基層單位檔案信息化建設存在的問題及策略

文/山東沂水縣夏蔚鎮人民政府 許加迎

檔案信息化，指的是檔案在檔案部門的統一管理下，應用現代信息技術，對檔案進行處理和管理的過程。我國“十三五”規劃中明確要求建立流動人員人事檔案公共服務體系，有效推進人事檔案標準化、信息化、數字化建設。因此，構建高效、規范的檔案管理服務平臺，實現檔案信息共享、統計分析、異地查詢成為當前檔案部門工作的重點。筆者有多年的基層檔案工作經驗，在本單位檔案信息化進程中，對檔案信息化的重要性、存在的問題及解決問題的策略進行梳理，希望能夠促進基層檔案信息化建設的發展。

一、基層檔案信息化建設的意義

（一）檔案信息化，符合用戶的需求。檔案機構傳統的服務模式是坐等用戶上門，這種方式落后、被動，服務效果差、檔案利用率低，目前很多檔案館都在轉變工作理念和服務模式，積極探索如何滿足用戶的信息需求。信息化社會的到來，迫切要求檔案服務利用現代化的信息技術，實現資源共享，根據用戶需求，提供高效、便捷的服務。

（二）檔案信息化建設，有利于發揮檔案信息的價值。傳統檔案部門保密性的特點，使人們對檔案認識片面，檔案信息化建設，凸顯出檔案信息的價值，特別是把有價值的檔案信息開發出來，在一定領域能產生經濟效益和社會效益。檔案也涉及民眾生活的方方面面，如教育、醫療、勞動保障等，檔案服務做得好，起到利國利民的作用。我館曾利用檔案信息，多次為轄區居民解決就業、維權等實際問題。

（三）檔案信息化建設，為檔案管理工作人員提供便利。通過信息化建設，把信息存入電腦，避免了常規紙質檔案發潮、腐爛、破損等意外情況的發生，電子檔案只要數據及時備份、加密，就不容易丟失，為檔案管理工作提供了方便。檔案信息錄入一次，即可在內部實現共享，對信息的查詢、統計、匯總、打印等業務辦理起來方便，更有利于檔案的日常管理和查閱利用。

（四）檔案信息化建設，有利于提高部門的技術水平和服務水平。檔案的信息化、網絡化、數字化，使檔案管理趨于科學性和規范性，有效解決檔案丟失和損壞的問題，也有利于管理員解放雙手，更好地從事檔案的收集、整理、編研工作。檔案部門除了管理檔案的職能，還應具有編研的社會擔當，如編輯檔案史料、文件匯編、編寫參考資料、文獻等，對保護史料、積累知識、傳播地方文化作出貢獻。

二、基層單位檔案信息化建設存在的問題

（一）對檔案信息化建設重視程度不夠。一是單位領導和檔案人員不夠重視，工作中過分依賴于紙質檔案，重視檔案資料的搜集、整理和保管，但是忽視了對檔案的利用。二是工作人員工作思維未能及時轉變，對傳統的管理方式嫻熟，工作起來得心應手，但是利用信息化技術進行管理時，需要重新學習掌握技術要點，對工作方式不熟悉，管理技術沒有跟上，無法推進檔案信息化建設。三是管理理念前瞻性、創新性不夠，檔案部門長期被邊緣化，工作規劃中較少考慮到檔案工作的發展，管理檔案意識淡薄，導致檔案部門建設不能滿足新形勢的需求，特別是機構改革后，基層檔案管理人員調整頻繁，檔案管理工作時常被掛“空擋”。

（二）設備落后，資金投入不足。為推進檔案信息化建設，大部分檔案管理部門配備了計算機，但是對軟件的使用水平不高，大多數局限于網上查詢操作，沒有真正發揮作用，甚至存在軟件安裝不兼容的問題。設備落后與計算機管理人員的匱乏，導致工作進展緩慢，使檔案管理停留在舊模式。對檔案的信息化加工，需要通過掃描等手段，將紙質文件資料轉換為電子文件進行存儲，需要專門的文檔處理軟件來進行規范化的處理，通過數字加密、文件升級等電子技術手段的配合。配備電子產品，投入較大，基層資金不足，檔案信息化建設任重道遠。

（三）檔案管理人員水平有待提升。基層檔案管理人員，大多沒有受到專業訓練，缺乏檔案管理能力；檔案管理人員學歷不高，學習機會有限，知識更新慢，依賴于以往的工作經驗，缺乏前沿的、最新的管理方法；檔案管理者年齡結構不合理，很多人員年齡偏大，學習新知識，改變新方法的愿望不強烈，接受新事物的能力較差；專業的管理人員缺乏，基層檔案管理部門工作繁雜，沒有專門配備檔案管理陣地和研究的人員，導致檔案信息化進程緩慢。

