網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書(shū)館檔案管理工作策略

文/山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 崔虹

伴隨著信息技術(shù)發(fā)展的日新月異，圖書(shū)館檔案管理工作向著信息化、智能化、可持續(xù)發(fā)展方向大幅邁進(jìn)。在信息技術(shù)的推動(dòng)下，圖書(shū)館檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了組織形式等層面的深度變革，有效提高了檔案管理工作的效率與質(zhì)量，節(jié)省了人力物力等運(yùn)營(yíng)成本。一方面，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的安全面臨著一定的威脅；另一方面，圖書(shū)館檔案管理工作存在不足，為圖書(shū)館檔案管理工作帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員要辯證看待網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的重要作用，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作準(zhǔn)確、高效、智能、安全、可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為圖書(shū)館檔案管理工作帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案管理工作向信息化方向?qū)崿F(xiàn)轉(zhuǎn)變。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書(shū)館檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化發(fā)展，這一方面體現(xiàn)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，另一方面體現(xiàn)在檔案存儲(chǔ)的方式轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰W(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)存儲(chǔ)。檔案存儲(chǔ)信息平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)在于能夠存儲(chǔ)更多數(shù)量與不同種類的檔案數(shù)據(jù)，檔案數(shù)據(jù)的類型得以從文檔為主拓展為音頻、視頻、文檔等多元化的類型。這不僅有效減輕檔案收集、歸檔、存儲(chǔ)層面的工作難度，同時(shí)也有效節(jié)約了檔案管理在存儲(chǔ)層面的成本，同時(shí)也為檔案的進(jìn)一步利用建立了良好的基礎(chǔ)。

（二）檔案管理工作得到創(chuàng)新。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，裝訂、分類、編碼、裝箱、存儲(chǔ)等多項(xiàng)管理工作由管理人員負(fù)責(zé)，檔案查詢時(shí)間取決于工作人員服務(wù)的時(shí)間。但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，伴隨著辦公軟件、人工智能等多項(xiàng)信息技術(shù)的融入，大量的簡(jiǎn)單操作如編碼、收集等被機(jī)器所取代，人力資源成本得到有效的降低，檔案管理團(tuán)隊(duì)向精細(xì)化管理、信息化管理、綜合性人才方向發(fā)展，這有的促進(jìn)了檔案管理行業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新，意義十分深遠(yuǎn)。另外，伴隨著自助查詢機(jī)、查詢網(wǎng)站等技術(shù)的推廣運(yùn)用，檔案查詢服務(wù)打破了時(shí)間、空間層面的限制，甚至能夠滿足用戶的個(gè)性化需求，有效地提高了用戶對(duì)檔案管理服務(wù)的滿意度。

（三）檔案管理的質(zhì)量與利用效率得到提高。較之于傳統(tǒng)的檔案管理形式，網(wǎng)絡(luò)管理有效減少了檔案損壞、丟失等層面的問(wèn)題，提高了檔案的完好度與準(zhǔn)確度，提高了檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)檔案轉(zhuǎn)遞、審批、查詢等工作全部都在信息平臺(tái)處理，管理的流程得到有效的簡(jiǎn)化，檔案管理的效率因此得到有效提高。此外網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開(kāi)展檔案管理工作也與辦公無(wú)紙化、環(huán)保化等可持續(xù)發(fā)展的要求十分符合，從多個(gè)角度降低了檔案管理的成本。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書(shū)館檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息化建設(shè)存在不足。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書(shū)館檔案管理工作存在信息化建設(shè)不足的現(xiàn)象。一方面，體現(xiàn)在部分圖書(shū)館開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，僅僅將網(wǎng)絡(luò)化、信息化檔案管理工作停留在資料信息的數(shù)據(jù)化保存和檔案收集這兩個(gè)方面，信息化工具的使用存在局限性，信息存儲(chǔ)平臺(tái)相關(guān)功能也不夠完善；另一方面，體現(xiàn)在部分檔案管理團(tuán)隊(duì)在檔案管理服務(wù)信息化程度層面存在不足，對(duì)外檔案查詢、數(shù)據(jù)庫(kù)共享等層面還存在局限性。

（二）檔案管理團(tuán)隊(duì)管理水平有待加強(qiáng)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理團(tuán)隊(duì)的信息技術(shù)水平至關(guān)重要。但部分圖書(shū)館缺乏專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理人才，檔案管理人員的信息技術(shù)水平也存在不足。另外，部分圖書(shū)館以及相關(guān)管理單位缺乏對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員信息技術(shù)水平無(wú)法得到有效進(jìn)步，創(chuàng)新能力愈發(fā)不足，無(wú)法滿足網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理能力目標(biāo)的要求。

