事業單位檔案管理規范化措施探析

文/三明市醫療保障基金管理中心清流管理部 劉小芳

近年來，人們生活質量逐步提高，事業單位承擔了更多社會發展責任，只有不斷提升檔案管理工作的有效性與科學性，才能保證事業單位未來穩定和諧發展。事業單位要充分認識到檔案管理工作的意義，結合當前檔案管理過程中出現的問題，既要增加資金投入，完善各項基礎設施，也要引進人才，健全制度，不斷提高檔案管理效率。不僅如此，事業單位要從檔案管理工作實際情況出發，注重引入規范化管理措施，這是提升檔案管理工作效率與質量的有效手段。

一、事業單位檔案管理的現狀

（一）思想上忽視檔案工作。當前事業單位一般比較重視檔案管理工作，認識到檔案的價值，并安排了專門的檔案管理人員。然而分析實際工作情況看，部分工作人員對檔案管理工作重視程度不足，自身綜合素養有待提升。對大多數專職人員來說，檔案管理屬于“臨時性”工作，只有需要利用某些檔案資料時才去管理。殊不知，事業單位檔案管理是一項長期性的工作，在各項工作開展期間會產生很多重要資料，只有采取規范化管理措施，才能為事業單位工作的開展提供有效指導。然而很多檔案管理人員未意識到這點，很少主動提高自身綜合素質與能力，事業單位也不重視檔案管理工作，不利于提升檔案資料的真正價值。

（二）檔案信息化建設緩慢。現階段事業單位檔案信息化管理手段屬于必然發展趨勢，信息技術需要應用到檔案管理各環節中，這是提升檔案管理工作質量與效率的有效手段。雖然越來越多的事業單位逐步購置了先進的檔案管理設備，并增加了資金投入，但是卻未能充分發揮這些設備檔案的作用，導致其處于閑置狀態，未能將應有的作用體現出來，檔案管理工作效率難以有效提高。分析其原因可知，主要是檔案管理人員在信息技術應用中不夠熟練，不能有效體現各種先進技術與設備的作用。當然也有很多事業單位忽視了檔案管理信息化建設，至今仍然采取手工的方式管理檔案，不重視對辦公條件的改善，導致在應用信息技術的過程中出現了巨大阻礙。

（三）檔案管理人員綜合素質有待提升。新形勢對事業單位檔案管理工作提出了極高要求，為了達到規范化管理要求，需要檔案管理人員具備極高的素質與能力，保證檔案管理價值得到充分體現。但是現在很多檔案管理人員思想觀念轉變不及時，對信息技術的作用認識不到位，很少主動提升自己的專業技能，導致檔案管理效率始終難以實現提升。甚至部分檔案管理人員是兼職，他們未接受專門的檔案教育培訓，為事業單位檔案規范化管理帶來了不利影響。

二、事業單位檔案規范化管理的措施

（一）轉變思想觀念，提高重視程度。要想保證事業單位檔案管理工作的順利開展，須保證檔案管理的規范化，檔案管理人員必須樹立新的理念，對各項檔案資料的價值有充分的認識，才能積極履行自身職責，保證檔案管理工作的規范開展。當前事業單位檔案管理工作量逐步增加，且工作內容與方式也有了很大轉變，若是仍然實施傳統手工管理檔案的模式，不僅工作效率不高，且難度也很大，需要主動引進國內外先進的檔案管理經驗，結合當前檔案管理工作中出現的不足與問題，盡快作出改進與調整。事業單位各級領導也要提高對檔案管理工作的重視程度，在人力、物力和財力上增加投入，并實施相應的政策，保證檔案管理工作能夠規范、有序開展。

（二）增加資金投入，完善基礎設施。長期以來，事業單位在檔案管理工作中主要為紙質文件，并通過人工方式對檔案進行整理與歸納，不僅非常繁瑣，也難順利完成日益沉重的檔案管理工作任務。為了解決這個問題，事業單位要在檔案管理方面投入更多的資金，將檔案設備配置齊全，讓檔案管理可以有效進行。同時，事業單位要加快信息化建設步伐，跟上時代發展的腳步，讓檔案管理的規范性與保密性得到提升，消除檔案管理過程中出現的各種風險。事業單位要大力建設檔案管理多媒體平臺，發揮多媒體網絡平臺的作用，這樣可以更好地管理檔案資料與數據信息，便于檔案管理人員輕松、高效開展檔案資料管理工作，檔案利用者也能快速查找到所需資料。

（三）建立電子檔案，完善管理體系。在事業單位檔案規范化管理過程中，需要盡快完善相關管理體系，從而更好適用于內部的檔案管理。這需要事業單位從電子化、信息化入手，加大對檔案信息管理軟件的應用力度，對檔案信息進行批量化處理，保證檔案管理效率的提升，也為檔案信息安全性與快速傳遞提供有力支持。事業單位要注重電子信息化管理，重新審視檔案管理工作目標，有針對性開展管理體系與內部組織結構的架構工作，這樣檔案管理的規范化、標準化和信息化水平才能實現提升。事業單位要引入先進管理方法與理念，發揮出專業軟件系統的作用，打造適用于內部的檔案信息存儲系統，同時在全國范圍內實現信息聯動。事業單位要積極應用辦公自動化系統，結合實際檔案管理工作需求，有針對性更新與調整軟件與系統，保證其功能得到拓展，如文書處理、文件管理及檔案管理等，讓后續檔案信息整理與利用有可靠條件。

（四）加強培訓工作，提升人員素質。事業單位既要注重引進優秀人才，也要在工作時間與人力物力資源配置上進行優化，加大對檔案管理人員的培訓與考核力度。除了要讓檔案管理人員接受培訓與教育以外，對各級管理者來說，也需要加強進修，從而了解檔案管理最新動態，學習并掌握新的技術知識，才能保證檔案管理方法的有效性與科學性。針對具備內部培訓條件的事業單位來說，應該引入相關專業人才，開展專業技術知識講授工作，并注重考核專業技能等工作實務。若是事業單位缺乏相關專業技術人才，則需要采取外聘、遠程授課等方式，讓檔案管理人員接受培訓與考核。承擔監管職責的組織部門需要把考核與績效相結合，加強工作人員對檔案管理專業技能的重視程度，發揮出激勵的作用。此外，監管部門要選擇部分實踐經驗豐富的管理者，下派到事業單位檔案管理部門中，為規范化開展檔案管理工作提供指導。

三、結語

總之，檔案管理與事業單位各部門、各項實踐和管理事務等密切相關，提升檔案管理規范化水平，能夠保證各項工作效率實現提升，為事業單位更好服務人民群眾打牢基礎。但是檔案管理工作涉及內容眾多，工作流程也很復雜，為了保證檔案管理工作的效率，事業單位要從思想、理念、人員、設備、管理、培訓等方面入手，提升檔案管理工作規范化水平，為今后的快速、穩定發展打下堅實基礎。