事業單位檔案信息資源共享問題及解決措施

文/洮南市機關事務服務中心 金國輝

通過對檔案進行有效的分析，能夠幫助有關部門進一步了解各個行業的發展歷程，并據此對其未來的發展進行研究與探討。因此，事業單位的檔案信息管理工作十分重要，為了促進其發展，了解其實際發展中的不足并改善和提高十分重要，能夠促進事業單位的可持續發展。

一、事業單位檔案信息管理的重要性

事業單位在帶動我國經濟發展方面有著重要意義，是發展社會經濟的重要保障。事業單位檔案信息資源管理工作的重要性是不可忽視的，能夠為行業的健康發展提供有效的指引，承擔著事業發展與經濟繁榮的責任。在發展過程中，進行檔案信息的有效管理可能會碰到各種各樣的阻礙，需要事業單位運用合理的措施進行完善，從而提供更好的服務。同時該工作擁有著先進的文化精神，不僅能夠將正確的思想融入各相關部門的發展歷程中，還能夠將各部門的關系進一步拉近，發揮其社會責任。隨著社會的不斷進步，各行各業為了不被市場淘汰，逐漸針對市場環境的變化以及自身的發展情況，進行一系列的改革，事業單位檔案信息資源管理的重要性逐漸凸顯，為了適應新時期的發展需要，將其存在的不足運用科學的措施解決，實現管理方法上的優化是十分必要的。

二、事業單位檔案信息共享中存在的問題

（一）缺乏完善的管理體系。最近幾年，事業單位的工作逐漸引起了廣泛關注，但相關單位尚沒有制定健全的管理制度，使我國檔案信息共享管理工作存在諸多不足，沒有產生預期的效果。尤其在實際工作過程中，由于相關人員的管理形式落后，給后面監督、審查等工作造成困難，嚴重阻礙了事業單位檔案信息資源共享工作的開展。另外，一些管理者為了壓縮時間，減少投入，沒有合理履行其義務與責任，使檔案管理工作的質量無法得到保證。因此，對事業單位進行管理體系的完善十分必要。

（二）人員問題。人員作為企事業單位發展的主導力量，同樣需要引起足夠的重視，但是在事業單位檔案信息資源的管理過程中，存在一些與人員相關的問題。一方面，由于部分工作者在市場經濟的發展過程中對于檔案信息管理方面工作的忽視，導致越來越多的管理人員漸漸失去工作的積極性，能夠持續留在其中發揮有效作用的管理人員越來越少；另一方面，很多相關檔案信息管理人員綜合素質不高，管理水平不能滿足要求，甚至很多員工在正式上崗前沒有參加過系統的培訓，無論是專業知識還是工作技巧都有待提升。

（三）硬件設備落后。雖然已經進入信息化時代，但是一些事業單位在檔案信息資源管理中依舊效率不高，主要原因是信息化技術的利用水平較低，甚至一些事業單位還在沿用傳統落后的信息資源管理方法，沒有對新技術的運用引起足夠的重視，即使購入新型的設備也常常處于閑置的狀態。另外，在檔案信息管理中涉及打印機、掃描儀等設備，由于過于陳舊落后，不利于文件的保存。因此，硬件設備方面的改善與處理工作成為制約事業單位信息資源共享發展的因素之一。

三、事業單位檔案信息資源共享問題的解決對策

（一）完善管理制度。事業單位在進行檔案信息資源共享工作的改進過程中，要明確職責所在，并將其作為核心，進行檔案信息管理工作的完善，而不是僅僅將所有的精力用于經濟本身的提高與自身的發展，并且在完善檔案信息資源管理制度工作方面要加大重視程度。例如，可以結合時代的發展與實際情況，積極開展相關的研究活動或是講座，為相關制度的制定以及完善工作創造有利的條件。要根據實踐經驗，不斷進行修正與改進。通過與有經驗人員的研究與探討，能夠有效提升檔案管理工作的效率和質量。同時各相關部門要積極配合管理人員整治不嚴格遵守紀律的問題，減少和避免其對整個事業單位的不利影響，將良好形象展現于大眾面前，得到員工的信任與支持。另外，在完善管理制度的過程中，管理人員要以身作則，在實現提升管理能力的基礎上，將發展的動態與思想傳達給所有員工，從而使管理制度能夠在新時期發揮作用。對于管理制度的完善工作，需要管理人員與事業單位兩方面的共同支持才可以達到目的，才能更好地促進其發展。