（三）檔案安全面臨挑戰(zhàn)。部分圖書(shū)館保存著大量的科研數(shù)據(jù)、歷史文獻(xiàn)等極其重要的信息，一旦丟失損失不可估量，因此在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的安全至關(guān)重要。但實(shí)際上，部分圖書(shū)館缺乏網(wǎng)絡(luò)安全防范的意識(shí)，缺乏網(wǎng)絡(luò)安全防范體系，對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏定期檢查與更新，缺少重要檔案?jìng)浞荨⒉《靖綦x等多項(xiàng)有效防護(hù)措施，圖書(shū)館檔案管理面臨著較大威脅。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開(kāi)展圖書(shū)館檔案管理工作的方案

（一）提高檔案管理意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，為高效實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理工作，檔案管理人員要升級(jí)管理思想，用科學(xué)的思想引導(dǎo)實(shí)踐工作。為此管理人員要正確認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的內(nèi)容，要正確認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作已不單純是檔案信息的數(shù)據(jù)化保存以及收集，要依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案管理、檔案管理領(lǐng)域信息化建設(shè)、檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)等全方位的檔案管理以及服務(wù)意識(shí)，為提高檔案管理的質(zhì)量與效率提供理論上的保障。此外，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下管理團(tuán)隊(duì)也要與時(shí)俱進(jìn)提供更為先進(jìn)的檔案管理服務(wù)形式，以此提高檔案管理的質(zhì)量以及利用效率。一方面，管理人員在線上要加強(qiáng)圖書(shū)館網(wǎng)站等相關(guān)服務(wù)設(shè)施的建設(shè)，以此提高檔案下載、瀏覽以及查詢的效率；在線下要加強(qiáng)宣傳，提高相關(guān)服務(wù)的宣傳力度，并推動(dòng)移動(dòng)查詢軟件建設(shè)，深度打破檔案服務(wù)的時(shí)間空間限制，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的信息化建設(shè)；另一方面，管理團(tuán)隊(duì)要加強(qiáng)信息化技術(shù)的投入力度，如投入進(jìn)出庫(kù)手持移動(dòng)終端、大型辦公軟件等信息化管理軟件，并定期維護(hù)與更新，使之滿足不斷發(fā)展的檔案管理信息化技術(shù)要求。

（二）優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下為高效實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理工作，管理團(tuán)隊(duì)可通過(guò)優(yōu)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)保障圖書(shū)館檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定開(kāi)展。為此可從以下幾個(gè)方面入手：第一，健全管理體系。為健全圖書(shū)館檔案管理體系，管理團(tuán)隊(duì)要深入解讀網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書(shū)館檔案管理的要求，根據(jù)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以及本單位實(shí)際情況，建立一套涵蓋檔案收錄存放、整理收集、安全保密、檔案等級(jí)分類、檔案管理責(zé)任制度、人員管理等多個(gè)層面內(nèi)容的檔案管理體系。并根據(jù)管理體系明確檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)范圍，使圖書(shū)館檔案管理工作有法可依、有章可循，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序、高效開(kāi)展，為檔案管理的質(zhì)量與效率提供制度保障。此外，管理團(tuán)隊(duì)要加強(qiáng)對(duì)檔案的接收、傳遞等各個(gè)流程的監(jiān)督力度，確保各個(gè)流程的規(guī)范、有序，以此保障檔案管理的質(zhì)量與效率。第二，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)信息化水平。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書(shū)館檔案管理工作需要的是集圖書(shū)館技能與信息化技術(shù)為一體的復(fù)合型人才。因此管理團(tuán)隊(duì)要加強(qiáng)內(nèi)部信息化技術(shù)以及檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)力度，提高員工的信息化技術(shù)水平以及檔案管理的水平，以此保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的持續(xù)開(kāi)展。員工自身也要樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷閱讀相關(guān)書(shū)籍，用常換常新的管理思想促進(jìn)圖書(shū)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。第三，提高團(tuán)隊(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)。管理團(tuán)隊(duì)要建立涵蓋系統(tǒng)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)安全維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全防范等多維度的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，以此保障電子檔案的安全。同時(shí)管理人員要定期維護(hù)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，對(duì)重要的數(shù)據(jù)要采取加密、備份、病毒預(yù)防隔離等手段。此外，管理人員要建立完備的應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)急能力和備份技術(shù)，以此保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書(shū)館檔案管理工作的安全性與穩(wěn)定性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書(shū)館檔案管理工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，因此要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高效管理，管理人員要認(rèn)識(shí)到自身不足，深度解讀網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的全新要求，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，正視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，以此實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書(shū)館檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。