不動產檔案現代化管理探討

文/四平市不動產登記中心 王繹涵

對不動產檔案進行現代化管理，對管理的全面性和有效性具有很大的幫助。并且現階段我國的網絡技術十分發達，所以利用現代化手段進行檔案管理將會非常便捷，為提高不動產檔案現代化管理的水平，相關部門和工作人員必須采取有效措施。

一、不動產檔案管理中存在的問題

（一）工作人員缺乏協調性。檔案管理工作人員之間的工作缺乏協調性是不動產檔案管理中存在的比較嚴重的問題之一，因其工作缺乏協調性，導致不動產檔案管理工作雜亂無章，經常出現各種問題。工作人員之間缺乏協調性表現在以下幾個方面：第一，工作人員之間業務溝通不夠，這是因為很多不動產檔案管理單位或者部門為適應經濟社會的發展，不得不對自身的部門進行重組，以便于更好地利用現代化手段進行檔案管理，提高其效率，但是因為對檔案管理部門進行了重組，所以不動產登記的要求發生了變化，工作人員不適應，業務溝通不足，所以經常臨時協商的情況，應急處理能力較差。第二，工作人員之間業務銜接能力不強，所以在工作過程中經常會導致某一個工作流程出現失誤，或者是不動產檔案管理在某一個環節停留時間過長等，嚴重影響了不動產檔案管理的效率。

（二）工作人員技術水平低。隨著經濟社會的發展，很多領域的工作都強調高效、快捷等，所以很多領域的工作改變了傳統的工作方式，采用現代化的手段進行管理，不動產檔案管理領域也不例外。但是在利用現代化手段的過程中，不動產檔案管理工作人員的技術水平不夠，技術人員不足也阻礙了其工作效率的提升。主要表現為，在不動產檔案管理工作中，一些需要技術水平的工作往往處理效果不好，且堆積嚴重，進而激發群眾的不滿情緒。

（三）檔案管理制度不完善。檔案管理制度不完善也是不動產檔案管理中存在的又一比較嚴重的問題。雖然政府相關部門出臺了關于不動產檔案管理的一些制度和規定，但是因為不動產檔案現代化管理剛剛轉變不久，所以缺乏系統完善的檔案管理制度，這就導致了不動產檔案管理單位沒有辦法依照有效規定制定自身的規章制度，進而導致工作人員在工作的時候沒有辦法遵循相關規章制度，最后造成檔案管理工作中出現各種各樣的問題，甚至出現某些工作人員粗心大意遺失不動產檔案的情況，加大了不動產檔案管理的難度。

（四）檔案管理缺乏規劃性。由于在沒有采用現代化的手段進行檔案管理之前，很多不動產檔案管理采用紙質檔案管理，這就導致檔案的登記、儲存和管理出現各種各樣的問題。并且因為不動產檔案管理的種類和數量比較多，而紙質檔案的管理缺乏規劃性，所以不動產檔案管理的工作難度是比較大的。除此之外，由于采用紙質版的檔案管理無法像利用現代化手段一樣將檔案存放在電腦上面，而是要存放在倉庫里面，隨著檔案的增多，搜尋和查閱將變得十分復雜，且安全性也相對不高。

二、不動產檔案現代化管理的特點

不動產檔案管理是我國經濟社會發展的重要組成部分，利用現代化的手段進行不動產檔案管理，可以提高不動產檔案管理的全面性和有效性，還可以保障不動產檔案管理的質量，提高其管理效率。而不動產檔案現代化管理的特點主要表現為以下三點：

（一）時效性。利用現代化手段進行不動產檔案管理是具有時效性的。這主要是因為利用現代化的手段進行檔案管理就必須依靠電子技術，而電子技術本身具有較強的時效性。整個不動產檔案管理的流程是依靠電子系統來完成的，所以在其運行的過程中，可以大大減少人力物力財力的消耗。這和傳統的不動產檔案管理相比，其效率是非常高的。

（二）共享性。利用現代化的手段進行不動產檔案的管理還具有共享性。眾所周知，隨著社會經濟的發展，不動產買賣和流動頻率會增多，而不動產管理的檔案數量也隨之增多，而利用現代化的手段對其進行管理可以將其壓縮，儲存到電腦硬盤或者云盤之上，因為其所占內存比較小，所以傳輸和獲取也是十分方便的，所以其共享性非常強。

（三）形式多樣。不動產檔案現代化管理的手段和形式都是非常多的。利用現代化的手段對其進行管理已經脫離了傳統管理手段中紙張的束縛，不需要利用紙張，僅需要利用電子媒介就可以完成不動產檔案的管理，而電子媒介的形式又是十分多的，所以電子檔案管理的手段和形式多種多樣。

三、不動產檔案現代化管理的措施

（一）提高不動產檔案服務質量。1.提高工作人員溝通力度。提高不動產檔案管理部門內部工作人員之間的溝通，加強不動產檔案管理部門和其他單位的協商溝通力度對于不動產檔案現代化管理來說非常有必要。尤其是在網絡十分發達的今天，部門內部和部門之間進行溝通協商是非常方便的，不受時間空間的限制，隨時隨地可以溝通，通過這種方式可以有效解決不動產檔案修改、移交等各種各樣的問題。2.提高工作人員的技術水平。提高工作人員利用現代化手段管理不動產檔案的技術水平，唯有如此，才能有效解決不動產檔案管理效率不高，問題頻出的情況。首先，需要加強對本身工作人員的技術培訓，通過定期開展培訓會的形式提高其專業技術水平。其次，工作人員之間還可以相互借鑒學習工作經驗，俗話說，他山之玉，可以攻石。工作人員通過學習他人的工作經驗可以彌補自己工作過程中的不足，進而提高自己的工作效率。最后，不動產檔案管理部門還要引進一批技術水平比較高的工作人員，一方面可以提高工作人員的整體水平，另一方面也可以緩解不動產檔案現代化管理中高素質人才不足的問題。

（二）加強不動產檔案信息化建設。1.加強不動產檔案的數字化建設。不動產檔案的數字化建設是進行不動產檔案現代化管理的前提條件。唯有加強不動產檔案管理的數字化建設，在檔案管理過程中才可以有效將檔案進行數字化的處理，然后再利用計算機的搜索功能，搜索和處理不動產檔案管理。通過這種方式能夠有效提高不動產檔案現代化管理的效率。2.保障不動產檔案現代化管理的安全。保障不動產檔案現代化管理的安全是提高不動產檔案現代化管理的重要內容之一。首先，要為不動產檔案管理配備相關的安全工作人員，對檔案進行管理、操作和維護。其次，需要完善和規范不動產檔案現代化管理流程，確保其工作流程的安全性。最后，要提高檔案管理工作人員的安全意識，避免因為個人的原因導致檔案管理出現問題。

（三）建立完善的不動產檔案現代化管理制度。政府相關部門應該加大不動產現代化管理制度的建立和完善工作。以便于讓不動產檔案管理相關單位利用現代化的手段進行檔案管理時，做到有法可依，進而提高不動產檔案現代化管理的合理性和合法性。

四、結語

總而言之，作為經濟社會發展過程中重要組成部分的不動產檔案，對其進行現代化管理是非常有必要的，唯有如此，才有可能讓其適應經濟社會發展的節奏，提高檔案管理的效率和質量。