辦公室文件規(guī)范化管理淺析

文/中共東山縣委機關綜合事務保障中心 林惜順

正是由于社會的飛速發(fā)展和不斷進步，使得各個事業(yè)單位也變得越來越強大。由于現如今各個政府部門職能的細分，導致了事業(yè)單位相關文件的增多。事業(yè)單位文件的增多就要求事業(yè)單位的辦公室對文件的整理歸納能力要進一步提升和加強。文件變得繁多對于一個事業(yè)單位的辦公室來說是一個不小的挑戰(zhàn)。需要對事業(yè)單位辦公室管理文件的方法進行整改，這樣一來，可以使得整個事業(yè)單位的機密文件得到有效保護，也方便后續(xù)工作的開展。

一、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的意義所在

事業(yè)單位內部辦公室的權力往往是大的，并且在事業(yè)單位當中的地位也非常高，因為事業(yè)單位辦公室掌握了整個事業(yè)單位最機密和最關鍵的文件。它能夠如實地反映這個事業(yè)單位的一切相關信息，比如這個事業(yè)單位的招標情況，整個事業(yè)單位近期的采購情況，還有事業(yè)單位各項數據和人員的管理。

所以說，辦公室的文件管理對于一個事業(yè)單位來說是相當重要的。文件的歸檔工作一定要做好，如果文件沒有得到有效的分類整理，那么這個事業(yè)單位內部的重要機密都將變得混亂不堪。因此，做好事業(yè)單位內部文件的管理工作對于整個事業(yè)單位來說都是具有不可忽視的意義。但是，事業(yè)單位文件的管理也并不是一件很輕松的事情。因為文件的收集工作并不容易，要根據事業(yè)單位每天的發(fā)展情況來具體問題具體分析；并且文件的歸納和整理工作對于專業(yè)性有一定的要求。

所以，不光是要在事業(yè)單位內部強調事業(yè)單位辦公室文件管理的重要性，還要對事業(yè)單位辦公室的工作人員進行技能上的培訓，要盡可能地提升事業(yè)單位辦公室文件管理者的工作水平和綜合素質以及綜合能力。

二、在事業(yè)單位中的文件管理現狀

當今時代是信息化的時代，很多行業(yè)都受到了網絡、計算機技術的沖擊和影響。傳統(tǒng)的紙質文件管理在新時代的背景下同樣受到了沖擊。在一個事業(yè)單位的發(fā)展過程當中，必定存在著文件發(fā)放和接收。由于互聯網和電腦的普及，現在很多事業(yè)單位都是在網上辦公，文件的發(fā)放也不僅僅局限于紙質文件。網絡文件有一個很大的優(yōu)勢就是可以在線隨時修改、進行編輯。這一點在傳統(tǒng)的紙質文件上是無法得到充分體現的，手工文件的處理方式也相對來說效率比較低下，并不能滿足時代的需要了。

紙質文件和電子文件都各有優(yōu)點和缺點。紙質文件和電子文件在各自的領域當中都發(fā)揮著不可替代的作用，但是任何事物都是具有兩面性的，有好的一面就必然有不好的一面。紙質文件的管理存在著不少的問題，其中最為明顯的有三個問題：第一個缺點，紙質文件所占據的空間比較大。眾所周知，有很多事業(yè)單位的辦公室內會擺放許多的柜子來收集紙質的文件，這就使得事業(yè)單位在進行文件管理的時候增加了管理的成本和經費，并且還會消耗人力無形之中會降低事業(yè)單位文件管理的效率。紙質文件的第二個缺點就是，紙質文件需要依靠大量的紙張，并且很多文件是時效性很強的文件，沒有長期保存的意義，這就容易造成浪費紙張的情況，這與我國的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略相違背，同時也起不到保護環(huán)境的作用。紙質文件的最后一個缺點就是，當需要去辦公室查找相關的文件時，不太方便，如果歸納整理不得當的話，將要耗費大量的時間對紙質文件進行查找，這樣會耽誤很多時間。

以上就是紙質文件所存在的一些問題。而電子文件同樣也存在一些缺點：第一個缺點，電子文件的發(fā)放時間、發(fā)送人、最終發(fā)送的是什么文件并不是很清楚。這些問題的出現很容易導致員工收到文件的時候一頭霧水，導致工作效率低下。第二個缺點，電子文件極度依賴電腦和手機，一旦脫離這些設備電子文件將無法存在，而且一旦電腦或者手機出現了故障，又或者是版本的不同，都會讓電子文件沒有辦法開啟。這種問題的出現同樣也會導致事業(yè)單位上層與員工之間無法取得良好的溝通，造成溝通的不方便，加大了事業(yè)單位上層和員工之間溝通的障礙，使很多工作無法得到順利有效的開展。最后一點關于電子文件的缺點就是，當很多員工一起同時操作時，電子文件沒有紙質文件方便。當多數員工一起操作的時候，電子文件就顯得比較困難。紙質文件上的便利性在電子文件上得不到充分的體現。

上述問題的出現，都表示紙質文件和電子文件的差距很大，兩者相同之處比較少。

紙質文件相對于電子文件來說，比較穩(wěn)定，而且紙質文件一旦發(fā)出，就不容易受到外界因素的干擾，穩(wěn)定性比較強，并且有些情況之下，只有通過紙質文件才能夠傳達想要傳達的意思。紙質文件進行復印的操作，可以方便很多人一起同時地操作。以上這些都是紙質文件所展現出來的優(yōu)點。

