做好行政檔案管理保密工作的有效方法

文/長沙市公共工程建設中心 楊潔敏

做好行政檔案管理保密工作一直以來都是各行各業重視的一項工作內容，其基本的性質是如何做好保密工作。在經濟與社會不斷發展的大背景下，雖然對于如何做好行政檔案管理保密工作提出了更高的要求，但還是避免不了各種問題的出現和產生。本文分別從行政檔案管理保密工作的意義和行政檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出做好行政檔案管理保密工作的有效方法，供有關部門參考。

一、行政檔案管理保密工作的意義

顧名思義，行政檔案管理保密工作是根據相關管理部門檔案的保密性而依法設立的。檔案管理作為信息存儲的重要載體，蘊含著極其豐富的信息資源，尤其在國家安全建設綜合管理中發揮著中流砥柱的重要作用。在國家保密局有關規定中提出：在涉及國家保密和安全的任何及所有的問題上，所有的公民都有保護我國的利益和安全的義務和責任。行政檔案管理作為我國重要的檔案信息，比如軍事和政治、外交和經濟等等方面的信息都是必須要保密的信息，以此來防止和杜絕他人利用非法的手段來盜取和竊取這些重要的信息資源。同時，筆者也從我國長期穩定的基本國策中了解到：任何人都不得非法泄露涉密檔案的信息，應當為積極營造公平、公正和有序的環境而貢獻自己的一份力量。隨著信息技術的蓬勃發展，行政檔案管理保密工作被很多不法分子當成謀取利益的“好機會”。這從一定程度上來說，不僅為我國廣大人民群眾的安全問題帶來了巨大的隱患，也將會刺激更多社會問題不斷出現，進而嚴重影響我國社會的有序發展和人們的正常生活，不利于我國民族與社會的團結與進步。隨著2001年我國加入世界貿易組織后，中國逐漸參與到全球經濟一體化的競爭過程中。基于此，國家、政府、公共機構以及各類行政事業單位中檔案信息的安全和保密越發顯得重要。一旦某一行政機關單位的信息被泄露，必然會導致不必要的惡性競爭出現，進而會對相關的業務操作帶來不必要的影響，最終將導致我國的經濟和社會遭受不同程度的創傷。因此，不論是從國家宏觀層面出發，還是從微觀層面出發，行政檔案管理保密工作都具有十分重要的現實意義。

二、行政檔案管理工作中存在的問題

（一）混亂的工作方法。雖然說，我國在行政檔案管理保密工作中頒布了相關的法律法規及管理制度，但還是由于行政檔案管理工作人員的流動性強的特點導致行政檔案在交接過程中手續不全面問題，形成了混亂的行政檔案管理問題的出現。與此同時，各行政部門在不經過檔案局同意的情況下私自進行檔案的更換，在某種程度上造成了行政檔案管理工作中混亂問題的出現，而這些問題的出現和產生在無形之中加大了行政檔案管理工作人員不必要的工作量，這是行政檔案管理保密工作中的一個漏洞和疏忽。

（二）松懈的鑒定方法。現階段，在行政檔案管理保密工作過程中，存在相關檔案管理人員對行政檔案管理保密鑒定的方法較為松懈的問題，而行政檔案管理保密工作的核心內容就是對行政檔案的保密性和真實性進行查驗。但是，在行政檔案查驗的過程中，相關管理人員對行政檔案管理保密方法的鑒定是較為松懈的。甚至對很多行政檔案資料都沒有編制相應的檔案期限表格，更沒有對相關的行政檔案的真實性和保密性進行認真的查驗就進行了分類與歸檔，這就在某種程度上呈現出了虛假檔案的出現和產生。這些虛假行政材料檔案的出現和產生，不僅對行政檔案管理工作人員的工作帶來了很多不必要的麻煩，同時也影響著整個行政檔案管理保密工作的健康和有序運行。

（三）業余的管理水平。行政檔案管理保密工作其實是考察相關工作人員細心和耐心的一項工作，只有兼備細心和耐心的品質和素養的工作人員，才能勝任相關檔案管理保密工作。誠然，在實際的行政檔案的保密工作過程中，由于相關工作人員業余的保密水平以及對相關行政檔案資料檢驗的不嚴格，造成了行政檔案管理保密工作在管理模式上極其混亂。與此同時，行政檔案管理工作有多方面和協調性等特點，并不是獨立存在的，所以，在具體的管理過程中，非常容易影響到其他部門的正常發展。

