探析行政接待工作新思路

文/福建省武夷山市機關(guān)事務(wù)管理處 王福江

行政接待工作需要注重的方面可以從掌握信息的準(zhǔn)確性出發(fā)，對接待工作的細節(jié)進行不斷的加強和深化，同時，接待工作應(yīng)該符合新時代的要求，進行形式上的簡化和準(zhǔn)確化，定位每一次接待工作的目標(biāo)，并在接待工作的基礎(chǔ)上建立雙方友好溝通以及合作的橋梁。接待工作需要由專業(yè)人員進行專業(yè)化的推進，這樣才能確保接待工作順利完成，有利于其他各項工作的配合，有效維護本部門的效益。

一、我國行政接待工作的現(xiàn)狀

目前，我國的接待工作在一定程度上進行了新時代的改革，在摒棄傳統(tǒng)接待工作的固有缺陷之后，迎合了現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，從形式和接待流程方面都進行了一定的簡化，但是由于處于接待工作的發(fā)展階段，所以在一些細節(jié)方面還存在不足。從接待的流程方面來看，還需要對接待工作進一步簡化和提升效率，只有不斷提升接待水平，才能進一步保證接待工作的完善。從接待工作的專業(yè)程度來看，可以選擇具備充分接待工作經(jīng)驗的專業(yè)人員來進行接待工作的推進，并從中培養(yǎng)選拔適合接待工作的人員，做到人才的充分利用。

二、行政接待工作新思路的重要性

在開展行政事務(wù)的接待工作時，會涉及相關(guān)方面人才的利用和培訓(xùn)，隨著接待工作的推進會涉及相關(guān)工作人員責(zé)任意識的增強以及行政工作的專業(yè)水準(zhǔn)提升，同時，接待工作的新思路是時代發(fā)展的新潮流。

（一）增強了相關(guān)工作人員的責(zé)任意識。在選拔工作人員的過程中，一般會安排具有接待經(jīng)驗的人員，和接待工作相關(guān)的職場新人剛?cè)肼殨r，會被安排到接待工作的幕后準(zhǔn)備崗位，因為缺乏一定的人脈資源和應(yīng)變能力。接待工作會隨著接待人員的不同而進行細節(jié)的調(diào)整和安排，但是大體上較為相似，接待人員需要頭腦靈活，做事有較強的邏輯能力和應(yīng)變能力，同時在語言交際能力方面也需要做到張弛有度。具備一定的基本條件，需要工作人員擁有較為豐富的接待工作經(jīng)驗，對接待工作的流程可以有自身的理解以及符合時代發(fā)展的改進措施，從根本上提升接待工作的質(zhì)量。

（二）提升了行政工作的專業(yè)水準(zhǔn)。接待工作屬于內(nèi)勤的一個環(huán)節(jié)，在接待工作開始之前可以進行微觀事務(wù)的辦理，例如會議手冊的印制，在具體的接待工作中，隨著人員進入接待工作主會場，需要進行人員的座位安排，在接待人員到來之前，對于迎送接待人員的車輛也需要做好規(guī)劃，這些考驗接待工作人員的細致程度。行政工作的專業(yè)水準(zhǔn)也在細致化的接待工作中得到了有效的體現(xiàn)，專業(yè)化能力勝任接待崗位的人，至少歷練了四種素質(zhì)：清晰明了的分辨能力、敏銳迅速的觀察能力、果斷及時的處事能力以及強大的執(zhí)行能力。

（三）符合了時代發(fā)展的新潮流。在行政接待工作新思路探索中，需要接待工作人員對時代發(fā)展的新形勢有所了解，懂得運用現(xiàn)代化的接待思路完成接待工作。在這一工作的推進中，接待工作要符合時代發(fā)展的新潮流。行政接待工作在一定程度上是信息交流與部門協(xié)調(diào)配合的過程，同時接待工作也是展示自身形象的重要過程，新形勢下的接待工作新思路需要從接待的形式以及接待工作的具體內(nèi)容出發(fā)，從根本上對接待工作進行有效的改善和優(yōu)化。

