數(shù)字時(shí)代基層單位人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

文/山東勞動(dòng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王進(jìn)

在科學(xué)技術(shù)水平日益提高的今天，數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)日趨成熟和完善，在多個(gè)領(lǐng)域得到了應(yīng)用，并取得了較為理想的應(yīng)用效果。因此，為了推動(dòng)基層單位人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展，需要借助先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。創(chuàng)新管理模式，增加管理技術(shù)含量，以完善的人事檔案信息化管理體系，促使管理工作高效開(kāi)展，增強(qiáng)服務(wù)效能，為基層單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展注入生機(jī)。因此，在新時(shí)期，對(duì)數(shù)字時(shí)代基層單位人事檔案管理問(wèn)題開(kāi)展探討具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、基層單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要意義

隨著科技的進(jìn)步，數(shù)字化人事檔案建設(shè)成為檔案管理發(fā)展的主要方向之一。同時(shí)，數(shù)字化等技術(shù)有較高的技術(shù)含量，其優(yōu)勢(shì)凸顯，為人事檔案建設(shè)提供了新機(jī)遇，對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了重要的推動(dòng)作用。

開(kāi)展基層單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)有利于提高檔案信息的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在很大的弊端，如受紙質(zhì)材料影響，比較容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張損壞的問(wèn)題，降低了檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量。同時(shí)，在長(zhǎng)時(shí)期的使用與查閱過(guò)程中，也會(huì)造成嚴(yán)重磨損。而實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化檔案管理，可有效避免此問(wèn)題，確保檔案信息的安全。主要是因?yàn)閷n案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，避免了檔案資料受損的問(wèn)題，通過(guò)數(shù)字加密、信息儲(chǔ)存的手段，能夠在整體上提升人事檔案信息安全性。另外，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，還便于查詢(xún)。在檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行下，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞，可快速地對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢(xún)，提高了查詢(xún)效率。此外，借助相關(guān)信息化系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化規(guī)范儲(chǔ)存，提高了檔案管理規(guī)范化，不管是對(duì)信息的查詢(xún)還是信息的使用都是有幫助的，對(duì)最終管理成效增強(qiáng)也具有重要意義。

二、數(shù)字時(shí)代基層單位人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)策略

（一）構(gòu)建相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在數(shù)字時(shí)代，借助先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行基層人事檔案建設(shè)，需要融合其他現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行先進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的創(chuàng)建，為人事檔案管理工作開(kāi)展提供便利。1.需要建立健全現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。主要是因?yàn)樵谛聲r(shí)期，工作調(diào)整依據(jù)眾多，相關(guān)數(shù)據(jù)分析與處理較為繁瑣。在此方面，建立先進(jìn)的管理系統(tǒng)，可對(duì)信息進(jìn)行集中管理。如結(jié)合待遇數(shù)據(jù)信息、任職文件數(shù)據(jù)信息等建立相關(guān)系統(tǒng)，可為日后管理工作創(chuàng)造有利條件。2.應(yīng)該建立具備計(jì)劃性特點(diǎn)的系統(tǒng)。為了實(shí)現(xiàn)基層單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，需要以強(qiáng)大的人事檔案管理系統(tǒng)作為支持，對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效收集和處理。同時(shí)，還需要注重完善文件系統(tǒng)，從根本上提升人事檔案管理效率和質(zhì)量。并且還可在此系統(tǒng)上設(shè)置管理權(quán)限，提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，同時(shí)在完善的管理系統(tǒng)運(yùn)行中，有利于快速獲得各類(lèi)資料和信息，可實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理效果，推動(dòng)基層人事檔案快速實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，為其后續(xù)發(fā)展提供助力。

（二）樹(shù)立數(shù)字化管理理念。意識(shí)對(duì)人的行為具有指導(dǎo)作用。在數(shù)字時(shí)代，應(yīng)該及時(shí)更新人事檔案管理理念，不斷深化人事檔案數(shù)字化管理意識(shí)，為日后的檔案數(shù)字化建設(shè)提供新思路。這就需要促使檔案管理人員思想轉(zhuǎn)變，從潛意識(shí)中強(qiáng)化其科技化、信息化意識(shí)，使其了解先進(jìn)技術(shù)對(duì)人事檔案管理與建設(shè)的重要意義。與此同時(shí)，還需要促使檔案管理人員及時(shí)從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，使其能夠有意識(shí)地對(duì)管理模式進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)加以運(yùn)用，進(jìn)而降低工作強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量。另外，還應(yīng)該要求人事檔案管理人員將工作重心轉(zhuǎn)移到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，借助現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)建立周到的服務(wù)體系，讓員工能夠?qū)n案資料進(jìn)行便捷的查詢(xún)，進(jìn)而促進(jìn)基層人事檔案管理真正實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展需求。

（三）數(shù)字人事檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)一致。基層單位的發(fā)展，需要多個(gè)部門(mén)協(xié)調(diào)工作，但由于部門(mén)不同，所以其管理模式也存在差異性。因此，在開(kāi)展人事檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，需要從各部門(mén)的實(shí)際出發(fā)。要想推動(dòng)人事檔案管理工作順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)良好的建設(shè)效果，需要確保檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)一致，以便減少異議出現(xiàn)，提高管理質(zhì)量。這就需要在表格繪制、檔案記載等方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保其格式一致，為人事檔案管理工作開(kāi)展創(chuàng)造便利條件，減少不必要的工作流程，進(jìn)而提升管理效果，實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

