基于服務經濟發展的開發區檔案管理策略研究

文/湖南省長沙金霞經濟開發區管理委員會 胡雙玲

近年來，我國經濟發展迅速，國家級、省級以及地方級經濟開發區快速興起，成為推動經濟發展的主力軍，其核心任務是發展經濟，這就要求其他工作必須服務于這一核心。檔案能夠還原歷史、服務現實、預測未來，是制定工作計劃、方案和形成決策的重要參考依據，不僅能夠記錄開發區發展足跡，而且能夠作為服務決策、推動發展的隱性支撐。所以，在當前的時代背景下，運用有效的方式方法進行檔案記錄、管理和合理運用非常必要。

一、檔案管理概述

檔案管理，即檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。其內容主要包括了8個方面，分別為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作，要遵循集中統一管理國家檔案、維護檔案的完整與安全、便于利用的原則。

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

二、開發區檔案管理現狀

當前，檔案管理越來越受到重視，從國家到地方設立了專門進行檔案管理的機構，很多機關單位、企業設立了專門的檔案管理部門，并安排專業人員負責，但就開發區而言，在檔案管理方面依然存在著一定的不足。

（一）缺乏足夠的重視。經濟開發區的重點是抓經濟發展，其重心和精力都放在看得到、見效快的產業項目建設上，重視的是經濟的增長速度、稅收的總量、規模工業產值等內容，而對于檔案管理等隱性的工作缺乏足夠的重視。

（二）缺乏完善的系統。很多開發區的檔案管理比較分散，缺乏系統性，比如整個園區的檔案缺乏統籌性，很多檔案分散在各個部門，容易造成檔案遺失，而且難以形成系統的檔案資料，無法有效地為決策和發展服務。

（三）缺乏高效的管理。不少開發區在檔案管理方式上依然比較傳統、粗放，沒有運用最新的科學技術，缺乏創新意識，比如有的開發區還是以紙質檔案為主，并且沒有配備專門的檔案管理室，這容易造成檔案損壞、遺失。同時，檔案借閱、回收等工作不細致，沒有形成流程化的完整臺賬，容易導致檔案失落。

（四）缺乏有效的運用。檔案應當是服務于社會經濟發展的，但目前很多開發區將檔案管理與服務經濟剝離開來，檔案全部放在保存室中，未能有效地運用于經濟發展之中，其價值和作用沒有得到體現。

三、開發區檔案管理策略

檔案管理具有其自身的特點，也有重要的價值和作用，合理、科學的檔案管理，以及高效的檔案運用，能夠為經濟建設和社會發展提供重要的支撐，帶來重要的價值。

（一）要增強檔案管理意識。檔案管理自古以來便存在，在歷史進程中發揮著非常重要的作用。經濟開發區的發展同樣也是歷史中的片段，無論從記錄歷史角度，還是從服務決策角度，都應當高度重視檔案管理。一方面，開發區從領導到一般職工，都需要充分認識到檔案管理在促進經濟發展中的重要作用，將檔案管理放到整個開發區發展的大局中，放到發展的整個歷程中去考慮，明確檔案管理工作的定位；另一方面，要有檔案管理意識，平時的招商引資、重大簽約活動、重大項目開工、領導視察、客商考察、重大會議等內容，都應當留存檔案，并有意識地將紙質與照片、視頻等資料進行結合保存。

（二）要構建檔案管理系統。檔案管理是一項系統性的工作，需要用系統的思維來考慮，用系統的方法來開展，也需要構建完善的管理體系。第一，構建系統機制。檔案管理需要從簡單的人員管理變為制度管理，從而更加規范、科學、有序。比如以制度的形式規定，主辦部門需要做好會議、活動等工作的資料留存，內容上包含紙質材料、照片、錄音、視頻等，并將整理好的資料統一由開發區檔案管理部門和人員集中管理，并建立檔案入庫登記制，做到任何一份檔案入庫都明確記錄。第二，構建“1+3+N”管理體系。開發區體量較大，部門較多，隊伍龐大，檔案管理必須要形成體系。其中“1”為檔案管理專業部門，“3”為開發區、局室、部門三個層級，“N”為專業檔案管理人員，包括開發區、各局室、各部門的檔案管理員。通過體系的構建，能夠確保檔案管理工作責任到人。

（三）要提升檔案管理質效。檔案管理工作需要與時俱進，不斷創新方式方法和工具手段，創新管理形式，提升管理質效。第一，實現檔案數字化。傳統的檔案主要是紙質檔案為主，對檔案室的面積、氣溫、防火性等要求非常高，而且容易出現檔案受潮、損毀、遺失等問題。信息技術的快速發展，使檔案數字化成為了可能，開發區需要把握技術機遇，加快建立數字檔案庫，一方面，加強推進庫存檔案數字化，比如通過掃描、拍照、錄像等方式，進行數字化保存；另一方面，明確檔案數字化入庫，盡量減少紙質檔案。同時將整個開發區的各層級檔案資源都納入數字化檔案庫，實現信息互通互享，打破信息壁壘。第二，進行專業化管理。要充分體現檔案管理的專業性，無論紙質檔案還是數字化檔案，都要進行科學分類，按照實際情況編好條碼，便于管理和查閱。同時可在園區官網專門開通檔案數據窗口，并加強會員認證管理，使檔案管理網絡化。第三，完善檔案跟蹤機制。一方面，要建立臺賬機制，對檔案入庫、借閱、歸還等每一個環節都做好登記，確保無遺漏；另一方面，要充分利用數字化平臺，加強對檔案的痕跡跟蹤，并對每一份檔案明確時間期限，以確保檔案安全，并及時歸庫。

（四）要加強檔案資源利用。存放的檔案是“死”的，只有運用起來的檔案才是“活”的，才有實際的價值，所以檔案管理的重要目的在于有效運用，使其服務于現實。第一，提供借閱，幫助了解歷史。檔案資料記錄著開發區的發展歷程，比如建園、奠基、重大歷史事件等，通過提供借閱服務，能夠打開了解開發區歷史的“大門”。第二，加強分析，為決策提供支撐。檔案保存的內容多種多樣，其中包含了開發區發展過程中的大量數據，通過對數據的分析，可以了解開發區的發展速度、質量等情況，能夠分析問題和趨勢。比如對每年的經濟總量、增速、稅收情況、市場主體情況等進行分析，能夠了解開發區的整體水平，這能夠為制定今后的發展計劃、發展目標等提供參考。

四、結語

總之，對于以經濟發展為核心任務的開發區而言，檔案既是經濟社會發展的產物，同時也能夠發揮其推動經濟社會發展的重要作用。開發區的檔案管理工作需要緊緊圍繞經濟社會發展，構建完善的系統，提升管理質效，并加強資源的有效利用，從而真正服務并推動經濟發展。