醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化探討

文/齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院附屬第一醫(yī)院 王維娜

隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對于醫(yī)療資源的需求以及水平要求越來越高，這就要求醫(yī)院不斷提升自身的管理水平，從管理的細(xì)致化和科學(xué)化不斷精進(jìn)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院行政管理事務(wù)的重要組成部分。檔案記錄醫(yī)院的發(fā)展，包括醫(yī)療水平、患者信息、醫(yī)護(hù)溝通等信息，對于醫(yī)院的細(xì)致化管理以及發(fā)展穩(wěn)定有著重要的意義。但是長期以來，檔案管理工作在醫(yī)院管理中不受重視，檔案管理工作存在著一定的問題，不能充分發(fā)揮出其對于醫(yī)院發(fā)展的重要意義。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院的檔案管理工作在當(dāng)前的形勢下日益邊緣化，逐漸喪失應(yīng)有的價值。就其管理來看，主要存在以下幾個方面的問題：

（一）醫(yī)院檔案管理的受重視程度不高。長期以來，醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的重視程度不高，導(dǎo)致無論是對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入還是對于其專業(yè)人才引進(jìn)，力度都不大。醫(yī)院的檔案管理工作長期在這樣的背景之下，管理方式陳舊，管理設(shè)施落后，檔案管理人員在工作中干勁不足，醫(yī)院檔案管理工作也較為保守落后。當(dāng)前的社會形勢已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，人們對于醫(yī)療資源的要求也越來越高。醫(yī)院在管理的過程當(dāng)中，除了對于醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行不斷精進(jìn)提升之外，還需要針對自身的管理方式和管理水平進(jìn)行提升。醫(yī)院檔案管理能夠?yàn)獒t(yī)務(wù)工作人員提供豐富的信息，醫(yī)生能夠從醫(yī)療檔案中找到過去豐富的病歷信息，提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時醫(yī)療檔案管理的細(xì)致化與科學(xué)程度也能夠?yàn)楫?dāng)前日益緊張的醫(yī)患關(guān)系留下更為充實(shí)的信息，預(yù)防后續(xù)的醫(yī)患糾紛。因此，從醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院管理的積極意義來說，必須重視醫(yī)院檔案管理工作。

（二）醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性有待加強(qiáng)。醫(yī)院的檔案管理工作因?yàn)檫^去客觀原因的限制，一直以來規(guī)范性不夠強(qiáng)。各個醫(yī)院中針對檔案管理的方式和方法都不同，沒有整合成為統(tǒng)一的規(guī)范。同時針對醫(yī)院檔案的存檔內(nèi)容，存檔年限以及不同年限檔案信息的管理方式與處理方式都在各個醫(yī)院之間有很大的差異，甚至在醫(yī)院內(nèi)部沒有統(tǒng)一進(jìn)行處理。這就導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作較為混亂，檔案資料沒有系統(tǒng)性，在使用的時候無法及時為使用者提供完善有用的信息，從而進(jìn)一步造成檔案的使用率不高等問題。事實(shí)上，這也是醫(yī)院檔案管理工作日益邊緣化的重要原因。另外，在醫(yī)院檔案管理工作中，專業(yè)人才有很大的缺口。檔案管理工作是一個非常專業(yè)的工作，有著一套系統(tǒng)性的理論知識和工作方法來指導(dǎo)檔案管理工作，醫(yī)院的檔案管理工作人員往往只是醫(yī)院的行政人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和教育，欠缺專業(yè)的檔案管理專業(yè)知識，因此在工作中無從談起使用專業(yè)的理論知識指導(dǎo)工作。過去我們的檔案管理工作往往按照傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)來指導(dǎo)工作，能夠基本滿足需求。但是當(dāng)前的社會形勢已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，醫(yī)院的各類信息層出不窮，信息成倍在增長，并且在醫(yī)院年限的不斷增長中，也不斷累積豐富的資料，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足當(dāng)前時代的需求，必須從當(dāng)前的形勢和需求出發(fā)，建立完善的內(nèi)部檔案管理工作規(guī)范。