三、行政接待工作的新思路

在行政接待工作中，需要從形式上進行接待工作的優(yōu)化和簡化，確保接待工作的質(zhì)量，還需要從根本上保證接待工作的創(chuàng)新性，對于行政接待工作細節(jié)的完善是其中的重要環(huán)節(jié)。

（一）從形式上進行優(yōu)化和簡化。行政接待工作，需要嚴格按照接待的主題開展，多數(shù)接待工作由于在流程方面有一定的相似之處，所以在接待工作中，接待流程的部分改動可以與接待的特定主題相契合，傳統(tǒng)的接待流程在現(xiàn)代化的社會發(fā)展中會有一定的不符合性，對傳統(tǒng)接待工作進行現(xiàn)代化的改善需要從形式流程方面進行必要的簡化，簡化的過程就是優(yōu)化的過程，接待工作需要在保證形式簡化之后內(nèi)容主題得到升華和優(yōu)化。進而行政事務(wù)中接待工作的決策人員需要從各方面進行考慮，在陪同本單位負責(zé)人的接待活動中，很多事務(wù)難以在前端直接完成，需要及時傳遞到后端。例如在重要人員無法按時到場的情況下，對于行政事務(wù)的流程進行及時調(diào)整。接待工作進入就餐環(huán)節(jié)時，需要根據(jù)之前的變化進行座次順序的調(diào)整，從細節(jié)上對接待工作加以注重。決策者在接待工作的指令下達時需要綜合各類因素，又需要馬上傳遞信息，往往會通過多種渠道進行決策的及時傳達。信息的有效傳達和接收需要決策者和主要助手之間的長期磨合和心領(lǐng)神會。協(xié)助接待的助手在部門中需要和決策者具有一定的默契，通過層級之間的協(xié)調(diào)配合，可以從根本上對接待工作進行一定的優(yōu)化和提升，層級之間的配合需要從具體的工作細則出發(fā)，接待工作在決策者確認之后可以實施具體的方案，對于接待工作過程中產(chǎn)生的一些突發(fā)狀況，接待工作人員與上級之間應(yīng)該保持及時聯(lián)系，確保接待工作中出現(xiàn)的問題得到及時的解決，人員的順利對接是接待工作形式上的開始，接待工作從形式上的發(fā)展就是以此為基礎(chǔ)進行的，在接待工作的推進中，每一個環(huán)節(jié)與步驟都要圍繞接待工作的主題開展，對接待工作的具體流程需要以接待工作的根本目的為出發(fā)點，進行不同接待方案的制定，只有對接待工作具體流程進行方案式的規(guī)劃，才能在接待過程中獲取有效信息，并最終完成接待工作。

