對于新時期檔案管理工作的建議

文/朔州師范高等專科學校 趙振國

檔案的主要作用是服務于建設和經濟，既然服務于建設和經濟，其內容必定具備多樣化。檔案管理不能簡單理解為與效益和經濟收入成正比。因為檔案存在的目的并非獲得利益，而是為了更好地記載重要信息，方便查閱重要記錄，為社會和人類的不斷進步和發展創造條件。在如今飛速發展的時代，盡管信息技術帶來了許多便利，但是也要認識到，信息技術的使用使得社會競爭越來越激烈，如果相關的事業單位想更好發展，必須進行檔案管理的創新，以往傳統的檔案管理遠遠不能滿足事業單位日常工作的需要，常常找一份檔案需要花費很長的時間，所以必須進行檔案管理的創新，實現工作效率的提高，更好地服務相關人員。

一、檔案管理的現狀

（一）重視程度不夠。在許多人看來，檔案管理僅僅是分類、整合、歸檔等步驟，并沒有將檔案管理放在心上，但是，這些都是十分狹隘的看法，嚴重低估檔案管理工作。同時，多數單位的領導認為檔案工作無關緊要，對于單位發展沒有什么作用，也不能給單位帶來實際經濟效益，沒有發展的必要。但檔案管理往往是單位工作中最重要的一環，缺了檔案難以進行。

（二）檔案管理制度不健全。當前的檔案管理制度不完善，存在著很多問題。很多單位在檔案管理制度上仍有欠缺，以致檔案管理工作在實際操作中受到局限，特別是檔案材料的收集、整理、利用等方面的制度不到位，導致出現工作人員工作散漫、責任心不強等現象。對于檔案的保護和借閱沒有詳細的規定，造成很多檔案的破損和流失。就目前我市檔案利用情況來看，服務對象主要是機關工作人員，絕大多數公民沒有這個意識，這也說明我們的宣傳工作做得不到位，且服務方式單一，這也局限了檔案事業的發展。

（三）檔案管理人員素質不高，檔案利用率低。目前很多單位基本上是數字化的檔案管理模式，對管理人員有更高的要求，需要管理人員既懂管理業務，又要將其與數字化的技術結合起來，共同作用于檔案管理。但是，就事業單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現在很多工作人員沒有將兩者兼顧起來，有的工作人員除了管理檔案之外，還要負責其他的工作業務，沒有對檔案的管理工作進行研究和仔細謀劃。加之有的單位在對檔案進行管理時，還是沿用傳統的紙質管理方式，工作人員對傳統的紙質檔案管理比較了解，但是由于對數字化技術了解不夠深入，以至于在運用數字化技術進行檔案管理時顯得不夠到位。

（四）辦公條件及設施不符合檔案管理的要求。目前大部分單位的檔案辦公條件及設施離檔案規范要求還有很大的差距。有的單位沒有專門的庫房，有的單位沒有專門的閱覽室，很多單位的檔案存放還是在鐵皮柜里，沒有專用的密集柜，個別單位沒有獨立的檔案室。

（五）檔案的信息化發展相對滯后。新時代是大數據飛速發展的時代，信息化手段已融入各行各業，國家級綜合檔案館以及很多大型企業檔案室都引入信息化技術，大幅提高收、管、用等方面的效率。但很多機關事業單位由于檔案工作并不是本單位的前沿工作，單位不重視，相應的現代化設備配備不到位，使得檔案工作仍停留在傳統手工階段。

二、新時期加強檔案管理工作的建議

在新的歷史時期，檔案工作想要長遠發展，還有許多地方待提高和改進，具體有以下幾點建議：

（一）思維認知的提高和創新。思想是一切行動的先導，它直接影響了實際工作中創新方法及效果，檔案管理工作要始終把創新思維貫穿其中。首先，強化工作人員的思想認識，把檔案工作納入各個單位年度考核，有明確的獎懲機制，避免工作人員消極怠工、工作散漫，增強檔案管理人員的責任感和榮譽感，樹立良好的職業道德和職業素養及樂于奉獻的精神。其次，采取多種形式加強檔案人員的再教育，尤其是專業技術方面的培訓，不斷提高政治素質和業務素質。檔案工作人員要緊跟時代發展的步伐，摒棄傳統方法和陳舊思想，把現代化手段引入檔案管理工作當中，把知識和創新作為檔案管理工作的目標，遇到問題，適時做一些改變和變通，勤于思考，敢于創新，在工作中不斷尋求新方法，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念，改變傳統的管理思維模式，使得檔案工作逐步程序化、規范化、標準化，從而充分發揮檔案的價值。