（二）激發人員工作潛能。發展事業單位檔案信息資源共享工作的重點在于培養其主體，也就是信息管理工作的實踐者——檔案管理人員。例如，對相關工作人員進行正確的引導與教育，開設相關的培訓課程，使他們認識到檔案信息資源共享工作在自身發展過程中的重要性，增強責任意識，轉換現有的一些錯誤思想。同時接受正確引導，在不斷的實踐過程中完善與學習，讓信息管理人員通過學習先進的思想與發展經驗，發揮出真正的價值。同時不但要將先進的管理思想充分掌握與傳播，還要在此基礎上對其管理方面進行了解與分析，從而保證在實際工作開展過程中，實現信息資源共享，便于工作任務的順利落實，能夠在達到目的的基礎上，團結起來，共同為事業單位的發展貢獻力量。另外，要注重提升管理人員的行動力，為了不影響工作順利開展，需要保證管理人員的工作效率。當出現違反相關制度與規定的行為時，要嚴格進行處理或是制裁，使管理工作能夠繼續為相關部門的發展提供正確的指引。

（三）促進基礎設施建設。檔案具有重要的研究參考價值，因此，對于檔案信息的保管工作十分重要。要想實現這一目的，需要具備優良的基礎設施，才能保障檔案能夠持續發揮其作用。為了加大事業單位檔案信息基礎建設的力度，需要在經費方面進行適當的控制，也可以通過安排專門的人員負責該方面的支出管理，使硬件的增設與完善有序合理地進行。例如，在檔案室增設空調、除濕器、消火栓等設備以備不時之需。同時提升其防火、防蛀等能力，減少和避免發生不必要的損失，從而使事業單位的檔案管理工作更加規范，滿足國家的相關標準，提升檔案信息資源共享水平的同時，促進自身的發展，為記錄各個行業的發展奠定有效的基礎。另外，提升檔案室的信息化建設也十分重要，信息技術已經在各個行業中發揮出了重要的影響，對于提升相關工作的質量與效率很有幫助，在檔案信息資源共享中進行科學的利用，將有效促進事業單位檔案管理能力的增強，從而更好地發揮事業單位檔案管理工作的社會價值，促進檔案管理的發展。

（四）提升檔案信息資源管理工作的靈活性。事業單位要想繼續發揮其社會職能，需要結合市場經濟的實際情況，進行體制上的靈活運用。而這一過程在時間與空間方面沒有明確的要求，并且無法實現有效的控制，也難以保證事業單位部門管理工作的順利發展，具有一定的風險，需要謹慎應用。因此，需要在這一階段適當融入管理工作，能夠為其管理方法的改革提供科學合理的指導，并幫助其通過明確發展目標，提升服務水平。靈活改善過程中，管理工作人員要了解主要思路，而各相關部門則要適時進行協同作用的發揮，促進其健康發展。因此，增強管理工作的適應性是十分必要的。另外，由于社會性質已經逐漸發生改變，與過去相比，要更加重視以人為本。提升管理工作的靈活性能夠有效促進工作的開展，從而為事業單位的長遠發展打下良好的基礎。

四、結論

綜上所述，事業單位檔案信息資源共享工作對于社會的良性發展有著重要意義。因此相關管理人員應當加強該方面的重視程度，并針對現階段的不足，結合實際發展情況，運用科學的改進措施，提升信息資源管理工作的質量。與各相關部門共同努力，推進社會健康發展。