提高辦公室檔案管理工作效率的方法探討

文/樂山市勞動能力鑒定服務中心 童文凌

辦公室檔案管理工作內容以收集、整理和保存文件資料為主，通過記錄檔案反映事物的發展，體現檔案的查詢和借鑒等價值。對于辦公室來說，檔案管理是其工作的重要組成部分，直接關系到其他工作的開展，但是檔案管理工作并未很好地適應信息化時代的發展，呈現出效率低下的現狀，急需想辦法改進和強化。

一、辦公室檔案管理工作效率不高的原因

（一）基礎設施不全。軟硬件基礎設施是促進檔案管理信息化建設的基本載體，配齊軟硬件設施是提高辦公室檔案管理工作效率的基本方法。但是目前部分單位辦公室的檔案設施并不齊備，設施設備故障經常引發損失，降低檔案管理工作效率。

（二）管理方式落后。管理方式不夠先進是導致辦公室檔案管理工作效率偏低的根本原因，這主要表現為日常工作局限于保存資料，管理工作流程也流于形式，除了保存文件資料，沒能及時利用先進技術上傳信息，缺少對檔案數據信息的收集和整理。

（三）人員素質不高。辦公室人員對檔案管理重要性的認識不夠，管理意識相對薄弱，缺少專業的理論知識和業務技能，導致辦公室的部分檔案處于堆放狀態，無法很好地滿足新時代的檔案管理信息化建設需要，直接造成檔案工作效率低下。

（四）開發利用不足。各單位的檔案記錄著其發展歷程，檔案可以說是工作的縮影，但辦公室人員缺少檔案開發利用意識，導致檔案資源被閑置，查閱檔案如同海底撈針，費時費力，嚴重限制檔案資料價值的發揮。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的方法策略

（一）完善檔案管理基礎設施。在軟硬件建設方面，應針對辦公室檔案的安全配備門禁、防盜存儲柜、防磁防火柜、溫度計、濕度計、監控系統和空調等設施、設備，特別是要配齊滅火器材，包括滅火毯、防毒面罩等，辦公室人員在遇到緊急情況時能夠保護自身安全，及時搶救珍貴的檔案材料。監控設備則能在非工作時間起到安全保護作用，并且檔案安全防御設施應持續更新和升級，及時在檔案安全管理工作中使用新設備。與此同時，配備計算機、掃描儀、打印機、相機、錄音設備以及文字、圖片、音頻、視頻等信息的錄入、輸出、運轉等基礎設施，平時要專門安排人員定期檢查這些設施和設備的使用狀況、可能存在的故障，做好對應的記錄，容易發生故障的一些部件要儲備應急件。辦公室檔案信息的存儲設備、安全管理設施都與介質息息相關，應合理選擇存儲介質，實現檔案安全管理。現階段辦公室檔案信息化多以照片、掃描件、音頻和視頻等資料為主，除了系統存儲還應引進CD、DVD等設備，因為光盤方便攜帶，存取速度也較快，有易保存、成本低廉等優勢，只是和硬盤相比存儲速率、存儲量、穩定性等有不足。那么在實際工作中就要按照存儲檔案信息的要求科學選擇存儲設備，尤其是存儲珍貴的檔案信息時要使用專業的、有較強穩定性的存儲設備，或者將其轉化成紙質材料實行安全存儲；對于需要長期保存的檔案資源，應選用質量過硬的硬件設備、有較強穩定性的存儲設備；對于保管周期較短、存儲速度要求不嚴的檔案可以使用價格低廉的可擦除光盤或一次性光盤，體現檔案管理的有效性。

（二）更新檔案管理工作方式。辦公室人員在收集檔案時應重視全流程控制及無縫銜接。在網絡信息時代，檔案數據主要源于各單位業務系統產生的數據，立檔部門不同，其業務檔案也不同，辦公室在接收這些檔案資料時要強化前端控制，在各業務系統中滲透檔案管理工作，促使系統實時對接，確保各系統的檔案數據可以實時向檔案系統流轉，保證檔案管理的規范和高效。值得一提的是，辦公室人員不能簡單地收集電子檔案，要投入更多時間和精力去監控各業務部門電子檔案的生成，確保電子檔案的安全性、可讀性。在開展檔案管理工作的過程中，辦公室人員還要利用存儲技術提升檔案管理的科學化水平。如云計算技術誕生于大數據時代，云計算能針對計算資源和存儲資源實施按需分配、動態擴展，支持存儲并處理龐大的數據，使得辦公室獲得提升檔案管理系統擴展性的機遇，應在檔案管理中使用云計算技術，動態增減存儲資源、計算資源，滿足檔案數據量的高速增長和服務器高速擴容的要求，大大降低系統的投資與維護成本。隨著各單位積極打造業務協同平臺，除了獨立數據庫，應集中建立檔案備份中心，確保檔案長期可靠、安全。

（三）加強檔案工作人員培訓。在新時代，單位辦公室檔案管理的要求和環境呈現出動態性的特點，因而辦公室人員的專業能力與素質也應不斷提升，和辦公室檔案管理工作的要求、環境實現良好對接。因此，各單位既要引導辦公室人員加強自主學習和終身學習，還要積極開展培訓工作，提升辦公室檔案工作隊伍的整體素質。首先，辦公室要引導檔案人員認識檔案管理工作的新要求、新環境，不僅要關注檔案管理發展前沿，還要將新的辦公室檔案管理工作理念和技術、方法等融入培訓活動。其次，辦公室要完善人員培訓制度，保證人員培訓目標、規劃、流程等都是明確的，預防出現隨意性、盲目性。再次，為進一步調動辦公室人員的檔案管理工作熱情，辦公室有必要基于完善的考評機制建立檔案工作激勵機制，鼓勵辦公室人員嚴格執行檔案管理工作制度，自覺約束自身行為，激發檔案管理工作的動力，進而為提高辦公室檔案管理工作效率提供可靠保障。

（四）加大檔案開發利用力度。辦公室的傳統檔案管理工作方法難以適應時代發展需要，必須積極改革，利用網絡信息時代的便利發揮信息技術的作用，從而基于移動互聯網開發硬件設備、軟件系統，針對檔案信息資源加強開發，把死檔案變成活檔案，發揮單位現有檔案信息資源的價值，提高辦公室檔案利用率。除了為單位的運作、其他部門開展工作提供服務外，辦公室人員還應認識到公共管理方法的價值，滿足大眾對檔案資源的合理需求。辦公室人員要改變傳統的事務性檔案工作理念，重建符合大眾檔案利用的管理制度。如單位辦公室人員要針對檔案加大梳理和開發力度，除了不能公開涉密檔案外，可以專門成立檔案開發小組，采取科學方法和手段鑒定檔案資源，通過多樣化的宣傳和公開方式引導大眾使用價值較大的、適合公開的檔案資源，或者組織大眾參觀、鑒賞等，為其提供多樣化的檔案資源利用服務，實現辦公室檔案信息資源的共享，發揮檔案擁有的價值。

三、結語

辦公室檔案管理工作和單位其他工作有一定的聯系，辦公室有效開展檔案管理工作是單位有序開展各項工作、實現正常運作的重要保障，對應人員應充分發揮檔案管理設施的作用，在更新檔案管理工作方式的同時，提高人員素質，注重對檔案資源的開發和利用，從而體現檔案資源的價值，促使單位各部門密切配合，切實提高檔案管理工作效率，更好地服務于單位的運作和發展。