淺談企業(yè)檔案工作智能創(chuàng)新

文/山西汾西礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司 張晶

在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，各種人工智能程序日益增多，比如百度創(chuàng)造了人工智能“小度”，小米創(chuàng)造了人工智能“小愛”等等，百度和小米等這些運(yùn)營商制造出的機(jī)器人，聽到人們下達(dá)的指令就會快速檢索，并回答人們所提出的問題。這些所謂的人工智能最大的依托數(shù)據(jù)是什么？為什么能快速檢索到？最大的依托是不斷擴(kuò)充大數(shù)據(jù)，通過這一平臺，不斷在后臺進(jìn)行大數(shù)據(jù)存儲擴(kuò)充，實現(xiàn)快速檢索。

目前，企業(yè)的現(xiàn)狀只能滿足日常的提供利用，人工智能對企業(yè)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，能解決企業(yè)檔案工作中出現(xiàn)的問題，只有這樣，檔案工作才能多樣化、智能化，才能為快速檢索提供利用。

一、企業(yè)檔案意識不足，思想要創(chuàng)新

檔案工作是一項“記錄歷史，服務(wù)現(xiàn)在，替未來著想”的事業(yè)，在實際工作中，大多數(shù)人的檔案意識淡薄，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，檔案管理人員基本上是辦公室兼職人員，要負(fù)責(zé)辦公室各項事務(wù)，同時承擔(dān)著檔案工作，因為大多數(shù)人并沒有將檔案工作看成重要崗位，覺得檔案部門是“收資料、看庫房、養(yǎng)老的”最佳場所，所以，檔案工作不被人重視，對檔案人員的專業(yè)素質(zhì)更是不值一提，好像隨便找個人就可以勝任這份工作，只要看好“資料”不丟就可以了。大多數(shù)人認(rèn)為企業(yè)建立檔案室，將資料放到檔案室就是檔案了，部門放不下的資料才會想到檔案室，重要的資料還在部門或個人手中，全員的檔案意識不強(qiáng)，對檔案認(rèn)識不夠。因此，必須提高全員的檔案意識。

另外，思想要創(chuàng)新。首先，在企業(yè)中樹立檔案重要性的理念，提高企業(yè)全員的檔案意識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，明確專（兼）職檔案人員，檔案專人負(fù)責(zé)，具備檔案專業(yè)技術(shù)資格。其次，主動接受新的思想，在傳統(tǒng)的檔案工作中創(chuàng)新，利用好檔案信息化管理平臺。最后，解放檔案管理人員的思想，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，鼓勵檔案人員敢于創(chuàng)新、勇于創(chuàng)新，從而發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)提供全新的服務(wù)。

二、企業(yè)檔案信息結(jié)構(gòu)創(chuàng)新

隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，智能化不斷進(jìn)步，創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的必然要求。企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動的真實記錄，是企業(yè)開展各項工作的基礎(chǔ)信息，是企業(yè)資產(chǎn)的重要憑證和依據(jù)。

山西汾西礦業(yè)集團(tuán)公司是主焦煤生產(chǎn)企業(yè)集團(tuán)，是一個以煤炭生產(chǎn)加工為主，集建筑、建材、發(fā)電、化工、機(jī)械加工制造、物流貿(mào)易等多種產(chǎn)業(yè)門類的大型國有企業(yè)。隨著社會電子信息的發(fā)達(dá)，智能化辦公、OA辦公自動化系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)等等，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)新的信息環(huán)境，企業(yè)檔案工作面臨著很大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，紙質(zhì)檔案的中心地位已經(jīng)減弱，包括文本、圖像、聲音在內(nèi)的電子文件檔案的數(shù)量正在迅速增加，須將各類紙質(zhì)檔案、錄音、錄像檔案等進(jìn)行全文信息數(shù)字化處理。

山西汾西礦業(yè)集團(tuán)下設(shè)二級單位45個，汾西礦業(yè)集團(tuán)公司檔案信息化自2003年開始實行計算機(jī)管理檔案（單機(jī)版），雖然實現(xiàn)了單機(jī)版信息化管理手段，但隨著電子檔案的大量產(chǎn)生，檔案管理手段已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。經(jīng)過集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定，從2008年至2010年，利用兩年的時間與山西華清軟件科技有限公司聯(lián)合研究開發(fā)，建立起《汾西礦業(yè)集團(tuán)檔案信息化管理系統(tǒng)》（因特網(wǎng)絡(luò)版），實現(xiàn)了檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊?、文檔一體化、共享化。到2012年底，集團(tuán)公司立檔單位（包括資源整合區(qū)域公司和礦井公司）已達(dá)到60多個，并做到了檔案信息化管理系統(tǒng)集團(tuán)公司全覆蓋，檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用使集團(tuán)公司檔案管理手段發(fā)生了根本性的變化，極大地提高了檔案信息服務(wù)企業(yè)的能力，與此同時，2014年集團(tuán)公司檔案信息化系統(tǒng)與OA辦公自動化成功實現(xiàn)了無縫對接，把OA辦公系統(tǒng)中所產(chǎn)生電子文件完整、系統(tǒng)、集中歸到檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)了資源共享。2015年5月，汾西礦業(yè)OA辦公系統(tǒng)升級改造后，根據(jù)要求，檔案處積極與信息中心溝通，于2016年5月對《汾西礦業(yè)集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行相應(yīng)的升級，實現(xiàn)汾西礦業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無縫對接，很大程度上解決了OA電子文件歸檔問題，減少了傳統(tǒng)掃描歸檔的出錯率，大大提高了工作效率及電子文件歸檔效率。

