秘書、文書、檔案基本任務與網絡化管理

文/江陰職業學院 程秋平 王輝

眾所周知，檔案并不是一門完全獨立的學科，楊霞在2017年發表的《1980年代以來文書學理論研究述評》中說到，檔案工作是文書工作的自然延續，同時也在文章的結尾中提到當前側重于社會職業的需求，大專院校在考慮課程設置時，在教學過程中又將文書學與秘書學合并成文秘專業。因此秘書、文書、檔案三者的聯系與區別，成為學術者研究的熱點。從中國知網統計數據來看，三門學科研究文獻，分別是秘書學856篇、文書學217篇、檔案學3313篇。經過分析比對，學術熱點要集中在中文詞源、定義及三者之間相互關系的研討。

一、基于“三學科構成要素”建構各自獨立學科

（一）秘書學。在古代對“秘書”一詞的解釋是指宮廷里的秘密收藏圖文書，是被隱藏起來的物體。任何一種事物最初的產生都由人特意去完成。依照我國的文化傳統慢慢演變成了一種職業，如今秘書從最初物體已經演變成管理物體的機構和人員。對秘書學的研究，一是工作內容，二是活動規律，三是服務對象。到目前為止，學者們對秘書學科概念體系還沒有一個比較系統完整的定論。只是對秘書機構設置、秘書制度完善以及秘書工作職責范圍找出規律。為秘書工作提供實質性的參考。同時《秘書學科的性質、對象與結構》中也指出，秘書學是一門新學科又是交叉與應用性學科，同時也是一門辯證性學科。秘書學的特點是政治色彩性、實踐性與應用性強。美國勞工部職業劃分將秘書分為五大類：一般秘書、執行秘書、法律秘書、醫療秘書、其他專業秘書。《中華人民共和國職業分類大典》中，秘書人員屬于第三大類的第二細類，明確指出秘書職業人員屬于行政管理人員類。另外從大學秘書專業課程設置和服務對象證明，培養方向是行政管理人員，課程設有大學寫作、文學概論、語言學概論、現代漢語、中國古代文學、古代漢語、中國現當代文學、外國文學等。秘書實際工作與服務對象主要機構高層管理人員，他們主要協助自己的上司參與政務、管理日常事務以及上司的后勤保障工作。例如，下面送來一份請示報告，要求解決問題。秘書要事先摸底征詢有關方面的意見和建議，并提供與請示相關的資料，及對如何辦理提出的建議和幾個解決的方案，從而供領導者決斷時參考選擇。如每年上司參加各類活動，要撰寫文字材料，上司的講話稿、會議材料、調研報告及出臺的各類政策性文件等等文字性資料。

（二）文書學。文書最早出現在西漢，主要是詔書、文告、圖書、典籍為主，之后逐步演變出兩種形式的文書：公務文書、私人文書。近代文書學創始于30年代，重點研究公務文書寫作、文書工作流程、文書工作職責等問題。“文書”包含文書類型、文書行為、文書關系、公文寫作、公文處理程序、文件管理等方面。1956年，有學者提出文書學由兩部分組成：“一部分是研究過去和現在文件以及文書處理的發展，另一部分是研究過去和現在文書處理的原則和方法。”1955年編寫的《文書處理學講義》一書。該書內容側重于公務文書概述、機關文書處理、文書立卷等三方面內容。直至今日，文書學也一直作為檔案學科分支學科來研究，造成的原因主要是根據文書知識體系建構考慮，文件與文件工作程序，檔案與檔案管理程序等知識銜接，以及利于檔案專業建設與學科發展的需求。文書概念、文書學科理論知識體系建構、文書學科地位方面都存在相互交織、相互包含。