（二）從根本上進行接待工作的創(chuàng)新。接待工作的創(chuàng)新不僅僅是停留在表面的形式流程創(chuàng)新，更應(yīng)該從接待工作人員出發(fā)，進行科學(xué)合理的訓(xùn)練和培養(yǎng)。接待工作的創(chuàng)新，就是讓接待工作人員的思想與現(xiàn)代化的接待工作保持一致，摒棄一些舊有的思想，具體上來講，想要從根本上有效完成接待工作，需要接待工作人員在任何時候都要收斂自己的情緒，保持定力，這也是接待工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。只有接待工作人員在情緒與工作細則上進行銜接，接待工作受到工作人員的重視，才能保證工作順利完成。接待工作的根本還在于接待方案的最終確認，這就需要負責(zé)接待工作的上層領(lǐng)導(dǎo)及時處理接待工作突發(fā)狀況，進而讓接待工作從根本上得到重視，更好地開展創(chuàng)新工作。接待工作的根本絕不僅僅是從形式上進行人員的對接，往往是一個環(huán)節(jié)連著下一個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都不能掉以輕心，對于各個環(huán)節(jié)的銜接，需要在接待方案中得以體現(xiàn)。如果因為人員對接過程中的疏漏耽誤了后續(xù)的重要事務(wù)，就會耽誤后續(xù)進程，顧此失彼。在進行接待工作時，負責(zé)雙方對接的工作人員一般來說會承受較為重要的責(zé)任。上一層級的接待工作就是對接待工作進行綜合的統(tǒng)籌策劃，從整體上進行接待工作的規(guī)劃和最終的方案確認，同時在接待工作正式開始的進程中，對于接待工作的細則也需要納入方案。除卻特殊性質(zhì)的接待任務(wù)，其余接待工作的整體流程存在一定的相似性，接待負責(zé)人需要根據(jù)接待任務(wù)進行工作人員的最終確認，對接待工作人員的工作習(xí)慣也需要進行細致的了解，以達到萬無一失。在體制內(nèi)，辦公室主任需要具備統(tǒng)籌規(guī)劃的能力，能對大局進行宏觀調(diào)控。

（三）注重行政接待工作的細節(jié)。行政接待工作需要著手做好細節(jié)的準(zhǔn)備工作，只有對接待工作的準(zhǔn)備環(huán)節(jié)進行細致的規(guī)劃，才能提升接待工作的專業(yè)化。首先，需要確認各項信息的準(zhǔn)確性，這些信息包括不同場合下到達時間和地點及迎接時的要求，對于接待客戶的名單以及確切人數(shù)進行多次的確認，同時接待工作需要持有效證件，在接待工作的準(zhǔn)備過程中，需要對客戶的級別及接待規(guī)格、費用支付情況進行細致核對和計算，對來訪目的、客戶背景、重要客人信息等需要工作人員配合的方面都需要及時準(zhǔn)備，接待工作進行之前會進行方案的確認，根據(jù)確認之后的方案步驟可以進行接待工作的具體實施，對被接待人員的細致了解，可以保證接待工作的進一步順利推進，面對臨時的變化，在接待工作中需要做到心中有數(shù)，及時變更接待計劃，確保接待工作萬無一失。被接待者背景及接待策劃是接待工作的中心，要圍繞被接待者列出針對性措施，在保證正常的接待氣氛中，體現(xiàn)出明確的接待目的，此項內(nèi)容需由相關(guān)的專業(yè)接待工作人員主導(dǎo)策劃完成，在最后進行審核的步驟時由專人審核。接待日程安排，是接待工作實施的主體，一定要充分考慮被接待者的主觀和客觀具體情況，體現(xiàn)目標(biāo)的針對性和接待方式的個性。

四、結(jié)語

行政接待工作需要工作人員在接待工作中更加自信、更加勇敢、更加有擔(dān)當(dāng)。更要找出錯誤，但不要害怕錯誤，要積累經(jīng)驗，但不要被經(jīng)驗束縛。接待工作的決策者也要增強宏觀調(diào)控能力。接待工作還需要清楚人員對接的情況、掌握數(shù)字，增強對信息的掌控，工作人員超前思考、提前謀劃，增強對風(fēng)險的掌控能力很重要，在接待工作進程中，人員之間的緊密對接、聯(lián)絡(luò)聯(lián)系，需要從節(jié)點處增強掌控，行政接待工作需要理解實質(zhì)，理順其中的關(guān)系，從而增強對事件的掌控。敏銳度觀察能力與思考能力在接待工作中會發(fā)揮重大作用，對于不同的接待任務(wù)要分清輕重緩急，冷靜地處理重大緊迫的工作任務(wù)，熱情服務(wù)，強化執(zhí)行力。行政接待工作的新思路需要從各方面出發(fā)，摒棄傳統(tǒng)思路中的諸多弊端，簡化形式的同時，突出接待工作的重點，從而高效完成接待工作。