（二）建立并完善科學的管理體系。在事業單位未來的檔案管理中，數字化的應用以及與紙質、電子等各種形態檔案的有機融合是主要的發展方向。鑒于此，為了更好地運用信息技術，事業單位要致力于打造并完善科學的檔案管理工作體系，在工作體系中，將數字化作為其中的靈魂和工作的動力，不斷提高管理的科學技術含量。為了能夠達到這樣的工作效果，事業單位要采取一些必要的措施和管理策略，例如要對不同性質、不同類別的檔案資料采取不同的管理方式；設置具體的檔案管理科學權限，要明確并細化具體的工作負責人和工作職能，將管理的責任落到實處；采用最新的、正版的檔案管理工作軟件，并正確地使用管理軟件，對工作系統進行有效維護，一旦出現問題的苗頭，就要立刻采取科學的辦法來解決相應的問題。

（三）培養相關的專業人才。工作都是人在做，檔案管理工作人員的素質水平和檔案管理的質量有著密切的聯系。所以，我們要進行培訓改革，主要可以通過這樣幾個方面：首先，我們在選擇檔案管理的人員時，要在選拔關引起足夠的重視。在錄取和任命的時候，要考慮好他們的素質專業性，選擇出真正優秀的檔案管理人員。其次，在錄取結束后，我們要對這些新職員進行入職培訓，讓他們根據現在社會上對于檔案管理的基本要求，進行分析探討，提高他們的專業知識能力和技術水平能力。最后，在入職之后進行抽調測試。可以在他們工作之后，仍然在一個周期內進行專業性考試，讓他們的思維活躍起來，同時保持隨時學習新鮮事物的心態，讓他們對工作充滿熱情和信心。

（四）完善設施，加強軟硬件設施建設。在硬件方面，要按照檔案規范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購置密集柜，要有防盜門窗，滅火器、溫濕度計、空調等必要的安全設施；在軟件方面，要加強檔案信息化的建設。首先，要有相應的信息化設備來對文件材料進行掃描錄入，以備將來進行信息化建設。其次，要有國家檔案局或者省檔案局統一開發的檔案管理軟件，從而使檔案的管理更加統一化、科學化，檔案的利用也更加高效化。

（五）加大信息化管理檔案的力度。進入信息化時代，電子信息技術滲入到各行各業中，跟隨信息化的腳步，對檔案管理工作進行信息化改革勢在必行，各單位檔案管理工作人員應當及時建立相應的電子信息系統，并將單位的檔案材料全部錄入軟件中；構建單位內部的共享局域網絡，使檔案管理更高效，更快捷，從而實現檔案數據的電子化、信息化，將傳統的檔案管理工作逐漸轉化為脫離紙張的無紙辦公化及現代化管理體制。

（六）注重檔案資源的開發，更好地服務社會。檔案管理的目的在于更好地服務單位，服務社會。檔案部門要圍繞機關工作，積極挖掘檔案信息，在服務領導決策、服務機關、指導基層、服務經濟建設上下功夫，把檔案變成可利用的信息資源，通過對檔案資料的充分利用，使檔案的價值得到充分體現。

（七）不斷提高檔案利用效率。檔案服務是檔案工作的中心，同時也關系著利用者的切身利益，檔案工作通過服務才能發揮其應有的作用，才能使檔案事業與社會經濟協調發展，才能體現出檔案行政管理部門存在的意義。首先，公民持有效證件可以免費查閱檔案。其次，各級黨委和政府要加強檔案依法行政，向市民公示服務的內容程序，努力提供一站式服務，做到便民利民，有條件的地方還可以實現檔案信息資源網絡平臺共享。最后，檔案館可以充分利用自己的館藏資源，將檔案信息資源轉變成檔案宣傳展覽，讓我們的檔案走出庫房，走向學校、社區、醫院、部隊等，讓廣大民眾了解檔案，了解政府的各項政策，了解我們祖國所取得的輝煌成就。

三、結語

綜上所述，隨著社會信息化程度的不斷提高，新時期的檔案管理要進一步規范化、科學化、制度化，不斷轉變傳統的檔案管理理念，樹立正確的檔案管理意識，不斷吸收先進的現代化檔案管理理論與新技術，在實踐中不斷創新，更好地為社會服務。