（三）檔案學。“檔案學”概念首先出現在19世紀初葉的德國。首次出現“檔案學”名稱的是德國檔案學家約瑟夫·奧格。之后，1806年出版的《檔案館學和登記室學》、1834年出版的《檔案學、古文書學、歷史》也使用了“檔案學”這一名詞。1885年朗格魯《關于檔案館的科學》的文章，首次提出了檔案學應是一門獨立科學的見解。1956年，《國務院關于加強國家檔案工作的決定》提出：“對檔案學及其他輔助科目，應該加強研究工作，以提高科學水平。”制訂的歷次哲學、社會科學發展規劃和科學技術發展規劃以及國民經濟和社會發展規劃中，都列入檔案科學技術研究方面的內容，建立具有中國特色的檔案學。根據《中華人民共和國檔案法》第二章“檔案機構及其職責”、第三章“檔案的管理”、第四章“檔案的利用和公布”，確立檔案工作原則、管理方法、服務對象。檔案業務工作包括檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為九個環節。前七個環節為基礎工作，后兩個環節為編研利用工作。

通過文書學、檔案學、秘書學的研究對象之間關系的梳理發現，它們三者是同一事物不同運動階段的表現形式，文書工作與秘書工作相互交叉與緊密聯系，文書學與檔案學是分支關系。

二、基于“秘書、文書、檔案運動現象”構建范圍

任何事物的存在都會有它運行軌跡，秘書、文書、檔案也不例外。秘書工作職責范圍對象是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務者，是以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文、辦會、辦事的操作與管理者。工作具體內容，如起草文件（一稿、二稿）、講話稿、演講稿、匯報材料、會議資料等，都是由秘書人員擔任。1996年出臺的《國家行政機關公文處理辦法》。如：第三條公文處理是文件辦理、收集、整理、歸檔、分類等一系列相互關聯、銜接有序的工作。其中整理、分類、歸檔既是文書處理的最后程序, 也是檔案管理的最初程序。再如第四十四條中規定，公文是由文秘部門或由專人統一管理，明確了秘書工作是屬于法定業務。由此可見秘書工作與檔案工作在內容上既有相互融合的部分，又有各自獨立部分，它們之間屬于前端與末端關系。

文書學作為一門獨立學科，內容又同其他學科有交叉。文書工作的內容，既涉及秘書學更會涉及檔案學。各機關單位科室由秘書科、文書科、機要科、督查科、檔案科等組成。文書工作一樣是機關工作的一項具體業務。從理論與實際操作工作來看，他們之間存在“包含說”。文書工作性質包含文件收發、登記、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦及文件的簽發、繕印、校對和蓋印和會議資料、匯報材料、電話的記錄等。文件的平時收集、分類、借閱、編目、歸檔又是檔案工作的內容。因此兩者之間是中端與末端的關系，由此可見，文書工作既包含秘書工作，又包含檔案工作，他們之間是包含與被包含關系。

三、基于“秘書、文書、檔案職能”構建格式管理

關于文書學、檔案學、秘書學的關系問題討論非常活躍，目前尚無專家學者給出明確定論，但是多種觀點思想碰撞，認為三者之間是并列學科，也有認為三者具有相互滲透、相互交叉的密切關系。對于檔案學的研究對象來說，筆者認為從其產生到最終歸屬，整個運動過程是貫穿秘書、文書、檔案的運動規律中。如何做好這階段的管理工作，才能更好發揮系統性價值呢。一是要確定管理手段，二是誰來管什么，三是如何管及為什么管的問題。特別是“誰來管”，就是指管理的機構和人員，即秘書、文書、檔案員；“管什么”就是工作中產生的所有與本單位有關的資料；“如何管”就是指管理的方法、手段；“為什么管”就是管理意義和服務對象。我們只是將“四管理”稱為網格管理，如何責任到人管理到位呢？首先區分機構，其次劃清階段，再次落實管理方式，最后責任到人的分格管理模式。才能將秘書積累、文書收集整理、檔案分類歸檔工作進行有機組合。在網格式管理模式下實現檔案前端、中端、終端的管理。