“互聯網+”與高校檔案館服務創新路徑研究

文/四川音樂學院檔案館 邱迎春

“互聯網+高校檔案館”的實質是將互聯網的思維、理念、技術和高校檔案館深度融合，利用互聯網平臺進行檔案管理與提供服務，具體體現在檔案管理的具體環節——檔案收集、整理、鑒定、統計、編研、檢索、利用、保管，依托信息通信技術以及互聯網平臺更新業務體系，重構服務模式等途徑來完成服務轉型和升級。互聯網以“開放、平等、互動”的網絡特性對高校檔案館的改革與創新提供了新的思路，有利于改變檔案館傳統單向的服務模式。檔案工作者可通過對數據的分析與整合，提升檔案數據集成、數據挖掘、數據分析與發展等方向的信息處理能力。

高校檔案館的主要功能是保存學校在教學、科研以及文化功能踐行活動的真實記錄，促進學校科學發展，傳承高校文化以及在地區文化建設中發揮積極作用。高校檔案館在互聯網時代應當跟上時代的步伐，不斷促進檔案管理流程的標準化和規范化，利用信息技術不斷整合檔案資源，形成高質量的檔案產品，提升檔案服務效能。

一、促進檔案工作流程的標準化和規范化

大數據時代，高校檔案館面臨的外部環境已經發生了變化，檔案資源的競爭力已不再是其所占有的數量、范圍，而是在基于信息資源服務的信息化、知識化和信息數據的分析與組織程度上，基于知識的創新力競爭上。檔案具有特殊的憑證價值，如何在信息化時代讓檔案發揮其原始憑證價值？大數據時代給高校檔案館的發展帶來了生機，優化檔案工作機制、流程，提升檔案服務質量，是檔案工作者提升專業價值感、尋求蛻變的路徑。高校檔案館應依據學校發展戰略及時調整檔案工作計劃，為學校的發展提供智力支持。檔案工作者強化檔案數據的分析和挖掘，積極探索創新檔案服務的模式，使檔案服務模式由原來的資源依賴型、勞動密集型向智能、知識服務轉型。我們在檔案的收集階段可以實現線上與線下相結合的方式，擴大檔案收集來源，盡可能將有保存價值的檔案材料納入檔案工作計劃中，這需要檔案工作者發揮主動性。檔案收集范圍和途徑的多元化也給檔案鑒定工作帶來挑戰：一方面，應根據學校發展規劃藍圖及時修訂各部門的歸檔指導目錄；另一方面，加強數字與文書檔案材料的收集，盡力做到全端控制，這對提高檔案歸檔質量有重要的作用。

（一）完善檔案收集工作機制。傳統的檔案工作收集主要以文書檔案為主。每年年終提交歸檔文件也多以辦畢的文件類居多，集中反映院系行政管理事務，對于院系特色教學活動以及學術交流活動的材料、教學學術研究類材料偏少。造成此類問題的原因主要有以下四點：第一，兼職檔案人員的檔案業務能力有待提高，對于歸檔范圍邊界概念不清，在院系教學、科研以及院系重大學術活動、賽事中缺乏收集檔案意識；第二，檔案館工作人員不清楚各個院系的實際教學活動，不能及時提醒以及指導檔案的收集工作。第三，參與活動涉及的院系領導以及工作人員的檔案意識不強。第四，缺少對兼職檔案員的考核機制。要想充分發揮兼職檔案員的工作主動性，考核機制和獎勵機制必不可少，也是促進兼職管理員做好檔案收集工作必不可少的制度安排。

在“互聯網+”時代，檔案工作者應加強檔案工作的全端控制，充分利用互聯網技術的優勢，實現檔案工作線上與線下工作相結合，互為補充，互為促進。比如：在檔案館網頁上發布工作動態、信息簡報，公布價值高的歷史檔案的電子版。讓全校師生了解檔案，提高檔案意識，增強檔案工作責任感。我們每個人都是檔案的形成者，都是一個點，以點成線，以線成面，共同繪制我們共有的高校記憶。高校記憶的選取，應該制定易執行的標準。檔案工作者可以通過校園網及時了解學校正在開展的重大事項，比如：學校重要的科研學術活動、演出活動、教學和科研重大成績等。這在很大程度上解決了檔案館在全校重要活動參與度較低的現狀，能及時安排檔案工作計劃，保證有重要價值的檔案材料的完整收集以及歸檔工作。要實現檔案工作線上與線下工作有機結合，順利開展檔案管理業務，需要學校進行組織制度設計、配套的工作流程等制度支持。

