檔案數字化在醫院檔案中的應用價值

文/肇慶市高要區人民醫院 魏海鋒

醫院檔案是指醫院在日常工作中所形成的具有保存價值的歷史記錄與生產資料，種類有很多，包括醫院行政管理、黨群管理、科教、人事、財務、設備、基建等不同類型。檔案數字化是指利用數據壓縮技術、數據庫技術、高速掃描技術等先進技術手段，將傳統的紙質檔案與聲像檔案轉換為電子檔案，保存在檔案數據庫中，方便對檔案資源的保管與利用。本文就當前醫院檔案數字化管理存在的問題進行分析，探討解決對策。

一、醫院檔案數字化管理的應用價值

（一）更好地保存珍貴的檔案原件。傳統的檔案管理方式容易導致檔案原件缺損或遺失，影響檔案的完整性。將檔案管理數字化一般可利用電腦管理電子版檔案。有效解決了原件經常被利用而造成缺失的問題，使很多珍貴的資料原件得以保存下來。

（二）轉變了傳統文件歸檔方式，提高了檔案資源的利用率。檔案管理實現數字化后，工作人員無需耗費大量的精力與時間去對檔案資料進行整理與記錄，從而避免了由于一處改動所引起的連鎖改動，節省了人力物力。同時，檔案人員從過去的手工工作中解放出來，提高了工作效率。

（三）促使醫院整體管理水平提升。隨著檔案數字化進程的發展，醫院能夠把護理流程、臨床管理、經濟核算與分析等檔案信息進行有機融合，構建起更有效的監管平臺。不僅能滿足醫院管理的需要，也能節省不必要的成本投入。同時，檔案信息化建設的過程中，檔案管理工作將發揮出更強大的支持效用，進一步提高了醫院整體管理水平，讓醫院各項工作能夠有序開展，防止嚴重的醫患矛盾發生。

二、當前醫院檔案管理數字化發展存在的問題

（一）缺乏足夠的重視。醫院管理層對檔案數字化建設缺乏足夠的重視，對這項工作的長遠意義認識不足。檔案數字化建設工作的開展主要取決于醫院管理層的支持以及各科室的積極配合，尤其是院領導的重視尤為重要。由于檔案管理數字化不同于其他工作，難以體現出相應的經濟價值，因此，醫院管理層與職工對這項工作不夠重視，甚至在日常工作中存在懈怠心理，制約了檔案管理數字化水平的提升。

（二）軟硬件投入不足。由于重視不足，因此在軟硬件設施方面的投入明顯不足，導致檔案管理數字化建設滯后，難以滿足醫院檔案管理信息化發展的需要。從硬件層面來說，應配備專業的高速拍攝儀、掃描儀，滿足檔案數字化管理的需要。但從現實來看，現有的設備老舊，難以滿足檔案數字化建設的需要。從軟件層面來說，檔案管理系統與辦公自動化系統相對獨立，系統之間數據轉換困難。此外，數據庫存儲服務器大多設置在局域網內，不能與其他利用者共享，不能充分發揮出數字檔案的價值。

（三）缺乏專業的數字化檔案管理人才。檔案數字化建設離不開一支復合型的檔案專業人才隊伍的支持，但從現實來看，醫院大部分檔案員身兼數職，也非檔案專業出身，檔案專業知識匱乏，信息技術水平有限，因此，不能輕松勝任檔案數字化管理工作。這在一定程度上影響了檔案數字化水平的提升。

三、新時期醫院檔案數字化建設的策略

（一）更新觀念，高度重視檔案數字化管理工作。院領導必須充分認識到檔案數字化建設對醫院長遠發展的意義，為檔案數字化建設提供有力的支持。檔案資源不僅僅是醫院發展的重要記錄，也是開展醫療科研、教學、行政管理、解決醫患矛盾的重要資料。為此，院領導應將檔案數字化建設提升到醫院發展戰略層面，高度重視這項工作，加大資金與資源的投入。要在醫院內部營造濃厚的檔案數字化建設氛圍，利用教育培訓與日常會議等機會向全體職工宣傳檔案數字化建設的意義，增強院領導、職工以及檔案人員的檔案管理意識，使其主動配合好檔案數字化管理工作的開展。

（二）逐步完善檔案信息化建設的軟硬件設施。為提高檔案數字化管理水平，必須盡快完善軟硬件設施。首先配備功能先進的掃描儀、電腦、復印機，根據檔案對載體的需求購進對應類型的設備，以獲取高質量的電子檔案。與相關軟件開發公司合作，設立辦公自動化系統與檔案管理系統間的對接接口，并加強對檔案員的培訓，保證工作成效。同時，注重設備管理系統、人事管理系統與檔案管理系統間的有效銜接，并建立檔案數據庫，逐步豐富檔案資源。調整數據庫局域網，善于利用大數據、云計算等信息技術，加強與其他醫院及醫療機構的檔案資源共享，使檔案資源利用率得到有效提升，充分發揮出檔案資源的利用價值。

（三）加強檔案資源的信息安全管理。不同于傳統紙質檔案，電子檔案面臨的主要風險就是網絡安全風險，易受到黑客攻擊，導致信息被竊、信息丟失等。為此，必須加強對檔案運行環境的安全管理。為數據設立獨立運行設施，將存儲檔案的設備放在遠離磁場的環境中，保護設備電源，可建立獨立電源室，以保證數據庫能安全運行。同時，加強對電子檔案的備份管理，便于恢復丟失受損的電子檔案，保證檔案資源的完整性與安全性。醫院可根據實際情況選擇離線或在線備份，本地或異地備份的方式。可采用磁盤陣列保存信息量龐大的電子檔案。重視對電子檔案的保密管理，避免被病毒、黑客攻擊，通常可利用軟件加密、硬件加密、混合加密的手段進行保密管理。其中，最常見的是混合加密法，即采用用戶認證、身份密碼、權限分配等措施來保護檔案信息的安全性。

（四）加強對數字化檔案管理人才的培養。檔案工作者的專業素養在很大程度上影響到醫院檔案數字化建設的成效。為此，必須重視對檔案數字化管理人才的培養。首先，要出臺健全的醫院電子檔案管理制度，將電子檔案歸檔納入醫院的立卷歸檔制度范圍內，并嚴格加以考查。其次，對檔案人員加強業務培訓，重點學習相關數字設備、軟件系統的使用方法與技巧，掌握電子檔案管理的專業知識，著力提高他們的電子檔案管理水平。一方面，要注重培訓的深度，對醫院各科室部門、行政管理部門、檔案部門的人員進行相關培訓，增強其數字檔案管理意識；另一方面，要重視培訓的深度，將檔案人員、數據錄入人員、信息管理員、計算機技術人員作為培訓重點對象，重點培訓數字化方面的知識。最后，醫院應從高校、社會上引進復合型檔案專業人才，彌補當前檔案數字化人才不足的問題。在加強對現有檔案隊伍培養的基礎上，還應多引進精通信息技術、網絡技術、檔案專業知識扎實的復合型人才，從而為醫院檔案數字化建設提供有力的智力支持。