科研單位文書(shū)檔案管理途徑探討

文/山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院玉米研究所 楊競(jìng)云

科研單位發(fā)展歷史資料記錄在文書(shū)檔案中，是單位歷史發(fā)展過(guò)程中所留下的珍貴數(shù)據(jù)，也是眾多工作者總結(jié)的寶貴工作經(jīng)驗(yàn)。文書(shū)檔案主要通過(guò)圖表、視頻等形式存儲(chǔ)下來(lái)，這些資料能夠?qū)⒖蒲袉挝话l(fā)展情況充分反映出來(lái)。加強(qiáng)科研單位文書(shū)檔案管理工作，除了能夠?yàn)榭蒲袉挝还芾碚摺㈩I(lǐng)導(dǎo)者提供決策指導(dǎo)以外，還有利于工作人員總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為科研單位進(jìn)一步發(fā)展打牢基礎(chǔ)。

一、科研單位文書(shū)檔案管理的意義

科研單位文書(shū)檔案可以將人員工作情況、重要活動(dòng)開(kāi)展情況等翻譯出來(lái)，在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行查閱后，能夠掌握所有人員的工作狀態(tài)，也是科研單位人員評(píng)優(yōu)、晉升等可靠的依據(jù)。發(fā)揮出文書(shū)檔案的作用，可以有效激發(fā)科研單位工作人員的積極性，促使他們主動(dòng)提高工作效率，保證高質(zhì)量完成各項(xiàng)工作。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，科研單位的發(fā)展備受各界關(guān)注，要想全面掌握科研單位發(fā)展歷程，需要提高對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度，這樣才能明確科研單位發(fā)展中出現(xiàn)的問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)科研單位長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

二、科研單位文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)文書(shū)檔案管理缺乏足夠重視。很多科研單位對(duì)文書(shū)檔案的作用缺乏正確的認(rèn)識(shí)，在文書(shū)檔案管理中只是簡(jiǎn)單地對(duì)部分文件進(jìn)行歸檔。部分科研單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，僅對(duì)文書(shū)作出分類(lèi)、收集與保存，這樣文書(shū)檔案重要性不能體現(xiàn)出來(lái)。且一些科研單位在文書(shū)檔案管理中投入的人力與物力很少，不能保證檔案管理的合理性與規(guī)范化，導(dǎo)致文書(shū)檔案完整性與可靠性受到不利影響。

（二）文書(shū)檔案管理制度不完善。當(dāng)前很多科研單位制定了各項(xiàng)文書(shū)檔案管理制度，檔案管理人員能夠根據(jù)各項(xiàng)條款開(kāi)展文書(shū)檔案管理和分類(lèi)等工作。然而從科研單位文書(shū)檔案實(shí)際情況來(lái)看，文書(shū)檔案管理制度還有待進(jìn)一步完善，具體來(lái)說(shuō)包括以下兩個(gè)方面：一方面，科研單位在文書(shū)檔案管理制度上存在缺陷，主要對(duì)文書(shū)檔案實(shí)行統(tǒng)一分類(lèi)與管理，從而為文書(shū)檔案查詢(xún)與利用帶來(lái)了不利影響；另一方面，文書(shū)檔案目錄未形成，為檔案查找產(chǎn)生了阻礙。

（三）文書(shū)檔案管理模式比較落后。現(xiàn)階段科研單位文書(shū)檔案管理模式顯得過(guò)于落后，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用，然而科研單位文書(shū)檔案科學(xué)化與自動(dòng)化水平不高。部分科研單位實(shí)行的自動(dòng)化文書(shū)檔案不能滿(mǎn)足其要求，這樣文書(shū)檔案管理工作效率難以實(shí)現(xiàn)提升，且一些科研單位主要實(shí)行人工管理模式，在管理上顯得非常封閉，無(wú)法保證資源得到利用，為科研單位的發(fā)展帶來(lái)了不利影響。

三、科研單位文書(shū)檔案管理的策略

（一）強(qiáng)化數(shù)字化文書(shū)檔案信息安全管理意識(shí)。在數(shù)字化快速發(fā)展的今天，科研單位要增強(qiáng)數(shù)字化文書(shū)檔案安全管理意識(shí)，為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們掌握文書(shū)檔案信息安全、保密技術(shù)等知識(shí)，將安全防范措施做到位，防止由于操作不正確引起的數(shù)據(jù)丟失與刪除等問(wèn)題，這樣可以解決文書(shū)檔案信息泄露的問(wèn)題。科研單位要做好文書(shū)檔案數(shù)字化收集、處理和備份工作，讓文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范管理，保證檔案管理工作效率。科研單位要在硬件設(shè)施建設(shè)上加快腳步，提升文書(shū)檔案管理規(guī)范化水平，文書(shū)檔案作為科研單位的基礎(chǔ)性工作，要解決辦公經(jīng)費(fèi)、辦公用房不足等問(wèn)題，不斷對(duì)文書(shū)檔案管理硬件設(shè)施進(jìn)行完善，并要有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房與閱檔室，保證兩室分開(kāi)，達(dá)到專(zhuān)室專(zhuān)用的目的。科研單位在建設(shè)檔案庫(kù)房的過(guò)程中，應(yīng)該保證防盜設(shè)施的完整性，并購(gòu)置去濕機(jī)、空調(diào)器、滅火器和溫度計(jì)，將室內(nèi)溫濕度控制好。

