淺析如何完善客運檔案管理工作

文/臨沂市城市公共客運管理辦公室 孫美玉

黨的十九大明確提出建設交通強國的宏偉目標，吹響了交通強國建設的號角，為未來一段時間的交通建設奠定了總的基調。城市交通客運作為交通強國建設關鍵環節，作用重要，任務艱巨，迎來了前所未有的發展機遇，也面臨著諸多困難和挑戰。客運檔案管理作為交通客運工作中比較重要，但卻易被忽略的環節，是一種對歷史負責、為現實服務的重要依據和載體。所以，交通客運檔案真實完善與否，直接關系到城市客運服務體系健全和服務水平的提升。基于其重要作用，當務之急，需要進一步強化客運檔案管理工作，改進傳統工作方式方法，以服務交通客運發展為中心，堅持問題導向，以專業人才和信息技術為依托，建立起一套科學完善、運行規范的交通客運檔案管理體系，適應新形勢發展的需要，促進交通運輸工作水平不斷提高，實現交通強國建設目標。

一、客運檔案管理存在問題分析

（一）缺乏溝通配合，未能形成工作合力。加強合作，增強各個管理部門之間的有效協調有著至關重要的作用。在實際客運檔案管理工作中，檔案從資料信息收集到整理分析再到核查再到歸檔，需要多個部門和眾多人員的參與。由于客運管理單位對檔案管理工作重視程度不夠、管理體系不健全等方面原因，各部門存在閉門造車、溝通協調不暢、協作程度不高等問題，導致檔案資料沒有及時歸檔，沒有實現檔案有效利用和信息共享，為此影響了客運管理整體工作的開展。

（二）亟待建立科學規范的規章制度。在當前客運檔案管理工作中，一個明顯問題是沒有建立起行之有效的客運檔案管理制度。檔案管理作為一項常態化工作，如果沒有一套科學規范的管理制度，會導致檔案管理無序化問題突出。主要表現為：檔案歸檔缺乏客觀真實和實用性，檔案是歷史的真實記錄，這是其價值所在，如果缺乏真實性，不但會造成檔案管理資源投入價值得不到有效發揮，而且會給后續工作帶來諸多不利，不能提供有效的歷史依據和信息反饋，這些工作缺陷，將對客運管理工作帶來不利影響。

（三）聯系實際緊密，不夠與時俱進，難以適應新形勢發展需要?，F今，客運檔案管理工作的創新進行需要實現與時俱進，只有緊密聯系實際，符合新的發展形勢，才能更好地服務于交通客運發展。在實際工作中，無法立足于需求，一直停留在經驗操作層面上，歸根結底，這是對客運檔案管理工作不夠重視、脫離實際、缺乏工作創新等原因造成的。

（四）亟須加強檔案管理隊伍建設。目前，客運檔案管理工作中，創新運用新的管理技術和手段，但歸根結底離不開專業人員的操作，亟須科學設置檔案管理人員結構，組建一套高素質水平的管理隊伍。一方面，客運檔案管理人員必須是專業化水平高的，且能夠積極順應現代化檔案運行管理體系建設，這對于檔案管理人員的整體要求是較高的；另一方面，客運檔案管理隊伍建設需要完善學歷層次結構，既有研發型人員又有操作性人員；而且對于年齡較大的管理人員及時進行崗位的調整，為檔案管理隊伍注入新的活力。就以上而言，如果沒有足夠的重視程度，加大資金投入和支持的力度，將難以保證檔案管理人員隊伍的高素質和穩定，這也是亟須改進的一個方面。

（五）檔案管理缺乏有效的核查監管。強化檔案管理的核查監管，對提升工作水平具有十分重要的意義。通過核查監管能夠及時發現存在的問題，及時與有關人員對接處理，提升實際管理和服務水平。而對實際工作而言，很多單位檔案管理體系中缺少內部監管環節，即使有監管，也是因為檔案出現大范圍錯誤時，才會調動人員核查，具有遲滯性。為此，對于客運檔案管理來講，如果在初期未能加強核查，后期進行核查監管，整體投入的資源力度是非常大的，對于客運檔案管理而言得不償失。

二、客運檔案管理工作創新改進的建議

（一）明確客運檔案管理的目標，準確定位。不同時期客運檔案管理的整體要求是不同的，為了提升實際客運檔案管理水平，需要實現與時俱進，對客運檔案管理進行準確的定位，按照既定的目標落實，提升整體的檔案管理水平。就這一方面而言，當下客運檔案管理中，其目標制定首先應從客運整體運行管理水平提升出發，向著客運企業可持續方向的目標進行。在這一目標引領下，切實保證客運檔案收集歸檔的精準性，在信息數據全面、客觀的基礎上，為客運企業相關決策制定奠定基礎。此外，客運檔案管理目標的確定應以提升更高水平的服務質量為主?？瓦\行業發展的根本則是獲得來自乘客的支持，也就是在最佳的服務前提下，提高乘客的乘坐率。那么，通過客運客戶檔案的有效建設，提供針對性強、服務水平高的客運服務，這一點是非常必要的。目前，隨著信息化技術的不斷發展，信息化建設不斷推進，信息技術得到廣泛應用。客運行業需要形成一個共識，將乘客的乘坐記錄及時進行統計，并且在整個行業內部實現信息的共享。這樣一來，行業內部不同客運地點可以就乘客的出行信息實現更新，通過大數據實現運算，計算乘客的出行頻率和主要出行點，為乘客提供最佳的服務。而為了達到這一效果，客運行業需要統籌兼顧、統一部署，加強相關規章和制度方面的引導，督促和引導信息化技術創新使用，積極支持客運數字檔案管理平臺的研發和推廣，促使客運服務數字化檔案管理工作有序推進。

