新形勢下加強社會保險檔案管理工作的思考

文/山東省菏澤市單縣社會保險事業(yè)服務中心 鄧振龍

社會保險檔案是對被保險人各項信息的真實記錄，加強社會保險檔案管理工作，有利于社會的和諧、穩(wěn)定與健康發(fā)展。近年來，社會經(jīng)濟發(fā)展速度很快，人民群眾的物質(zhì)和精神文化水平不斷提升，對社會保險檔案管理工作提高了重視。加之我國社會市場就業(yè)人數(shù)的增加，社會保險管理工作任務更重，更需要做好檔案管理工作，讓社會實際需求得到滿足。

一、加強社會保險檔案管理工作的意義

第一，社會保險檔案在維護參保人員合法權益上發(fā)揮著憑證的作用。社會保險與參保企業(yè)、參保機關和參保個人等密切相關，規(guī)模極為龐大，事關國計民生。且社會保險檔案管理工作專業(yè)性較強，與多個環(huán)節(jié)密切相關，能夠?qū)⒈Ｈ藗€人信息反映出來，是參保人繳費記錄、保險關系轉(zhuǎn)移和待遇享受等的依據(jù)。第二，加強社會保險檔案管理工作，有利于社會的和諧與穩(wěn)定。社會保險檔案與人民群眾終身利益密切相關，若是經(jīng)辦單位出現(xiàn)疏忽，將對參保人切身利益帶來影響，不利于社會的和諧與穩(wěn)定?，F(xiàn)在人們保險意識不斷增強，參保人數(shù)也日益增多，需要對社會保險檔案管理進行完善，讓參保企業(yè)與個人獲得更為優(yōu)質(zhì)的服務，保證社會保險檔案管理職責充分發(fā)揮出來，為社會的和諧與穩(wěn)定作出積極貢獻。

二、社會保險檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，保險種類日益增多，參保人數(shù)也逐步增加，多年的保險業(yè)務檔案資料管理工作量快速增加，從最開始的幾萬人發(fā)展到現(xiàn)在的幾十萬人。社保檔案管理是社保經(jīng)辦管理工作的重要內(nèi)容，保險業(yè)務部門應該積極對參保人員檔案資料展開歸納、總結、分類、歸檔、裝訂、保管、利用、移交和銷毀等工作。這是提升社保經(jīng)辦質(zhì)量與科學管理社會保險事業(yè)的有效方法，這樣以養(yǎng)老保險和醫(yī)療保險工作為主的社保工作體系將越來越完善。

分析社保檔案形成范圍可知，其涉及面很廣，產(chǎn)生與保存由各自承辦部門負責。站在動態(tài)角度來說，社會保險檔案中很多內(nèi)容信息時刻處于變化中，要采取規(guī)定程序進行動態(tài)管理。結合已有的載體而言，社會保險檔案大多為紙制材料和電子系統(tǒng)，從管理上說，社會保險檔案管理比較分散與無序，需要保證管理的規(guī)范性。站在利用層面來說，社會保險檔案至今始終居于利用的高峰期，這是由于社會保險初期建檔工作存在問題，其信息共享機制與系統(tǒng)也不完善，從而為利用工作帶來了較大阻礙。

三、新形勢下加強社會保險檔案管理工作的策略

（一）提高投保人的檔案管理意識。社會保險檔案在社會保障體系中占有關鍵的地位，然而現(xiàn)階段大多數(shù)投保人對檔案的價值認識不充分。為了提升社會保險檔案管理工作效率，應該注重增強投保人檔案管理意識，促使他們對檔案的重要性有足夠的認識，從而主動配合檔案管理工作，保證社會保險檔案管理部門工作效率實現(xiàn)提升。在發(fā)現(xiàn)問題以后，將核對工作做到位，避免工作中出現(xiàn)漏洞。除了要切實增強投保人對檔案的重視程度以外，也應該提高檔案管理人員的思想意識，定期為他們提供職業(yè)技能培訓的機會，促使其綜合素質(zhì)實現(xiàn)提升。要通過對激勵機制的完善，保證每個檔案管理人員工作積極性得到激發(fā)，并將具體的檔案管理職責明確下來，加快基礎設施建設的步伐，對用時較長、老化問題嚴重的設施應該盡快更換。社會保險檔案管理中還要定期開展檢驗工作，保證在發(fā)現(xiàn)問題后第一時間進行解決，將社會保險檔案的使用價值體現(xiàn)出來，為社會的進步與發(fā)展作出貢獻。

