淺談科技檔案在水利系統中應用問題與對策

文/江西省水利規劃設計研究院 史學紅

科技檔案是指自然科學研究、基本建設等活動中形成的科技文件材料，包括設計圖紙、文字材料、照片等多種形式。科技檔案是為未來繼續開展自然科學研究和基本建設提供具有參考價值的材料。隨著我國水利事業的發展進步，水利科技文件材料的管理對未來繼續進行水利工程研究與建設具有重要的參考意義。

一、科技檔案在水利系統中應用存在的問題

（一）科技檔案整理缺乏時效性。水利工程是一項具有持久性的項目，周期比較長，但是水利工程實施過程中會有不同的階段，例如勘測、評估、設計、施工等多個環節。而水利系統科技檔案管理中，很多檔案管理人員會在工程結束才花大量精力整理相關科技文件材料。水利工程施工過程中，檔案管理人員缺乏主動整理資料的思想意識，使得一些極為重要、甚至在工程建設中使用的資料未及時進行整理。另外，由于水利工程是一項周期性極長的工程，由于科技檔案管理人員項目建成后才開始整理檔案，也導致一些前期的資料出現遺失、遺漏等情況，存在各環節的檔案資料缺乏聯系，使得一些檔案資料失去研究意義。

（二）科技檔案制度缺乏規范化。目前，我國水利部制定了《水利科學技術檔案管理規定》等相關的檔案管理辦法，對我國水利科技檔案管理提出了一些要求和管理辦法。但是這些規定制定的時間過長。隨著我國水利科技事業的快速發展，科技檔案管理方法與技術也發生了巨大的變化。這些規定難以滿足現有的水利科技檔案管理的要求。另外，我國水利系統單位的檔案管理人員大部分依照原有的相關規定和辦法執行水利科技檔案管理工作。而相關省市級水利部門及水利系統單位沒有根據自身的實際情況制定相關的管理辦法和管理制度，缺乏規范的科技檔案管理制度。

（三）科技檔案人才缺乏復合型。人才是推進制度創新、技術創新的重要因素。由于水利科技檔案具有行業特殊性，這就需要水利系統科技檔案管理人員具有水利科技專業知識和檔案管理知識。而我國水利系統科技檔案管理人員大部分是檔案管理專業出身，具有豐富的檔案管理知識與技能，但是缺乏對水利科技知識的了解和熟悉，導致一些科技檔案人員只能根據水利工程項目提供的資料進行整理和歸類，缺乏對水利科技檔案的分析與研究。另外，一些科技檔案管理人員由水利系統內的人員兼職，這類科技檔案管理人員缺乏專業的檔案管理知識，雖然對水利專業知識較為了解，但是由于忙于其他工作，對檔案管理很難做出專業的指導和幫助。

（四）科技檔案平臺缺乏信息化。隨著信息化的快速發展，信息化更多地運用到檔案管理中，大大提高了檔案管理的效率和質量。而攝影攝像技術、計算機技術等信息化技術，為科技檔案現代化管理提供了更多的途徑與方法。水利科技檔案管理對信息化發展有所欠缺，從目前水利科技檔案信息化建設來看，主要是將一些水利科技資料電子化，但是只是較少部分。因為電子文件的內存較大，而水利系統缺乏較大的電子文件存儲系統。另外，水利科技檔案缺乏信息化查詢平臺，只是將電子文件分類保存。

二、提升水利系統科技檔案管理水平的措施

隨著我國水利事業的快速發展，水利工程項目越來越多，水利工程項目資料也越來越復雜。科技檔案在水利系統的應用越來越重要。針對當前我國水利系統中科技檔案應用存在的問題，從科技檔案管理的時效性、科技檔案管理的制度化、科技檔案管理的復合型人才和科技檔案管理的平臺信息化四個方面提出具體的措施。