而電子文件同樣具備很多紙質文件所不具備的優(yōu)點，也有它獨特的優(yōu)勢所在。比如說，電子文件的發(fā)放并不存在浪費紙張的問題，這就符合我們國家的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，可以有效地保護環(huán)境。電子文件還可以有效地為事業(yè)單位節(jié)約成本，這些都是電子文件相比紙質文件所存在的優(yōu)勢。

三、事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的策略

（一）事業(yè)單位管理層要高度重視辦公室文件管理，并且規(guī)范化管理。上文已經陳述了事業(yè)單位辦公室文件中紙質文件和電子文件各自的優(yōu)點和缺點，并且也闡述了事業(yè)單位辦公室文件規(guī)范化管理的重要意義。為了提升事業(yè)單位辦公室文件管理的水平，整個事業(yè)單位的管理人員都應該對單位辦公室文件管理這件事情高度重視。并且，事業(yè)單位辦公室文件管理并不只是一個人或者兩個人的事情，管理的規(guī)范化程度是與整個事業(yè)單位的發(fā)展息息相關的，這關系到每一個在職員工。

整個事業(yè)單位的各個部門都要高度重視辦公室文件規(guī)范化管理，整個事業(yè)單位的管理人員還要隨著時代的發(fā)展而不斷提升自身的素質和自身水平及能力。管理的方法并不是一成不變的，管理事業(yè)單位辦公室文件的方法也要隨著時代的進步而進步。在事業(yè)單位內部創(chuàng)造良好的單位文化，這樣一來，可以幫助事業(yè)單位形成正確的管理理念。

還可以對事業(yè)單位辦公室文件管理人員進行技能上的培訓，因為文件管理工作是一件專業(yè)性很強的工作，事業(yè)單位辦公室文件管理人員只有提升自己的專業(yè)技能和水平，才能夠在社會和事業(yè)單位的飛速發(fā)展之中適應，才能更好地履行自己的職責，遵從事業(yè)單位的規(guī)范化管理。

（二）完善事業(yè)單位辦公室文件管理制度。事業(yè)單位辦公室的文件管理模式不夠規(guī)范，或事業(yè)單位辦公室內部文件管理的更新還不夠及時，這些都是事業(yè)單位辦公室文件管理中所存在的問題。而針對這些問題，充分完善事業(yè)單位辦公室文件管理的制度就可以很好地解決。并且解決這些問題的方法也有很多，但是就目前信息化時代大背景的趨勢來看，將傳統(tǒng)的紙質文件和現如今計算機技術下的電子文件結合起來會是一個很好的辦法。實際上，可以建立一個專門的信息化事業(yè)單位辦公系統(tǒng)，用電子文件去替代一部分傳統(tǒng)的紙質文件。把重要的機密文件用紙質文件來進行保存，而常用的文件可以把它們載入到電腦當中。這樣一來，充分利用了電子文件的便利性來對某些文件進行隨時查找。

事業(yè)單位辦公室文件管理制度的完善不僅僅體現在將電子文件和紙質文件結合到一起，還包括建立完整的規(guī)章制度。這些規(guī)章制度不僅僅是針對事業(yè)單位辦公室文件管理人員，也是針對文件進行管理分類這一工作的。這種制度的建立，可以讓事業(yè)單位辦公室文件管理人員的工作更加規(guī)范化和標準化，大大提高他們的工作效率，加強各個部門之間的協調配合，能夠為整個事業(yè)單位帶來更好的經濟效益。

（三）提高事業(yè)單位辦公室文件管理人員的素質。首先，事業(yè)單位辦公室文件管理不是一個簡單的工作，并且專業(yè)性很強，所以要安排足夠的工作人員來一起合作。事業(yè)單位辦公室文件管理是一項涉及內容眾多、花費時間較大、內容比較繁瑣的工作，所以要安排足夠的人員并且明確每一個工作人員的職責。

其次，提高事業(yè)單位辦公室文件管理人員的個人素質和工作能力。事業(yè)單位辦公室文件既有紙質文件也有電子文件，可以將這兩方面分工明確，把任務交給不同的工作人員，并且一般來說，紙質文件的保存更應當妥善一些，避免損壞。這就要求工作人員的自身素質不斷提高，適應事業(yè)單位辦公室文件管理的工作要求。

最后，還要增強事業(yè)單位辦公室文件管理人員的工作責任心。如果事業(yè)單位辦公室文件管理人員的責任心不強，沒有做好本職的工作，那么就會對后續(xù)的工作產生影響，并且還會牽連到其他的部門，產生連環(huán)反應。所以一定要定期對事業(yè)單位辦公室文件管理人員開展相關的教育知識培訓，加強其責任心和工作意識。

四、結論

綜上所述，加強事業(yè)單位辦公室文件管理工作的規(guī)范化具有十分重要的意義。一個優(yōu)秀的事業(yè)單位必然是注重所有細節(jié)的，傳統(tǒng)的事業(yè)單位應該快速轉變自己的管理理念和管理模式，將更多的精力和資金投入到事業(yè)單位辦公室文件管理工作中，以此來帶動整個事業(yè)單位的發(fā)展和員工個人素質的提升。