（二）優化檔案工作流程。參照SMART原則，進行檔案工作安排。檔案工作應根據學院實際工作進行跟進，分為常規性的工作和臨時性工作。常規性檔案工作主要按照《高校檔案管理辦法》，一般在年末進行收集文書材料，進行鑒定、歸檔。臨時性的檔案工作指學院發生重大有影響的學術交流活動、演出以及文化公益項目，根據事項的結束時間，及時安排檔案工作者參與收尾工作。檔案工作計劃制定可參照SMART原則，以保證檔案收集工作順利開展。S代表目標是具體的，即檔案收集的材料要真實、客觀記錄項目的全局。M代表可衡量的，需要檔案工作者制定歸檔的范圍、標準，指導兼職檔案員對活動歸檔材料進行收集。A代表可以達到的標準具體的方案，具體檔案收集方法和策略，以保證檔案工作的有效施行。檔案工作者要及時與項目的工作人員及時溝通，確保檔案材料的收集齊全，以免遺失重要材料。R代表相關性。所有的檔案材料不管何種介質，只要是在項目進展過程中形成的，都需要歸檔，即相關性，以保證檔案全宗的整體性。T代表明確的截止期限。即明確要求在項目結束后一個月內，完成檔案收集、歸檔工作，有利于保障檔案材料的收集齊全、不遺失。針對常規性的檔案工作也可以參考SMART原則進行。

（三）豐富和優化檔案服務內容。傳統高校檔案館的館藏主要以實體文書檔案為主，比如：行政管理類、教學、科研、財務檔案外，還有很大部分以光盤、U盤為載體的音像資料。在我館檔案利用率的調查中發現，音像資料的查詢利用率比較低。一方面，是因為我們的音像資料僅僅是以移交部門的類別來排序和存放，而不是根據內容來進行分類索引，不便于提供利用。檔案工作者應根據內容進行數據的優化和重組，形成高質量的檔案產品或者主題數據庫以便進行科學研究；另一方面，高校檔案館自身宣傳力度不夠，廣大教職工、學生對檔案館、檔案知識的了解有限，檔案意識尚待提高。

“互聯網+”時代給高校檔案館帶來了發展的契機，同時也為高校檔案館優化工作機制提供了便捷的實現路徑。傳統高校檔案館的服務內容主要有：借閱服務、復制、出具檔案證明、學歷確認等。接受咨詢方式有電話咨詢、現場咨詢。服務對象主要面向校內師生，社會人員來辦理檔案查詢業務比較少。這些傳統服務主要是通過檔案館指南等檢索工具查找并提供利用。在“互聯網+”的大背景下，學院教職工通過自媒體形成的有保存價值的數據沒有被收集歸檔。檔案工作者可以利用數據分析與可視化技術實現檔案數據的重組。檔案工作者不能被動地接收歸檔材料。通過學院微信公眾號以及官網，我們可以了解學校最新工作發展動態，提出歸檔的意見以及實施方案。我們要從被動工作轉變為積極主動地為各職能部門提供檔案服務。我們不光需要改變自身的工作現狀，同時也需要工作設計上的保障，以便于更好地開展工作。檔案工作可以利用互聯網技術，實現歸檔內容的多元化，比如通過數字化檔案管理系統與學院OA系統實現無縫鏈接，直接實現文件的歸檔程序，在網上直接進行歸檔。同時，可以從學院官網以及微信公眾號選取有保存價值的檔案材料，有了豐富的檔案資源，有利于檔案工作者編寫學校組織沿革、學校年鑒、校史、檔案史料、學校重大會議概要、重要制度匯編、全宗介紹等通用性編研成果，為高校各職能部門、教學、教輔部門提供信息資源開發利用。高校檔案館開發的檔案編研產品在服務學校評估、校園建設、重大活動慶典、展覽陳列、學科建設、科學研究等專題活動中提供有價值的原始檔案材料。