集團(tuán)公司檔案信息管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)從收發(fā)開始，通過掃描、錄入、上傳等方式將文件全文錄入計算機(jī)，文件在有關(guān)部門流轉(zhuǎn)、辦理完畢后，由專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)收集歸檔，經(jīng)檔案館進(jìn)行鑒定、篩選后，將有價值的信息直接轉(zhuǎn)入檔案信息化管理系統(tǒng)（服務(wù)器），或以光盤等其他形式備份存儲，檔案實體對應(yīng)入庫保管。此系統(tǒng)通過計算機(jī)與Internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對集團(tuán)公司所有立檔單位的各門類檔案和其他檔案從文件的形成、收集、整理軟件格式統(tǒng)一化，歸檔及網(wǎng)上查詢利用、借閱統(tǒng)計進(jìn)行全面管理，實現(xiàn)檔案信息管理傳輸?shù)淖詣踊?shù)字化及文檔一體化、共享化。

三、企業(yè)檔案信息智能技術(shù)創(chuàng)新

信息技術(shù)在當(dāng)下飛速發(fā)展，檔案館存儲信息的載體也發(fā)生了深刻的變化，由于檔案實體與信息的并存，檔案館在加強(qiáng)檔案物質(zhì)形態(tài)管理，對檔案信息的管理將同步進(jìn)行，形成文檔一體化的管理模式。

如何利用好信息網(wǎng)絡(luò)手段實現(xiàn)智能化查詢，是我們即將面臨的一個新的課題。我們在查詢的時候是否遇到這樣的問題——模糊查詢，沒有明確的具體時間、具體內(nèi)容、具體人名，只有大概的時間，相關(guān)的問題，只能在我們條目式的目錄中查詢，如同海底撈針，在查詢上給我們造成了很大困難。

在智能化時代，如果我們在電子文件的基礎(chǔ)上將資料做全頁數(shù)據(jù)化處理轉(zhuǎn)換，在查詢的過程中自動檢索提取資料的頁面信息，自動做篩查處理，將相關(guān)信息內(nèi)容，通過系統(tǒng)的篩撿將密級、重要程度、所查內(nèi)容進(jìn)行提取，快速查詢調(diào)閱檔案資料，通過智能化的查詢，對檔案的利用、借閱進(jìn)行統(tǒng)計。如果檔案通過大數(shù)據(jù)的處理轉(zhuǎn)換，創(chuàng)造出和“小度”“小愛”一樣的智能機(jī)器人“小藍(lán)”，并且每個“小藍(lán)”都有自己的單獨代碼，還可以通過指尖AI技術(shù)的突破，通過“小藍(lán)AI智能”查詢，快速查詢到相關(guān)的文件資料、影像資料等等，和我們查詢百度一樣方便，“你說一句話，指尖指一下”，分分鐘可以檢索到相關(guān)的內(nèi)容，服務(wù)不同的檔案領(lǐng)域，這樣不但可以把企業(yè)檔案館變成企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等智能信息存儲中心，也能成為企業(yè)的歷史文化智能宣教中心，由機(jī)器人“小藍(lán)”代替人工接待、繁瑣的查詢，不僅可以大大提高工作效率，同時能更好地為企業(yè)提供利用，這就需要企業(yè)不斷豐富儲存檔案館（室）內(nèi)容，從真正意義上將“死檔案”變成“活檔案”，真正意義上發(fā)揮“人人都是檔案員”的理念。

總之，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的社會，智能化信息管理領(lǐng)域發(fā)生了深刻的變革，檔案信息化逐漸進(jìn)入飛速發(fā)展的階段，檔案領(lǐng)域面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在節(jié)奏不斷加快、信息瞬息萬變的智能社會，檔案也應(yīng)創(chuàng)造自己的智能小助手，滿足人們尋找歷史足跡的需求。