（四）完善管理流程。在基層單位人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，科學(xué)合理的管理流程有助于為其建設(shè)提供良好條件，促使相關(guān)管理工作有序進(jìn)行，提高建設(shè)有效性。因此，在數(shù)字化時(shí)代，在樹(shù)立正確工作觀念的基礎(chǔ)上，還需要做到與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合實(shí)際，對(duì)人事檔案管理流程進(jìn)行完善。其一，應(yīng)該明確具體的范圍，提升人事檔案管理的針對(duì)性、目的性。與此同時(shí)，還需要注重對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行調(diào)整，為人事檔案數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)管理工作效果。其二，在人事檔案管理量與管理難度逐漸加大的今天，還需要建立多元化的工作體系，突破以往單一工作模式的弊端，并明確各方面的內(nèi)容，促使各環(huán)節(jié)工作良好銜接、協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而在整體上提高工作質(zhì)量。其三，在健全管理流程中，還需要對(duì)內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化，使其能夠滿(mǎn)足數(shù)字化時(shí)代人事檔案管理的需求，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，及時(shí)掌握人事檔案數(shù)字化建設(shè)動(dòng)態(tài)，并做好相關(guān)的維護(hù)工作。例如，在科技環(huán)境下，可借助先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行歸檔方面的建設(shè)，確保各類(lèi)數(shù)據(jù)信息的可靠性，減少不必要的問(wèn)題出現(xiàn)。其四，為了對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的保護(hù)，還需設(shè)置相關(guān)人員的權(quán)限，如設(shè)置登錄密碼等，以免造成信息泄露等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

（五）強(qiáng)化人事檔案信息化管理。雖然現(xiàn)階段逐漸進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代，基層單位也逐漸提高了對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重視。但從實(shí)際情況來(lái)看，其尚未實(shí)現(xiàn)完全信息化，限制了檔案管理質(zhì)量的提升。因此，為了促使基層單位實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展，不被時(shí)代所淘汰，還應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案信息化管理，在強(qiáng)大技術(shù)支持下，對(duì)檔案信息化檢索方式進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，促使其逐漸實(shí)現(xiàn)智能檢索，提升檔案管理有效性，并且在此基礎(chǔ)上，促使人事檔案信息傳遞實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，推動(dòng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

此外，注重大力發(fā)展數(shù)字檔案。在以往基層人事檔案管理中，主要是以紙質(zhì)檔案管理方式為主，不僅工作量大，缺少環(huán)保性，而且不易保存，容易丟失和損壞，嚴(yán)重阻礙了基層人事檔案管理效果的增強(qiáng)。因此，在開(kāi)展人事檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)該積極進(jìn)行數(shù)字檔案的建設(shè)，不僅可給檔案查詢(xún)帶來(lái)便利，而且便于保存，降低了相關(guān)人員的工作量。另外，針對(duì)數(shù)字檔案，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的快速修改，在網(wǎng)絡(luò)的支持下，可進(jìn)行快速傳遞，實(shí)現(xiàn)信息共享，大幅提高檔案利用率，并避免檔案損壞的現(xiàn)象發(fā)生，以免造成不必要的損失。

（六）提升管理人員綜合素質(zhì)。人是基層單位人事檔案建設(shè)與管理的主體，其綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)能力對(duì)管理質(zhì)量具有直接影響。在數(shù)字時(shí)代背景下，對(duì)人事檔案管理提出了新要求，要想實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理效果，促使其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)，應(yīng)該注重提高管理人員綜合素質(zhì)。

首先，應(yīng)該注重對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行思政教育，幫助其樹(shù)立正確的職業(yè)道德觀，使其能夠明確人事檔案管理的重要意義，堅(jiān)守職業(yè)道德，嚴(yán)格落實(shí)此項(xiàng)工作，以較強(qiáng)的責(zé)任心保質(zhì)保量完成本職工作，為人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

其次，需要進(jìn)行廣泛學(xué)習(xí)。為實(shí)現(xiàn)預(yù)期的基層單位人事檔案建設(shè)效果，應(yīng)該具備多方面的知識(shí)。如，檔案編輯保護(hù)學(xué)，做好檔案保護(hù)工作；掌握檔案學(xué)、文學(xué)，不斷提升檔案管理水平。在掌握相關(guān)先進(jìn)知識(shí)的基礎(chǔ)上，能夠更好地勝任基層單位人事檔案建設(shè)工作，促使其逐漸朝著規(guī)范化、先進(jìn)化發(fā)展。

最后，應(yīng)該學(xué)習(xí)并掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，加快基層人事檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。這就需要積極更新人事檔案管理人員的管理理念，使其能夠認(rèn)識(shí)到先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等，促使以往人事檔案建設(shè)與管理方式的更新，借助現(xiàn)代化管理模式提升人事檔案建設(shè)效率與質(zhì)量，使計(jì)算機(jī)處理和檔案管理不斷完善，實(shí)現(xiàn)預(yù)期建設(shè)效果，進(jìn)而推動(dòng)基層單位朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案管理是基層重要的工作內(nèi)容之一，與單位整體發(fā)展是息息相關(guān)的。因此，在人事檔案管理中，應(yīng)該具有與時(shí)俱進(jìn)的思想，積極樹(shù)立數(shù)字化管理理念，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化，促進(jìn)事業(yè)單位進(jìn)步。在實(shí)際管理中，還需要提高管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，發(fā)揮人才作用，加大人事檔案信息化建設(shè)力度，促使其逐漸向信息化、標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，為基層單位的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。