目前，我院檔案館正在為開展檔案數字化項目第二階段做準備，為檔案館實現大數據管理提供物質基礎。

二、提升檔案工作人員的綜合素質，提倡創新服務

“互聯網+”為高校檔案事業帶來了新的發展機遇與挑戰，在信息技術、大數據發展理念的影響下，檔案資源的形成者、檔案資源的載體選擇性更大、更廣泛，需要檔案工作者具備很高的信息處理能力，甄別出高質量、高價值的檔案資源，檔案管理手段智能化。一方面，通過使用系統管理軟件，實現檔案實體的智能化管理，可以減輕檔案管理環節中人工操作部分，讓檔案工作者有更多精力放在檔案資源建設中；另一方面，通過建設數字檔案館，充分利用互聯網、云計算等大數據技術加強檔案數據的自動識別和管理、建設智能數據庫，為高校師生提供高質量的數據來源庫，為教學、科研提供智力支持。

檔案館自身的低價值感，導致其在整個高校機構中處在邊緣地帶。檔案工作以及檔案工作者得不到應有的理解、尊重和發展。檔案館應積極主動發聲，擴大自身的影響力，拓展服務路徑。比如：檔案利用者可以通過電話、郵件、網絡等各種方式查詢所需信息，開發檔案查詢APP，開通檔案館微博、微信公眾號，不定時主動公開推送各類檔案信息，宣傳檔案工作，提高全校檔案意識。

可以看出，在大數據時代背景下，單一知識結構的檔案工作者已無法適應“互聯網+”帶給檔案館的巨變。檔案工作者需要具備數據管理、信息情報、信息處理以及信息挖掘等信息管理素養，有規劃地對檔案利用信息進行數據分析、數據挖掘，建設有特色的檔案數據庫，與其他藝術院校檔案館之間進行交流與合作，互通有無。計算機在信息處理方面有著強大的優勢，給檔案工作者提供信息處理和提供技術支持。我們一方面可以通過加強對檔案工作者進行技術、專業化的培訓，提高其對信息化技術的熟悉程度，同時強化繼續教育，對檔案管理人員定期進行新知識、新技術的教育，以適應檔案工作發展的需要。另一方面，我們可以引進具有信息處理技術的專業人員加入到檔案工作者隊伍中，使檔案工作能及時跟上信息化時代的步伐，較快地將檔案管理工作與信息技術有機融合，提高檔案館的工作效能。

三、“互聯網+”背景下高校檔案館的角色定位

“互聯網+”是高校檔案館面臨的全新的外部環境，是一個充滿“機遇與挑戰”的時代。高校檔案館要把內外部一切發展要素鏈接起來，一方面是全面理順檔案館內部要素，如館藏資源、人員、制度等；另一方面是積極鏈接外部要素，如信息資源、外部數據、信息技術、檔案用戶等。只有這樣才能充分調動內部和外部要素的作用，營造有活力的發展生態圈。高校檔案館的角色應該定位為高校的記憶庫、知識庫與智囊庫。

（一）積極融入，發揮檔案部門優勢。首先，利用互聯網平臺實現校內各行政部門與教學單位信息資源的共建共享，既避免檔案信息資源重復建設的問題，又便于統一規劃建立特色檔案信息資源數據庫，此外，也利于檔案信息資源的共享和利用。其次，互聯網平臺作為檔案館與檔案用戶互動的平臺，能夠讓廣大教職員工親自參與、見證檔案的收集工作環節；檔案工作者可以利用互聯網平臺及時了解廣大用戶的檔案需求，積極開發重點檔案資源，如精準扶貧檔案、學校精品課程項目、學校重大科研項目、高校記憶檔案、區域文化建設檔案等；利用互聯網平臺引入評價機制，利用檔案用戶反饋改善高校檔案館運營機制，一切為了提高檔案的利用率以及優化用戶使用檔案的體驗。

（二）轉變思路，扎根內容，用大數據來挖掘檔案數據價值。“互聯網+”時代背景下高校檔案館應積極利用信息技術探索提高服務能力的有效途徑，扎根內容是我們提高服務能力的關鍵。高校檔案館要以互聯網平臺為支撐，進行多領域的跨界合作。首先，將檔案館與信息服務業融合。我們要加大檔案服務利用這塊的工作投入，以檔案用戶需求為導向，有針對性地做好檔案服務產品。檔案館收藏大量真實可靠的信息，可利用相關的互聯網技術對檔案信息資源進行二次加工形成專題數據庫，打造信息知識服務平臺。其次，將檔案館與社交媒體相結合：一方面，利用微信公眾號、微博、移動APP等社交媒體為公眾提供檔案利用服務；另一方面利用社交媒體宣傳檔案館和檔案工作。第三，將檔案館與其他行業如教育行業等進行結合，如建設在線愛國主義教育基地等。