（四）較低的業務素質。其實，對于如何做好行政檔案管理保密工作的關鍵因素是人。但是，由于各級行政部門對從事行政檔案管理工作保密工作的人員缺少相關的培訓，而相關的工作人員在具體的工作中不知道如何有效防止行政檔案管理保密工作中相關信息的泄露。同時，筆者還發現，在一些行政單位中，即使是有重要信息的行政檔案也不是保密的，一些非工作人員可以隨意對行政檔案進行自由訪問，行政檔案管理保密工作已經沒有任何機密性可言。另外，一些行政檔案管理人員的業務素質較低，他們僅僅在意自己的薪酬，根本無視國家信息安全，甚至為了自身的利益，將一些重要的行政檔案信息出售給了很多的不法分子，導致國家的利益和經濟受到了不同程度的損失。筆者提出的以上問題是真實存在的，需要高度重視，而找尋有效的方法做好行政檔案管理工作早已刻不容緩。

三、做好行政檔案管理保密工作的有效方法

（一）不斷加強行政檔案管理保密工作的具體方法。首先，行政單位要依據《中華人民共和國檔案法》等相關法律制度，結合行政單位的實際情況，有針對性地制定出適合本單位的制度與辦法，用來規范行政檔案管理的保密工作。其次，要建立健全行政單位中檔案管理保密工作網絡系統，有效避免行政檔案工作人員因流動性強而造成的檔案在交接過程中手續不全面問題。行政檔案管理部門應當密切配合相關的職能部門，積極參加各項工程竣工驗收的會議、專題技術交底會議，對本單位在各項經濟活動中形成的檔案進行同步管理。最后，要科學合理地進行行政檔案管理的保密工作，按照《行政管理檔案管理保密工作規范》對不同性質的檔案進行分類、歸納和歸檔，實現行政檔案管理工作的標準化和程序化，為今后開發和利用行政檔案管理保密工作的資源打下堅實的基礎。

（二）全面規范行政檔案管理保密工作的鑒定方法。規范行政檔案管理保密工作的鑒定方法，一要根據《檔案法》的相關規定并結合本單位工作的實際情況，由檔案室來編制行政檔案管理的期限表格，以此來作為行政檔案管理工作的鑒定依據，在經過相關領導的審查和批準之后，報經行政檔案管理部門備案。二要建立行政檔案鑒定工作小組，負責具體的檔案鑒定相關工作。作為鑒定人員，應當采取對行政檔案管理保密工作最直接的鑒定方法，認真審閱檔案的內容，根據檔案管理工作的保密性程度確定檔案的保管期限，對一些保管期限已滿的行政檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，確定該檔案已經不具備保存的價值再進行銷毀，并報經相關領導進行審批，并向統計行政檔案管理部門進行備案。

（三）通過在職制度不斷提升行政檔案管理的水平。通過建立培訓機制，以此不斷提升行政檔案管理的水平。如省檔案管理局可以通過舉辦各類行政檔案管理保密工作的專業培訓班，以在職教育和激勵機制相結合的形式促使行政檔案管理人員產生緊迫感和危機感，鼓勵每一位從事行政檔案管理保密工作的人員都能積極主動參加到在職教育的培訓過程中，全面培養細心和耐心品質兼具的行政檔案管理人員，提升業余的行政檔案保密工作的管理水平。可以將在職教育和行政檔案管理人員的技術職稱評定掛鉤，對于一些不能積極主動參與行政檔案管理保密工作在職教育的工作人員，取消其任職的資格，進而增強行政檔案管理保密工作人員的積極性和主動性。另外，行政檔案管理保密工作在職教育的方式應當從實際情況出發，通過崗位劃分、不同的渠道和形式來展開，遵循“學用結合與注重實效相結合”的方針，切實發揮學有所用的原則。

（四）努力提升行政檔案管理工作人員的業務素質。行政檔案管理工作人員在具體的工作中，其職責是保障行政檔案資料的完整性與安全性。所以，作為一名行政檔案管理人員，首先要具備的就是強烈的社會責任感，確保行政檔案管理保密工作的安全性和完整性，并盡一切可能阻止任何導致行政檔案信息泄露發生。為此，提升行政檔案管理工作人員的業務素質對行政檔案管理保密工作來說，有著十分重要的意義。基于此，行政檔案管理保密工作人員不僅要具備過硬的業務素質，還要具備強烈的社會責任感。只有這樣，才能更好地勝任行政檔案管理保密工作。與此同時，作為一名行政檔案管理工作人員，還應當在枯燥的行政檔案管理工作中時刻保持清醒的意識，要不斷發現自己在工作中的缺點和善于聽取他人的意見。行政檔案管理保密工作人員只有努力做好自己的本職工作，才能在單位不斷發展的過程中，不斷提升自身的業務素質，促使檔案管理工作得到改進和提升。

四、結語

隨著經濟與社會的不斷發展，行政檔案管理保密工作中社會價值逐漸得到了社會各界人士的認知。所以說，行政檔案管理的保密工作質量好與壞，將直接影響黨和國家以及行政單位的根本利益。行政檔案管理保密工作一直以來是我國較為重視的一項工作，保守行政檔案的保密性是每一位公民義不容辭的責任和義務，更是行政檔案管理工作人員神圣的職責和使命。