（四）檔案信息化制度不健全。1.管理機制不健全。基層也意識到檔案信息化是一個必然趨勢，應該作為一項長遠的目標，一步一步逐漸推進，直至實現信息化，因此，單位領導對此項工作提出了要求，但是沒有制定出相應的檔案信息化準則，檔案管理人員工作中缺乏依據和標準，人員積極性不高。2.規范體系不健全。在信息化建設中，電子檔案逐步代替紙質檔案成為主要信息資源，傳統檔案的管理制度在數字化檔案中已不適用，但是目前電子檔案的歸檔、管理的制度不規范，沒有對元數據、數據存儲、文件保管期限等制定標準化的政策，檔案信息化建設的依據不夠健全；另外，對檔案信息化建設中的網絡構架、通信器材維護等，也缺乏相關的制度。3.安全制度不健全。基層單位缺乏專業的計算機工作人員，信息安全是檔案信息化亟待解決的問題。計算機和網絡本身就容易遭到破壞，軟件也會被病毒的攻擊，有安全隱患，再加上沒有相應的措施和安全防患制度，給信息化建設帶來困擾。

三、推進基層單位檔案信息化建設的對策

（一）思想上要重視。加強宣傳，讓領導認識到檔案信息化的重要性。領導的決策，起到至關重要的作用，能帶領工作人員盡快投入到工作中，領導能適應新形勢，做出戰略性規劃，必然能推進基層檔案信息化建設。檔案管理工作在各單位業務發展中具有重要作用，是一項基礎性工作，信息化建設是當前的一種趨勢，必須把檔案信息化建設提上日程，作為重要的工作任務來對待；提升檔案部門工作人員的工作水平，工作人員是主力軍，是任務的具體實施者，應促使他們在工作中高度重視信息化技術的應用，認真搜集、挖掘檔案信息，并且注意信息的再整理和再分類，不僅要保管好檔案，更要利用好檔案，以信息化手段提高基層檔案的利用率。

（二）提高檔案管理工作人員業務素質，提升檔案管理水平。檔案人員要精通管理流程和方法，對檔案收集、整理、統計等步驟熟練掌握，了如指掌，在此基礎上掌握檔案管理的方法，在當前檔案種類不斷豐富的情況下，善于探索、大膽創新科學的管理方法，提高管理技巧和技能；檔案人員要加強專業檔案知識的學習，熟悉理論檔案學和應用檔案學，還應通過各種渠道聽講座、參加研討會，獲取最新的、最前沿的研究動態，提高科研能力；檔案人員還應具備過硬的實踐技能，具有獨立運用相關檔案管理軟件的能力，掌握計算機網絡知識，才能實現信息化建設和對電子文件的管理。單位領導多為檔案管理人員提供學習機會，通過集體培訓、外出學習、激勵個人自學等多種途徑，提高工作人員的業務水平、管理能力，使他們勝任檔案信息化建設工作；也可以適當引進研究生、博士等高學歷、年輕的專業人員，促進檔案信息化建設。

（三）科學預算基層檔案管理信息化建設的資金投入。推進信息化建設，必須要有充足的資金保障：檔案信息化建設要嚴格按照信息技術的要求，配備一定的設施和設備，如掃描儀等，還要定期對設備進行維修維護，正常推進信息化建設；配置合適的軟件，以便于收集整理檔案，存儲利用檔案信息；適當增加檔案管理工作預算和專項資金，檔案數據庫的建立、檔案的存儲與備份、防火墻安全技術的使用，都離不開人力和財力。

（四）建立規范的管理機制。1.建立規范的管理機制。為了明確責任，確保檔案信息安全，需要從實際出發，根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，建立新的管理制度：一是完善業務流程，細化工作步驟。二是針對電子檔案制定安全措施，確保電子文檔的安全。2.統一管理標準。如整理標準、統計標準等符合相關要求，使本單位的信息在檔案部門之間實現資源共享。

四、結語

信息時代，檔案信息化，便于開展社會保障工作，更好地實現部門與部門之間的交流，基層單位要充分認識檔案信息化建設的重要性，加大資金投入，加強人員綜合素質的培養，建立健全規章制度，才能不斷提升信息化管理水平，加快檔案信息化建設的步伐。