（二）加強檔案管理制度標準化建設。為了提升社會保險檔案管理水平，應該采取標準化、規(guī)范化管理措施。為了實現(xiàn)這個目標，應該不斷完善社會保險檔案管理制度，保證社會保險檔案管理更加規(guī)范與有序進行，為文件材料的完整收集創(chuàng)造有利條件，同時也有利于各項材料分類更加科學合理，保證檔案管理規(guī)范化水平實現(xiàn)提升。社會保險檔案涉及內(nèi)容眾多，包括專業(yè)檔案、會計檔案和生育、醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老等社會保險審批材料、證明文件和統(tǒng)計報表等，應該結合具體保管期限與歸檔范圍進行劃分，這樣社會保險工作的開展才能獲得可靠支持。此外，要加大對社會保險檔案信息資源的整合力度，保證有效共享已有的信息資源，這樣社會保險檔案管理工作效率將得到提升。因此只有不斷規(guī)范社會保險檔案管理制度，才能讓檔案管理更加科學化、標準化和規(guī)范化。

（三）提升社會保險檔案信息化管理水平。在信息化時代，現(xiàn)代信息技術在社會各個領域得到了廣泛應用。在開展社會保險檔案管理工作時，要將信息技術的作用發(fā)揮出來，不斷提升社會保險檔案管理的標準化、智能化和科學化水平。要想保證社會保險檔案管理工作順利進行，并提升檔案管理工作效率與服務質(zhì)量，應該在社會保險檔案管理中投入更多的資金，加快各項軟硬件設備建設的步伐。要以專人為指導，對社會保險檔案實行電子化掃描，讓紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，達到永久保存的目的。這樣有利于提高社會保險檔案的利用價值，提供快捷查詢服務通道，達到便民惠民的目的，為群眾查詢與利用創(chuàng)造有利的條件。在查詢各項參保信息的過程中，只需要利用檔案查詢軟件就能達到目的，為參保人續(xù)保、轉(zhuǎn)移、待遇核發(fā)等提供可靠依據(jù)，保證參保人員切實利益不受侵犯，也實現(xiàn)了經(jīng)辦效率的大幅度提升。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)技能水平。對社會保險檔案管理工作來說，有著很強的政策性與業(yè)務性等特征，檔案管理人員在開展工作的過程中，應該對相關法律法規(guī)有足夠的了解，并不斷提高自己的計算機操作技能。社會保險部門也要提高重視程度，為社會保險檔案管理部門建設提供更多支持與幫助，為檔案管理人員提供更多業(yè)務培訓的機會，并在其作風建設和思想建設上加大力度。這樣才能逐步打造一支專業(yè)能力強、綜合素質(zhì)高的社會保險檔案管理隊伍，也可以維持社會保險檔案管理工作的連續(xù)性，為新形勢下做好社會保險檔案管理工作創(chuàng)造更加有利的條件。

四、結語

總之，社會保險檔案存在保存、查考與利用等價值，對社保經(jīng)辦機構來說，應該避免社會保險檔案的真實性與完整性受到影響，讓檔案信息能夠?qū)數(shù)亟?jīng)濟發(fā)展情況充分反映出來。這樣才能發(fā)揮出社會保險檔案的作用，為當?shù)匕l(fā)展規(guī)劃提供可靠依據(jù)，也有利于促使當?shù)厣鐣ｋU體系更加完善，為構建和諧社會作出貢獻。社會保險檔案管理機構應該意識到這項工作的重要意義，主動將崗位職責履行到位，不斷提高辦事效率與工作質(zhì)量，為人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。