（一）加強科技檔案的時效性。水利工程項目雖然周期長、環節多，但是并不影響水利科技檔案管理的時效性。加強水利科技檔案時效性需要改變原有的管理模式。科技檔案管理人員要以項目為核心，緊跟項目進度，對項目的每一個環節及時跟蹤、及時了解，產生的水利科技資料及時整理和歸納。例如水利工程項目評估階段，水利科技檔案管理人員要及時跟進項目評估，對于評估階段產生的水利科技資料進行整理，評估階段結束時，項目評估科技資料需要完成入檔。水利科技檔案管理需要以立項的形式進行，也就是與水利工程項目保持同步，專門的人負責專門的項目。這樣，才能保證水利科技檔案的時效性，才能發揮水利科技檔案的重要作用。水利工程項目是一個長期的過程，時刻需要前期資料作為參考，所以要保證水利科技檔案的時效性。

（二）完善科技檔案的制度。科技檔案制度規范化是水利科技檔案管理的重要基礎和保證，所以，加強科技檔案在水利系統的應用必須要完善科技檔案的制度。第一，水利部及水利部門要不斷修訂相關規定及管理辦法。《水利科學技術檔案管理規定》制定于2010年，離2020年已有10來年，這就需要水利部及水利部門積極根據科技檔案管理的需求和發展對相關規定及辦法進行修訂，使相關規定及管理辦法成為水利科技檔案管理的指導文件和管理制度。第二，水利單位要積極制定科技檔案管理制度。每個水利單位都會參與不同的水利工程項目，每個水利工程項目會有較大的差異，而且生產管理辦法也會有些差異。那么，水利單位要根據自身的生產實際制定符合生產的科技檔案管理辦法。隨著水利工程項目建設的難度加大、資料增多，必須要通過規范化的制度來進行管理。一方面，保證科技檔案管理的規范化，提高科技檔案的管理效率與質量；另一方面，保證水利工程資料的安全，避免國家重要的水利資料泄露，造成國家的經濟損失和安全威脅。

（三）引進和培養復合型人才。復合型人才是提高水利系統科技檔案管理水平的關鍵。所以，我國水利系統要不斷加強引進和培養復合型人才。第一，引進復合型人才。我國基層水利單位的科技檔案管理人員較為缺乏，基層水利單位要積極引進科技檔案管理復合型人才，為基層單位提供專業的指導，加強對基層水利單位科技檔案的管理。第二，培養復合型人才。一方面，是水利單位要培養復合型人才。水利單位要從水利工程技術人員中培養一批科技檔案管理人才。作為水利工程技術人員，從事水利科技檔案管理工作，不僅能夠完善科技檔案資料的整理與歸納，還能夠對相關的水利科技資料進行分析與研究，提出對水利建設與研究具有價值的分析結果。另一方面，我國高校水利專業要開設一門檔案管理課程，讓未來從事水利工作的技術人員具備一些檔案管理基礎，即便不從事檔案管理工作，也能為檔案管理人員提供詳細的工程資料。

（四）推進科技檔案管理信息化建設。信息化建設是推進水利系統科技檔案管理的重要舉措。水利系統要積極推進科技檔案的信息化建設。一方面，加強電子文件整理與歸納。水利工程技術涉及較多的電子文件，例如圖紙等，以電子文件進行整理與歸納較為方便，也方便查詢與閱讀；另一方面，加強信息化平臺建設。水利部及水利系統要積極推進水利科技檔案管理系統的開發與建設，通過信息化平臺建設既能提升科技檔案的整理效率，還能夠方便科技人員查詢與閱讀。隨著互聯網技術的發展，為水利系統科技檔案管理提供了極大的方便，水利單位要不斷加強信息化建設與管理，提升科技檔案管理水平。

三、結語

隨著我國水利工程項目建設水平的提升，水利科技檔案水平也要隨著提升，才能滿足水利科技檔案管理的要求。因此，科技檔案在水利系統中的應用要從人才、制度、技術等多方面不斷創新。