高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理存在的問題及數字化建設的思考

文/江蘇農牧科技職業學院繼續教育學院 陳文玲

高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理，是高校繼續教育教學與培訓工作發展的重要保障，為之提供了豐富的信息資源支持，是高校檔案管理工作體系中不可或缺的一環，但是受多重因素影響，其在當前階段的表現尚存不足，依托數字化手段的創新變革勢在必行，相關課題研究備受關注。

一、高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理存在的問題

近年來，隨著我國市場經濟體制改革深化，社會競爭愈演愈烈，進一步激發了人們的學習意識，促進著高校繼續教育和培訓事業的發展，對加速“學習型”社會建設作用顯著。在此過程中，形成了各種形式的有保存價值的文件材料，包括教務檔案、學籍檔案、教師檔案等，其內容構成豐富，來源廣泛，存在方式多樣，為高校繼續教育和培訓發展提供了信息支持。但客觀來講，受多重因素影響，相較于高校一直深入開展的教學、科研及管理方面的改革，繼續教育教學檔案和培訓檔案管理仍舊存在些許不足，表現出了明顯的滯后性。具體而言，不少高校對繼續教育教學檔案和培訓檔案管理的重視不足，加之高等教育普及化，面對沉重的辦學壓力，更加偏重于教學發展，相關建設投入不足，資金支持不到位，導致系列工作創新沒有保障。同時，繼續教育教學和培訓事業的發展，使得高校傳統檔案管理模式的弊端不斷顯現，相關制度體系不完善、方式方法落后，難以提供高質量的服務；工作效率低，無法滿足海量的信息處理需求。另外，高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理現有從業隊伍的綜合素質素養水平不高，尤其是信息技術能力薄弱，創新沒有著力點，限制了該項工作的深入開展。

二、高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理數字化建設路徑

（一）完善基礎配套。高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理數字化建設，是解決其現實問題的必由之路，對提升工作效率作用顯著，亦是其在信息化時代語境下的必然選擇。在此實施過程中，現代數字化手段取代傳統手工操作是一個循序漸進、日積月累的過程，絕非一朝一夕就能實現，需要現代管理思想理念的指引，是后續系列工作組織的先導。為此，高校檔案管理工作者應在秉持優良傳統的基礎上，與時代發展亦步亦趨，及時更新思想理念，并加大對數字化建設的宣傳，引導師生有效參與，同時爭取領導政策和經費上的大力支持，為繼續教育教學檔案和培訓檔案管理數字化奠定堅實的基礎。另外，高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理數字化建設作為一項龐雜的系統化工程，強調硬件和軟件的雙向支持，是其應有效能發揮的基礎保障。正所謂“巧婦難為無米之炊”，硬件建設是基礎和關鍵。事實上，隨著《教育信息化“十三五”規劃》《教育信息化2.0行動計劃》等系列文件頒布實施，積極推進“互聯網+教育”成為這個時段高校工作變革的重點，并得到了國家方面的大力支持。在此基礎上，高校應積極響應教育政策號召，結合自身實際情況，整合可調配資源，逐步加大對檔案管理數字化建設的投入，積極引入先進技術裝備，改善基礎設施環境，為進一步的創新發展奠定基礎。在此過程中，高校還可選擇與專業軟件開發公司合作，結合繼續教育教學檔案和培訓檔案管理的特點，提高軟件的適配性，逐步豐富其功能負載，確保運行系統高效、安全。

（二）健全制度保障。常言道：“不以規矩不能成方圓”。任何管理項目的有效展開，都始終脫離不開健全制度的保障，這也是“全面依法治國”戰略的精髓所在。《中華人民共和國檔案法》《普通高校學校檔案管理辦法》等的實施，為高校制定切實可行的繼續教育教學檔案和培訓檔案管理制度提供了法律依據。基于此，高校應進一步加強繼續教育教學檔案和培訓檔案管理的標準化、規范化建設，全面覆蓋整個工作流程，起到一定的約束、指導、激勵作用，促進從業人員有效作為。具體而言，健全的高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理制度，應當以管理、業務、技術三個板塊環節為中心，為數字化建設保駕護航，提升其價值產出。其中，管理層次上，要形成全員參與的意識，充分依托數字化手段，加強其彼此間的互動，從而獲取更加豐富的信息資源，支持繼續教育教學和培訓決策。在此過程中，強調高校各部門、合作辦學單位、函授教學點、教職工的協調配合，按照制度規范形成文件、材料，上傳到檔案管理部門進行統一整理和歸檔。業務板塊的標準化和規范化，要求對高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理的職責任務進行細化與量化，建立嚴格的分類、借閱、復制等規章制度，保證相關檔案的完整與安全。另外，隨著現代信息技術發展，高校繼續教育教學檔案與培訓檔案管理的技術性標準不斷變化，加劇了風險，應當著重加強信息安全建設，規范技術操作行為，定時更新防護軟件，有效防御黑客或病毒攻擊，維護信息主體的正當利益，這是推進其持續發展的關鍵。