（二）健全客運檔案管理體系，發揮有效的引導作用。為了提升客運檔案管理水平，建立健全完善的客運檔案管理體系，發揮有效的引導作用是非常必要的。一方面，完善規章制度，明確各個部門之間的檔案工作職責；另一方面，應該加強宣傳教育、培訓等措施，促使員工明確檔案管理需要落實的各項工作。因此，積極與檔案管理部門溝通，及時提供信息數據。而在規章制度完善中，各個管理部門的責任通過明文條例標示清楚，對于不履行責任和義務的部門及時進行懲罰。在獎懲制度有效配合下，發揮有效的引導激勵作用，加強部門之間的協調配合，為客運檔案管理水平提升奠定基礎；另一方面，建設完善的檔案管理核查監管制度。在實際客運檔案管理水平提升中，建設完善的檔案管理核查監管制度有著重要作用。需要從檔案管理初期便開始進行監管，對于數據信息的收集反饋進行二次核查，保證數據信息的真實性、準確性。完善監管體系，需要從檔案管理內部體系方面完成，給予監管部門較大的管理責任權限，建設專業化的監管人員隊伍。此外，監管工作進行中，還要著眼于監管目標與客運運行目標相結合，為客運行業的進一步發展提供真實有效的資料數據。

（三）建設高水平的檔案管理人員隊伍，發揮輔助作用。為了提升客運檔案管理水平，形成專業化水平高的、協調有序的檔案管理人員隊伍是非常必要的。一方面，企業需要投入必要的資金支持，積極組織檔案管理人員進行培訓教育，接受最新的檔案管理知識和技術。全面提升檔案管理人員隊伍綜合素質水平；另一方面，調整管理專業人員結構。積極引進年輕的人員，增加研發型人員，提升整體的研發水平。以此為基礎，通過加強創新，形成專屬本單位自身的檔案管理信息系統，提升檔案管理的實用性。

（四）與時俱進，創新建設檔案管理信息化系統。完善客運檔案管理工作，實現與時俱進，創新建設檔案管理信息化系統對于符合時代要求和實現社會發展有著重要作用。創新建設檔案管理信息化系統，就是要實現數字化檔案管理。數字化檔案管理系統要不斷完善硬件設計，提升硬件系統的兼容性。檔案主管部門能夠通過在線信息整理，通過專門的數據庫建設，對信息實現分類整理。以此，能夠減少檔案管理人員的工作壓力。此外，在數字化檔案管理中，通過專門的數據庫建設，能夠針對檔案信息的反饋實現自動編目和處理。而實際無論是全宗目錄還是分類目錄，都應按照特定的標準和規范落實。只有這樣，才能夠促使客運企業在后期相關決策制定和服務體系改進中，實現信息的隨時調取和處理應用，提升檔案存儲價值，為客運企業健康發展作貢獻。

三、完善客運檔案管理工作應注意的問題

（一）注重資金的強有力支持?？瓦\檔案管理工作創新需要強有力的資金支持，這就需要客運企業制定有效的資金投入計劃，從客運數字化管理層面進行改進。再將資金應用到檔案管理創新中，強化資金應用追蹤和監管，根據資金的使用狀況靈活調整，為檔案管理人員隊伍建設和檔案管理其他基礎設施改進提供支持，切實促使資金應用到檔案管理工作中，為專業化人員隊伍建設和檔案管理新技術引進提供支持。

（二）注重檔案管理的重視提升?？瓦\檔案管理工作中，提升檔案管理的重視度是一切管理工作落實的關鍵。頂層管理人員積極認識到在現代化交通體系下，更應該注重提升針對性強的客運服務，吸引客運回頭客。因此，立足于時代和社會發展背景，展望未來，加強重視，從階段性計劃制定中給予檔案管理足夠的重視。在重視度提高的前提下，中層規劃和基層執行部門上下協調、全面改進，提升檔案管理工作水平。此外，檔案管理重視度的提升還應獲得行業內部的一致認同，因此加強宣傳教育，促使行業每一個工作人員尤其是檔案管理部門人員形成共識，促使管理思想積極轉變，引進現代化檔案管理模式，為檔案管理工作創新落實發揮有效的作用。

四、總結

綜上所述，在檔案管理工作中，為了提升檔案管理水平，實現與時俱進，需要從實際出發，提出相應的改進建議。在實際工作中，針對實際存在問題，能夠從專業化人員隊伍建設、信息化系統創新建設、完善的檔案管理體系方面進行落實，同時注重資金的強有力支持和檔案管理的重視程度，促使實際創新改進工作有效推進。