不高、資料不全、數據不翔實的現狀不能及時給予督查、指正、反饋，難以為科研人員提供優質、規范服務與指導，難以獲得科研項目負責人的認可，不能體現職業價值，最終導致科研檔案管理體系不完整。

三、加強醫院科研檔案管理的對策與探索

加強科研檔案管理體系建設，做到全程規范管理。科研檔案是科研項目設計、申請、立項及項目開展與實施過程中形成的原始資料，科研項目全程管理是加強醫院科研管理工作的重要方法，全面系統的科研檔案是評估科研過程的重要參考資料。在科研檔案全程管理過程中，針對科研項目團隊、科研管理部門、檔案管理部門思想上不夠重視科研檔案管理工作的現狀，首先需要醫院管理層重視科研檔案管理工作，制定科學的科研檔案管理制度，推行科研全程管理，加強檔案管理人員的專業培訓，制定系統的考核方案與工作流程。落實具體管理細則，提高相關工作人員的檔案管理意識，讓科研人員樹立只有規范做好科研檔案管理才能成功獲得科研成果、順利完成科研驗收的觀念。只有從意識上重視，才能有效落實各項措施。其次要落實專業培訓與營造氛圍，使得盡可能多的醫務人員以及醫院管理崗位人員意識到科研檔案管理工作的重要性，進而調動工作積極性和提升服務能力，從而全面提高科研檔案管理質量和工作效率。

2018年—2019年，嘉興市康慈醫院成功立項市級及以上各類科研項目19項，順利完成驗收23項；其中2018年度成功立項9項，順利完成驗收8項；2019年度成功立項10項，順利完成驗收15項。醫院自2018年起開展科研項目全程管理，定期考核，由學術委員會評議科研進度，由倫理委員會做好督查與評估，系統查閱科研檔案，并將評議結果及時反饋給科研項目負責人，建立科研信譽度積分制度，在近兩年的科技局組織的科研驗收工作中，我院共19項科研項目接受驗收考核，全部成功完成驗收，其中科研項目驗收資料獲得了評審組專家的一致好評，醫院已連續數年被評為衛健系統科技工作先進單位，醫院管理者與科研管理部門逐漸認識到強化科研檔案管理的重要性，逐漸重視科研申報、立項、合同書簽訂、過程管理、驗收、成果登記及獲獎情況等全程資料管理。認識到必須嚴格按照檔案工作管理規范和科研全程管理制度進行系統、規范管理。醫院領導給予必要的重視，在日常工作與會議中落實科研檔案管理相關工作，做到職責明確，分工到人，任務到人，明確科研部門落實管理職責，檔案部門落實監督職責，科研項目團隊落實工作職責，動態考核，持續改進，加強科研檔案管理的軟件與硬件建設。

科研是三級醫院的重要工作，也是現代醫院競爭的關鍵環節。醫院逐步增加科研投入，包含科研檔案管理的設備，及時購買現代檔案管理必需的電腦、掃描儀、復印機、移動硬盤、攝像機等辦公設備，及時利用信息化手段對科研項目的資料進行存檔，對科研檔案進行掃描、拷貝，并完成必要的記錄。設立專職科研檔案管理人員是完成科研檔案管理工作的基本保障，醫院決策層應充分調研，結合醫院實際情況與科研工作開展情況，強化重視，增加投入。一是重視與強化科研檔案管理人員的業務技能培訓與繼續教育，確保他們接受科學、專業、系統的理論與操作培訓，提高工作能力，增強職業自信。二是要制定與明確崗位職責，根據醫院的實際情況，因地制宜，細化崗位考核指標與工作方案，獎優罰劣，激發科研檔案管理人員工作主動性，充分發揮主觀能動性。三是努力為科研檔案管理人員和科研人員之間搭建溝通交流的平臺，使檔案工作人員能夠獲取更多醫學科研項目方面的專業知識，了解醫學科研人員的實際需求，以便提供更優質的科研服務。四是明確科研項目團隊與負責人的職責與任務，根據科研全程管理要求，結合科研項目流程圖與工作進度，制定階段任務與周期任務，加強科研倫理培訓，強化要求，并將科研檔案與科研成果申報、科研項目驗收進行掛鉤，不定期將科研檔案督查與檢查的結果及時通報，充分發揮醫院學術委員會、倫理委員會的職能。

在實際工作中，可以開展在研項目與完成項目的科研檔案評比，制定科學的評分標準，充分發揮醫院學術委員會與醫療技術與管理委員會、倫理委員會成員與專家的作用，將結果公布，突出亮點，發現暗點，找出難點，梳理痛點，明確著力點，定位發力點，提高科研檔案的管理工作成效。

四、結語

綜上所述，醫院科研檔案管理屬于醫院基礎性工作，是科研項目管理的支撐性工作，對醫院科研工作起著舉足輕重作用。在醫院領導層的重視下，分析現存問題，做好持續改進，提升工作成效，創造更多科研成果與高質量科研論文、論著專著，這就需要我們不斷增強科研檔案管理意識，建立和完善相關規章制度，提升科研檔案管理水平，努力提高科研檔案利用率，從而更好地開展科研檔案管理工作，發揮科研檔案管理工作的價值。