（二）明確文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。科研單位文書(shū)檔案工作有著復(fù)雜性、系統(tǒng)性和專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)，為了保證文書(shū)檔案管理水平實(shí)現(xiàn)提升，應(yīng)該在所有工作環(huán)境與流程都細(xì)致要求，要不斷對(duì)文書(shū)檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范。在傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式下，工作流程缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，管理人員也未嚴(yán)格執(zhí)行文書(shū)檔案管理步驟，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作中容易出現(xiàn)問(wèn)題。科研單位要想解決文書(shū)檔案管理中發(fā)生的問(wèn)題，應(yīng)該不斷對(duì)文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行完善，將工作標(biāo)準(zhǔn)與工作流程確定下來(lái)。科研單位要從實(shí)際情況出發(fā)，充分考慮到文書(shū)檔案管理工作特點(diǎn)，逐步制定滿(mǎn)足發(fā)展要求的文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在內(nèi)部做好宣傳與普及工作。這樣才能保證檔案管理人員根據(jù)制定的工作標(biāo)準(zhǔn)與流程開(kāi)展工作，針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)改正，最大限度消除因問(wèn)題擴(kuò)大引起的問(wèn)題。

（三）規(guī)范工作程序與方法。第一，在案卷上采取全面普查的方法。在查看文件時(shí)要細(xì)致，取出沒(méi)有價(jià)值的資料，這樣今后在計(jì)算機(jī)管理中可以避免信息出現(xiàn)重復(fù)，保證檔案工作效率實(shí)現(xiàn)提升。第二，復(fù)雜案卷重新整理與歸集，保證其更為規(guī)范與整齊。案卷內(nèi)容要嚴(yán)格梳理，主要解決組卷過(guò)厚、內(nèi)容混雜的案卷，做好細(xì)分與分類(lèi)分工，把內(nèi)容相關(guān)的文件在一個(gè)檔案內(nèi)存儲(chǔ)。當(dāng)然也要將漏填頁(yè)碼、標(biāo)題未填寫(xiě)清楚等案卷找出來(lái)，通過(guò)重新填寫(xiě)，保證文件資料更加規(guī)范。第三，提升標(biāo)題的規(guī)范性，保證檢索工作的正確開(kāi)展。通常來(lái)說(shuō)，工作人員應(yīng)該根據(jù)檔案分類(lèi)號(hào)對(duì)所需文件進(jìn)行檢索，將標(biāo)題進(jìn)行精確的編寫(xiě)，這樣搜索正確性才能提升。在開(kāi)展檔案編錄工作的過(guò)程中，要保證題名編錄的規(guī)范性，將統(tǒng)一適用的標(biāo)準(zhǔn)確定下來(lái)，當(dāng)成案卷的題名準(zhǔn)則。

（四）提升文書(shū)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。新時(shí)代科研單位文書(shū)檔案管理工作逐步成為一項(xiàng)綜合性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，且檔案種類(lèi)不斷增多，方式也多種多樣，這讓檔案文書(shū)檔案存儲(chǔ)方式發(fā)生了較大改變，為了提升文書(shū)管理效率，應(yīng)該在管理方式上加強(qiáng)創(chuàng)新。在文書(shū)檔案儲(chǔ)藏過(guò)程中，應(yīng)該關(guān)注恒溫恒濕、避光保存等工作，避免文書(shū)檔案出現(xiàn)破損等問(wèn)題。電子類(lèi)文書(shū)檔案應(yīng)該關(guān)注存儲(chǔ)條件與存儲(chǔ)設(shè)備質(zhì)量，最大限度消除電子設(shè)備帶來(lái)的干擾。此外，要做好檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，促使他們的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)實(shí)現(xiàn)提升。科研單位要引進(jìn)文書(shū)檔案管理工作人才，定期開(kāi)展考核工作。專(zhuān)業(yè)檔案管理工作人員負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理保存工作，這樣文書(shū)檔案將有效儲(chǔ)存，為今后文書(shū)檔案查閱與檢查創(chuàng)造條件。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，從科研單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀分析可知，因?yàn)樗枷胗^念未及時(shí)發(fā)生變化，在文書(shū)檔案管理重要性上缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，造成文書(shū)檔案管理人力、資金投入不足，制度先進(jìn)性不足，無(wú)法將文書(shū)檔案借鑒作用體現(xiàn)出來(lái)。這要求科研單位將應(yīng)對(duì)措施做到位，發(fā)揮出先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的作用，保證文書(shū)檔案管理更加規(guī)范化。