高校檔案館要充分借助互聯網，重新審視自身的功能定位，逐漸由檔案材料的保管者成為檔案信息的咨詢中心與服務機構。在大數據的時代背景下，高校檔案館的職能不能僅僅停留在保存組織重要文件以及組織重大活動記錄，更要凸顯檔案館在塑造組織集體記憶方面的重要功能。作為專業藝術院校，我們在建設數據庫以及提供檔案利用的環節中，要更多加入藝術元素，比如多媒體檔案數據庫建設、優勢學科建設人才數據庫、民族樂器研究數據庫、音樂專業人才數據庫。各藝術類院校檔案館之間在數據庫建設以及藝術類檔案數據庫建設方面要多進行交流與合作。大數據時代對于高校檔案館來說，面臨的機遇也是前所未有的。檔案工作者面臨如何有效辨別檔案信息并對其合理地收集、保管和鑒定，確保其原始性與真實性以及保證其證據價值。

目前，國內疫情得到有效控制，國外疫情形勢嚴峻。面對疫情，我院作為藝術院校積極應對，在全國萬眾一心抗擊疫情的斗爭中，利用自己的專業優勢，積極參與。比如：創作型教師團隊創作歌曲；美術專業的教師利用畫筆展現新時代的逆行勇者，大眾可以通過歌曲及美術作品來銘記國家在緊急情況中，醫務工作者以及各行各業在抗疫前線的勇者們。時代需要銘刻這段歷史。高校檔案工作者，對于特殊時期學院的行政活動以及重要的活動軌跡要進行資料的收集以及后期整理。我們每個人都是與時代密不可分，這是我們作為社會教育機構的社會擔當。在抗擊疫情的斗爭中，我們的學生工作如何展開？雖然沒有開學，但是因為互聯網，增強了與學生的聯系。學院積極開展網課教學，我們應該用專業視角把這份珍貴的學校記憶固化、留存。高校檔案工作者必須提高自身業務素養，培養敏銳的職業嗅覺，對于學院重大的事項，想方設法在自己的能力范圍內積極開展收集原始資料的工作。檔案工作的開展與主管領導的支持有很大的相關度，但是我們自身首先要有積極的工作態度和工作熱情，制定工作計劃，及時上報，這對于檔案的收集工作有重要的推動作用。比如：這次疫情，學校推遲春季開學，這在全國所有高校來說是前所未有的，在這次抗擊疫情的組織管理中，有哪些是很好的舉措，我們都是可以事后積極反思和總結，對于今后特殊時期的學院管理積累寶貴的經驗。這都需要學院進行檔案的留存，以備查考。

加大檔案互聯網基礎設施的投入。基礎設施建設主要包括網絡設備、服務器和數字化處理設備以及相關的系統軟件。這是個系統，僅僅檔案館工作人員是無法順利完成的，需要多部門協同工作才能不斷完善。基礎設施部分需要得到計算機技術人員的支持，一系列檔案管理軟件在完成基礎設施建設后應該進入應用系統開發階段，例如數據采集、信息服務、系統權限、數據安全等等。尤其是在互聯網的新時代，各個系統之間相互配合，通過網絡平臺連接處理高校檔案所有的信息管理工作，完成對信息的數字化加工、采集、存儲、歸檔、組織、發布和利用等全過程，并能夠進行檔案交換，為相應用戶提供數據庫之間高效、無縫的信息服務。加大檔案互聯網基礎設施的投入以及開發，對于提高檔案數據的處理以及提升檔案管理效能有十分重要的作用。目前，我校檔案館互聯網服務平臺基礎設施建設尚不完善，還不能完全支撐“互聯網+檔案館”迅速發展。為適應“互聯網+檔案館”的發展，一是解決檔案信息資源的存儲問題，二是保障檔案信息資源的安全問題，三是解決檔案信息資源數字化質量問題，四是實現檔案館互聯網平臺服務的技術問題。