淺析電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊

文/東北農業大學 薛曉萌

一直以來，我國在檔案管理以及存儲方面較多采用紙質的方式，在檔案管理過程中多以文字和圖表的形式進行保存，而相較于現如今的電子檔案管理，以硬盤以及計算機作為主要的存儲介質。傳統的紙質圖表以及文字更容易出現遺漏以及修改等問題，紙質檔案在調取時效率低下、使用率低，因此現如今信息技術發展背景下，越來越多的領域對于檔案管理以電子存儲的方式為主，利用計算機以及網絡技術實現對于檔案的有效存儲、處理、調取及防修改等問題，體現了信息時代的便捷化以及多元化，提高了檔案管理的質量以及效率，同時在很大程度上使得檔案管理邁過傳統，走向新時代，將檔案本身的高效性以及便捷性展現了出來，更加符合當代人的生活需求以及信息化時代的發展趨勢。

一、電子檔案管理與傳統檔案管理的共性

即便是現如今電子檔案管理盛行，發展速度如此之快，但在檔案管理這一塊，傳統檔案管理跟電子檔案管理在原理上還是相通的，電子檔案管理只是在傳統檔案管理上進行了進化和提高，是時代的產物，同時也是檔案管理不斷優化和整合之后的結果，在現代信息技術不斷發展的今天，相較于傳統檔案管理，電子檔案管理更有利于開展，更加體現出管理本身質量以及技術上的提高，這是傳統檔案管理沒辦法進行比較的。但是基于此而否定傳統檔案管理是不合理的，因為電子檔案管理不能夠單獨存在，電子檔案管理涉及的管理相關安全問題更為嚴重，因此即便是電子檔案管理如此盛行，其所涉及的相關檔案內容還是要盡可能進行數據備份，最好是以紙質版的形式存在，特別是一些相關的重要電子文檔，受限于網絡安全以及計算機自身使用等潛藏的威脅和隱患，更需要以紙質版傳統檔案資料的管理方式進行備份存在。當然相較于傳統檔案管理，電子檔案管理所能夠存儲的內容以及信息是巨大的，它依托于計算機技術存在，其存儲以及調取十分便捷，能夠真正實現檔案信息資源上的及時共享，這是傳統檔案管理無法比擬的，但是在調取電子檔案的過程中更容易做到悄無聲息，因此在電子檔案管理過程中，相關的調取以及修改都應該有所記錄，以保證檔案管理的安全性和絕密性。

二、兩種檔案管理的不同點

（一）兩種檔案管理方式對檔案資料歸檔的時限要求有區別。分析完傳統檔案管理和電子檔案管理的共通性，接下來我們要分析的是傳統檔案管理跟電子檔案管理之間的不同之處：首先，傳統檔案管理在對檔案資料進行管理使用時，往往需要將相關的檔案資料全部整理完畢之后，再由檔案管理人員按照規定進行歸檔統一規劃，因此對于檔案資料的歸檔只能在檔案管理人員存在的時候進行，效率低，管理歸檔方式單一。但電子檔案管理不存在以上問題，電子檔案管理對于檔案資料的歸檔隨時都在進行，電子版本易于復制，可以有效提高調閱效率，對于檔案資料的歸類可以不斷進行，同時在調閱時只需要進行登記，設定分類號以及訪問權限就可以搞定了，效率高。

（二）兩種檔案管理方式對檔案的歸檔方式有所區別。除了歸檔時限的要求不同之外，這兩種檔案管理方式在對檔案進行歸檔時也有明顯的區別，傳統的檔案管理方式在歸檔時注重的是檔案自身的完整性、系統性以及有序性，一旦打亂勢必要浪費檔案管理人員大量的時間和精力去重新整理歸檔。檔案管理人員要首先統計檔案，同時要按照一定的編排順序進行歸檔處理，不能夠隨意打亂。電子檔案管理依靠的是電子編碼技術，在對檔案進行錄入時進行不同的電子編碼，只要固定好了電子編碼，在調閱之后不用擔心歸檔混亂，效率高，使用起來十分便捷，是傳統的檔案管理所不具備的。

（三）兩種檔案管理方式對檔案資料的保護措施有區別。對于兩種檔案管理方式而言，最為重要的區別是在檔案資料的管理和保護上，傳統的檔案管理更多的以紙質存儲為主，因此存儲難度大，對于存儲的環境要求高，相關資料需要保證防蟲、防火、防受潮等各種環境問題。同時，在借閱過程還很容易出現諸如丟失以及損壞等問題，因此在傳統的檔案管理過程中，更注重的是檔案管理的完整性，紙質檔案管理存在有心人修改十分簡單、無心人修改十分困難的情況。電子檔案在存儲方面是以電子編碼的形式存在的，在調閱過程中不會出現調閱丟失以及損壞的問題，當然電子編碼器存在的電子檔案其實更容易被修改或者抹去修改痕跡，更容易處于編輯狀態，在檔案資料的使用上安全性更高，但是訪問更容易，因此對于電子檔案的訪問權限設定以及分類號設定是十分重要的，只有這樣，才能夠保證電子檔案的安全性和絕密性。

（四）兩種檔案管理對檔案資料保存的方式與區別。除了區別傳統檔案和電子檔案的不同之處，還需要考慮兩種檔案資料保存方式上的差別，傳統檔案一般資料保存在檔案室，往往需要專業人員進行管理；而電子檔案資料則保存在計算機的硬盤光盤中，因此對于檔案資料的調用而言，傳統檔案資料調用需要去專門的檔案資料室，而電子檔案則只需要通過相關的信息媒介，從計算機中調取。

三、電子檔案應用風險規避措施

（一）重視解決電子文件保存問題。相較于傳統的檔案管理方式，電子檔案是近幾年才逐漸發展起來的全新檔案管理方式，其本身產生的時間短，應用實踐更短，因此為了防止相關的重要電子資料信息出現丟失以及相關計算機出現安全隱患，在使用過程中，最好定期對電子文檔資料進行備份或者備份紙質版檔案資料，在相關的目錄中進行準確的備注，同時也要方便查詢和調用，這樣才能夠更有效地提升檔案管理的效率，同時這種將電子檔案跟傳統檔案結合在一起的方式，能夠保證檔案管理的安全性和有效性，同時將電子文件和紙質文件共同保存起來也做到了雙保險，在檔案保存上采用雙軌制，在歸檔文件上采用雙套制，有效解決了電子文件在保存中容易出現的問題。

（二）做好歸檔電子文件技術處理。為了防止電子文件出現安全問題，在條件許可的情況下，應該對電子文件設定計算機內部的隱性條碼，這樣做可以保證電子文檔在歸檔時的方位工作以及在電子文檔調用過程中出現復制文件的識別，在檔案部門管理相關電子文檔的過程中，只需要輸入相關隱性條碼就可以發現電子文檔歸檔是否完全，是否與原電子文件一致，同時也能夠防止偽造，做到安全權威，這種將電子文件進行可讀性設置，能夠防止電子文件被更改或者重寫。

四、結語

相較于傳統檔案管理而言，電子檔案管理不僅提高了檔案資料調閱問題，在各個方面都有了很大的提升，真正讓檔案管理的效率得到了有效的提升，同時也替代了傳統的紙質版，降低了紙品的消耗，促進了環保的發展，這是傳統檔案管理不能夠相提并論的，但是就此否定傳統檔案管理也是不可取的，至少在一些特定方面，傳統檔案管理還是有著不可忽視的優點，因此只有將兩者有效結合起來，才能夠揚長避短，真正提高檔案管理的質量。