大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略

文/山東德州夏津縣委檔案館 劉子倩

對檔案進行管理是機關單位工作中的重要組成部分，也是保證機關單位正常運行的重要文件資料。長期以來，檔案管理受到技術水平的影響，使用傳統的檔案管理方式已經不適用于時代快速發展的要求，在機關單位發展過程中，傳統的檔案管理方法在人力、物力、財力方面管理能力都比較低，檔案使用的價值遠遠沒有發揮出來。在大數據時代對檔案進行信息化管理，應該充分利用信息化技術的優勢，改變傳統的管理方法，找到更適合時代快速發展的管理模式，創新管理措施。

一、檔案管理信息化的優勢及作用

（一）分享資源便利，工作效率提升。互聯網時代的到來，主要得益于網絡數據和信息技術的快速發展，這在一定程度上給機關單位檔案管理提供了便利。在檔案管理過程中，管理人員可以充分利用網絡技術，對各項檔案信息進行有效的采集、歸納、整理、儲存，提高數據信息的有效性，從而提升檔案管理的工作效率。

（二）快速備份有用信息。使用傳統的檔案管理方法，由于受到自然災害、人為因素等影響，會導致存在一定程度的破損或者損毀，所以使用以往的管理方式，經常會導致機關單位檔案出現儲存不全面或者檔案的安全性受到威脅。將信息化技術應用到檔案管理以后，對于檔案儲存的物理空間也減少了依賴和需求，而且使用信息化技術可以快速將檔案信息進行復制備用存儲，這也在一定程度上提高了信息檔案的安全性。

（三）有效查詢使用檔案。管理部門的重要任務是為檔案信息提供查閱以及信息的搜索服務，以前對檔案進行管理每一項操作都是根據紙質文件來完成的，需要使用人力完成信息的查閱和搜集工作，需要消耗大量的時間，而且很難保證信息的準確性。使用信息化技術后，對檔案進行查詢時，可以在信息化系統內快速找到關鍵的信息，而且還能夠提供信息的搜索和利用功能，信息管理的靈活性充分體現了檔案的實際價值。此外，能夠減少搜索過程中消耗的人力和時間成本，提高了機關單位工作效率。

二、檔案管理的現狀和存在問題

（一）業務素質較低。對機關單位檔案進行信息化管理，要求管理人員具備專業的素質和良好的業務能力，充分掌握檔案管理方面的相關知識、信息技術以及網絡知識，還應該熟知信息化管理的工作流程，堅持自身的職業操守，嚴格按照檔案法的規定進行操作，遵守機關單位的各項規章制度以及工作紀律。由于部分管理人員對檔案信息進行管理時，進行數字化處理、傳輸和使用過程中不具備強烈的網絡安全意識，影響了檔案信息的安全性，在一定程度上阻礙了檔案信息化的發展。

（二）檔案管理效率低。在機關事業單位運行中，由于生成的文件材料數量很多，所以對管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成材料內容梳理，完成整個檔案收集歸檔工作流程。傳統檔案管理工作的流程復雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應用中，也需要經過多個手續，降低了檔案的管理效率。所以在信息獲取和處理方面存在一定的差異，導致數據管理存在一定的漏洞，影響了檔案管理水平。此外，由于各個部門信息管理存在一定的獨立性，這為檔案管理工作帶來了難度。

（三）檔案管理中應用大數據技術的意識差。對檔案進行信息化管理過程中，由于管理人員沒有形成大數據意識，導致在日常的工作中沒有充分發揮出大數據技術的先進性，雖然有一些單位已經逐步嘗試了大數據技術，但是由于大數據技術的應用水平比較低，數據的模式不夠統一，使用方法不適用機關單位的自身情況等等，這些問題都會在一定程度上影響檔案管理的有效性，不利于檔案管理的發展。同時也有相關研究認為，目前各個機關單位并沒有形成有效的信息化管理機制，這會對檔案管理產生一定的影響。

三、大數據時代檔案信息化管理工作的策略

（一）不斷優化檔案管理人員的結構。首先，各單位要組織相關人員積極學習相關檔案管理工作的法律法規，讓他們充分認識檔案管理信息化建設的重要意義。并且積極開展各種形式的思想政治教育活動，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業道德，提升他們的職業素養。其次，機關單位還應該組織檔案工作人員積極參與各種形式的專業學習活動，通過專家講座、進修、觀摩、經驗交流等學習活動，豐富他們的檔案管理專業知識，提高他們的信息技術應用能力，從而提高他們的職業技能。隨著科學技術的快速發展，在大數據時代對于檔案進行管理，對管理人員提出了更高的要求，為了能夠更好地進行檔案管理，機關單位應引進一些專業人才，提高檔案管理人員的綜合素質水平，不斷優化人才結構，使更多的年輕人愿意從事檔案管理工作，成為檔案管理的中堅力量，而年齡較大的工作人員應輔助年輕人做好檔案信息化管理。

（二）在大數據時代背景下做好檔案管理保密工作。機關單位進行檔案管理時使用大數據技術，在一定程度上促進了檔案管理工作的進一步發展，同時也給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，應用大數據技術能夠促進檔案管理水平的進一步提升，提高管理效率，還可以節約人工成本投入。在實際應用過程中，使用大數據技術也存在一定的問題，對于檔案管理保密性提出了更高的要求，在大數據時代對檔案進行信息化管理，經常會出現信息丟失和泄露的情況。所以管理人員應正確認識檔案信息管理的重要性，保證好檔案信息的安全，在工作過程中使用規范化的操作，提高檔案信息的保密性，此外還應該加強軟件和硬件的管理。為了保證信息化管理能夠適應大數據時代發展的要求，應主動加強基礎設施的投入力度，更換現有的設備，建立網絡信息平臺，滿足網絡搜索的需求。

（三）構建完整的大數據檔案信息平臺。機關單位進行檔案的信息化管理，要想切實提高信息管理的水平，就應該創建完善的大數據信息流通平臺，在工作過程中充分發揮大數據技術的應用價值，這也是進行檔案管理的關鍵內容。在具體的應用過程中，工作人員應充分發揮大數據大平臺的實際價值，盡量采用統一的信息數據儲存、管理、接收、編輯等處理過程，對各個檔案處理過程進行不斷改進，在后續管理中，工作人員利用大數據技術的優勢，進一步探索大數據平臺帶來的便利，為未來的檔案管理研究出新的發展路徑。除此之外，為了使檔案信息更為安全，應合理應用計算機安全技術，確保技術操作更加專業，把機關檔案信息管理系統安全維護工作放在首要位置。同時，如果想有效控制檔案信息資源的安全性，應對單位檔案信息的安全密鑰進行設置，運用數字加密技術控制和規范整個檔案數據的完整性和安全性，這已成為現階段檔案管理工作急需完善的重要工作。在條件允許的情況下，進一步使用完整的檔案信息管理平臺，對各項信息和資料進行處理，這樣才能促進檔案管理的未來發展。

四、結語

在大數據時代對檔案信息進行數字化、信息化管理是一項非常繁重的任務，機關單位必須進行整體規劃，確定合理的目標，不斷學習先進的技術，優化檔案管理措施，建立完善的信息管理平臺，轉變以往的管理理念，使用各種先進的管理技術和管理模式，提高檔案管理的效率。