事業單位檔案管理創新路徑探討

文/牡丹江市考試中心 單永新

對于事業單位而言，在檔案管理的過程中，需要緊跟時代步伐，根據時代發展要求，完善檔案管理工作制度，制定有效的信息建設路徑，滿足時代的需求，提高檔案管理以及檔案利用的效率，真正為公眾提供高效的檔案服務，以創新的視角洞悉檔案管理的新方向，挖掘創新管理的路徑。

一、事業單位檔案管理創新的必要性

（一）新時期事業單位檔案管理面臨著新變化。對于事業單位而言，其本身就是為大眾服務的，因此在管理服務方面的需求十分強烈，特別是近幾年我國政府不斷強調和優化服務意識，因此事業單位自身更需要從服務發展入手，在開展相關活動方面更加積極，由此帶來的檔案管理數量以及需求都在不斷增加，傳統的文字檔案管理方式已經滿足不了當前事業單位的需求，引入信息技術是十分重要的，由此才能夠真正體現多樣化的檔案需求，只有與時俱進才能夠更好地服務大眾，滿足社會的需求。

（二）信息化廣泛應用，事業單位檔案管理要與時俱進。現如今，信息技術發展迅速，各個領域對于信息技術的運用十分迫切，而對于事業單位自身而言，在舉辦相關活動以及不斷提高服務的過程中，同樣也需要運用信息技術，可以說信息技術在檔案管理方面的高效運用不僅改變了傳統檔案管理，同時也需要更加高效地促進檔案資料的管理，方便檔案資料的有效保存，促進檔案管理的規范化，同時加速信息技術在檔案管理方面的運用，有利于檔案管理改革和創新，保證檔案調取高效便捷。

二、事業單位檔案管理創新路徑

（一）創新檔案管理規章制度。對于事業單位而言，在檔案管理工作的開展過程中，更需要注重檔案管理制度的完善，要以實際情況為準，制定符合實際需求，提高檔案管理效率的制度。要結合事業單位自身的特點，注重科學有效的管理模式創新，提高檔案管理的效率，重視檔案管理制度內容上的創新，加強事業單位內部各崗位對于自身檔案管理的需求，保證制定的制度與時俱進。同時，在相關制度的制定過程中，要保證各崗位地位上的平等，不能因為員工與領導的區別而對檔案管理區別對待，只有嚴格要求，規范處理，才能夠真正意義上保證檔案制度的有效性，同時可以創新設定檔案管理的獎懲制度，對檔案管理內部人員嚴格要求，不得惡意修改，隨意添加，對檔案管理負責人進行重點考察，關注他們的工作積極性和責任心，同時對于優秀的檔案管理人員給予一定的獎勵，激發他們的工作熱情，保證事業單位自身檔案管理工作能夠健康有效運轉。

（二）檔案管理中的創新思維方式和思路。在當前的事業單位發展過程中，檔案管理工作尤為重要，要運用創新思維不斷提高檔案管理工作質量和效率，要提高檔案管理人員的工作能力，保證檔案管理工作的實效性，要真正在事業單位內部發揮出檔案管理的實際價值，加強交流，重視交流，在交流中轉變思維，從而培養優秀的專業人才，保證檔案管理工作有效開展，從實際入手，促進事業單位檔案管理智能化發展，要學會構建完善的檔案管理體系，善于借用網絡，加強對于檔案管理的信息化建設，運用科學的方法進行檔案管理資源的錄入、存儲以及利用，要做好檔案信息交流工作，運用信息技術實現檔案管理的信息互通，便于工作人員開展工作，同時要派遣相關的檔案管理人員外出學習，掌握先進的檔案管理技術，確保整個事業單位內部檔案服務水平和意識不斷提高。

（三）提升檔案管理的信息化水平。事業單位發展過程中容易受到傳統理念的禁錮，因此事業單位需要不斷反思，盡可能突破局限，與時俱進，要善于引用優秀的科學技術，以信息化來武裝自己，同時要學會不斷創新改革，發展提高，在這個過程中，檔案管理信息化發展不容忽視，信息管理可以有效促進檔案信息的輕量化，只要不斷深化檔案管理信息化，就可以真正促進事業單位的良性發展。因此，對于事業單位自身而言，檔案管理工作的開展需要從三方面入手：首先，建立檔案信息相關網站。通過網站設定來提供有效的檔案管理服務；同時要改變傳統檔案管理思路，通過信息化的管理方式來促進信息服務的高效化，降低事業單位工作人員的工作難度，提高整體的服務水平。其次，要拓展檔案相關信息資源。從基礎的信息建設入手，運用集成網絡的優勢，把握網絡發展的特點，運用搜索引擎促進檔案信息快速整合和完善，促進事業單位內部資源共享。最后，要掌握搜索引擎的建立方式。事業單位相關檔案資源十分豐富，由此帶來的檔案提取問題一直都是重點問題，因此建立自己的搜索引擎十分重要，搜索引擎可以大大降低工作難度，提高檔案管理的整體能力，同時還能夠保證信息的準確性，確保信息調取的真實性和重要性，只有將檔案管理跟現代信息技術結合起來，不斷深入挖掘，才能真正發揮檔案管理的利用價值，從而確保檔案管理工作有效開展。

（四）明確權責，合理配置管理資源。事業單位不同于其他組織，事業單位內部人員密集，崗位很多，因此對于事業單位自身而言，在檔案管理工作中必須要明確崗位分工，不同崗位要承擔不同的責任，要確保通過崗位分工和責任明確的方式來保證檔案管理工作開展的質量和效率，通過明確權益和責任來促進檔案管理工作的開展，提升整體工作的質量和效率。在實際的管理過程中，更需要對員工進行分析劃分，確保管理落到實處，提升工作人員的管理能力。在整個發展過程中，需要結合實際的具體工作，進行系統有效的工作劃分，通過精細的管理方式實現對于檔案工作的科學化發展，同時能夠更好地避免長期以來事業單位內部工作效率低下的問題，從而有效降低管理不到位和管理粗放帶來的直接問題，優化管理方式，提高管理效率，保證檔案管理工作高效進行。要做到這一點，需要事業單位準確進行檔案管理人員劃分，從行政管理入手，制定電子信息化管理制度，實現財務系統的有效管理，人事行政的有效管理，領導層面的有效管理等。將原本單調枯燥的檔案工作不斷劃分成一個個細節，讓檔案管理落到每一個相關部門，每一個相關責任人的身上，實現真正意義上的精準定位，實現服務和管理共同提高、共同展現的效果。檔案管理是長期的管理工作，需要在管理中融入服務意識，只有每一位員工了解自己的定位，區分自己的工作內容，才能夠精準定位，有效實現檔案管理質量的提升。

三、結語

綜上所述，對于事業單位自身而言，要想提高自身的發展水平，需要重視對于自身檔案管理工作的創新，其中有效的方法是引入信息化的管理方式，培養相關的專業人員，科學分析，合理運用，將檔案管理精準細分到每一個部門，細分到每一個責任人，把握與時俱進的管理方式，提高事業單位的檔案管理水平，提高事業單位的服務水平。