（三）創新工作模式。學習型社會建構視角下，高校繼續教育教學和培訓的規模不斷擴大，并基于信息化時代影響，服務形式趨于多樣，使得相關檔案的數量和種類增多，傳統手工操作模式顯然難以滿足這種需求。因此，要進一步加強高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理的數字化建設，充分利用現代信息技術，打造功能完善的數據庫系統，實現檔案信息處理的信息化、自動化和智能化，有機地將信息錄入、信息管理、信息查詢等工作關聯在一起，并在一定權限內進行共享，提高檔案資源的利用率。例如，可基于Web系統，建立教學主管部門、教學院系、教研室等為一體的多級管理體系，并設計身份識別功能板塊，實現檔案信息的動態管理，省略中間繁瑣的登記環節，充分利用其痕跡管理功能，確保高效的服務輸出。如此，還可在一定程度上減輕檔案管理人員的信息收集和錄入工作壓力，防止出現差錯。同時，依據上述規章制度，對已建立的高校繼續教育教學檔案和培訓檔案進行數字化轉變，采取分類管理的方式，按照一定的規則進行精準錄入，標記相應的標簽，使之一目了然，從而方便用戶查詢，并避免丟失、損壞等風險。除此之外，在高度開放、自由的互聯網虛擬生態下，高校繼續教育教學檔案和培訓檔案數字化管理，面臨著嚴峻的信息安全風險，應運行在內網結構中，規范從業人員操作行為，減少外接設備的使用，并定期進行安全防護軟件的升級，提高系統運行效率，最大限度地避免安全風險。在系列數字化處理手段的支持下，高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理的實效性顯著增強。

（四）夯實智力支撐。宏觀知識經濟時代，人才在創新變革中的戰略地位愈加突出，是數字化建設的成功之本。某種維度上講，上述高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理問題存在的直接誘發因子是人，尤其是數字化建設視角下，對其提出了更高要求，其專業化發展勢在必行。綜合來講，高校繼續教育教學檔案和培訓檔案管理，既是一項業務性工作，又是一項服務性工作，任務量大，除了要求從業人員具備高度的職業道德之外，還需掌握扎實的業務能力、管理能力和服務意識。因此，高校應當樹立正確的人才戰略意識，了解繼續教育教學檔案和培訓檔案管理在現實語境下面臨的重重挑戰，細化對崗位從業人員的要求，加強系列工作動態監管，及時發現其中存在的問題，針對性地組織多樣化的培訓教育活動。在此過程中，加強意識層面的建設，培育檔案管理人員良好的道德和服務素養，加大對該項工作重要性的宣傳，強化他們的責任感和事業心，養成其認真負責、忠于職守、作風正派的態度。同時，組織專業建設，就繼續教育教學檔案和培訓檔案數字化管理的特點進行解析，明確其宏觀變革方向，邀請專業人員進行軟件操作示范，讓從業人員掌握其各項功能，提升他們的信息技術素養，以輸出更高質量的服務。另外，適當引入崗位競爭機制，培育良好的創新環境，提升檔案管理人員的能動意識，樹立榜樣典范，并予以恰當的獎勵，最大限度地發揮檔案管理人員的聰明才智。促進內部共享有效的實踐工作經驗，激發他們的終身學習意識，實現其工作價值最大化。

三、結語

總而言之，高校繼續教育教學檔案和培訓檔案數字化建設至關重要，是“互聯網+教育”語境下的必然選擇，更是解決其系列現實問題，提高工作效率和質量的有效手段。作為一項系統化實施工程，應當首先引起領導層的重視，轉變思維觀念，加大相關投入力度，完善基礎配套，繼而健全制度保障，創新工作模式，培育高素質人才隊伍，提升服務實效性。