（三）醫(yī)院檔案管理的信息化程度不高。當(dāng)前是信息化時代，無論是信息傳遞的方式還是交流的方式都已經(jīng)趨于電子化，但是在醫(yī)院的檔案管理中，大部分信息還是紙質(zhì)的信息。一方面，紙質(zhì)信息的保存方式和保存條件都有一定的限制；另一方面，紙質(zhì)信息的調(diào)取和使用相對來說需要花費(fèi)較長的時間。這就造成當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中檔案信息的使用率不高，很多紙質(zhì)信息也因?yàn)榭臻g以及保存條件的限制逐漸失效。這給檔案管理工作帶來很大的挑戰(zhàn)。另外，醫(yī)院目前對于檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不夠，醫(yī)院檔案信息的電子化和信息化進(jìn)展緩慢，與當(dāng)前的社會趨勢落差巨大，進(jìn)一步加劇了當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化管理落后程度。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化措施

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題在于其工作的重視程度，內(nèi)部規(guī)范建設(shè)以及信息化水平幾個方面，因此，提升醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平，也需要從當(dāng)前存在的主要問題著手，進(jìn)行改善。

（一）提升醫(yī)院檔案管理工作的重視程度。醫(yī)院檔案管理部門中的管理人員和工作人員首先應(yīng)當(dāng)重塑對于自身工作的認(rèn)識，正確看待醫(yī)院檔案管理工作的積極意義，通過自身的努力，最大化發(fā)揮檔案信息對于醫(yī)院管理的作用與意義。另外，醫(yī)院的管理人員也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平對于醫(yī)院建立科學(xué)的管理體系有著非常積極的作用。從上到下，從內(nèi)部到外部，逐漸改善對于檔案管理工作的認(rèn)識，才能逐漸提升對檔案管理的重視程度。從檔案信息的使用性來說，也需要檔案管理工作人員提升工作效率，提升服務(wù)的水平，讓檔案信息的使用率更高，更好地服務(wù)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，發(fā)揮其應(yīng)有的價值。檔案信息的使用性提升也能夠增強(qiáng)檔案工作人員的成就感，并直接提升檔案管理工作的重要程度。

（二）提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平。當(dāng)前的社會已經(jīng)是信息時代，檔案信息所涉及的內(nèi)容在很大程度上都已經(jīng)信息化，因此，相應(yīng)的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)提升信息化水平。一方面，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)增加對于信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，采購信息化管理硬件設(shè)施如電腦、快速掃描設(shè)備等，同時采用高端的檔案管理軟件，培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才。從硬實(shí)力和軟實(shí)力上提升檔案信息管理的現(xiàn)代化水平。當(dāng)然，檔案管理信息化水平的建設(shè)不是一朝一夕能夠完成的，而是需要針對當(dāng)前的實(shí)際狀況和實(shí)際需求進(jìn)行不斷的完善，在信息化的過程當(dāng)中，檔案管理人員切忌一蹴而就，不可能一下子完成所有的信息化建設(shè)工作，而是要在過程當(dāng)中不斷進(jìn)步，按照需求進(jìn)行建設(shè)，直至超越當(dāng)前的需求。

（三）完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)性規(guī)范建設(shè)。醫(yī)院檔案信息管理是一個系統(tǒng)性的工作，因此必須建立一整套系統(tǒng)制度來約束和規(guī)范檔案信息管理工作。醫(yī)院檔案信息管理的內(nèi)部規(guī)范需要結(jié)合醫(yī)院自身的實(shí)際狀況進(jìn)行建立，并且對于當(dāng)前醫(yī)院檔案信息管理的主要訴求有針對性、有側(cè)重地進(jìn)行規(guī)劃，形成檔案信息建立、保存、使用的流程，為檔案信息的使用提供最大化的便利。通過規(guī)范來明確檔案信息管理的工作模式以及管理模式，能夠更加快速地培養(yǎng)檔案信息管理的專業(yè)人才，提升工作效率，并讓檔案信息管理人員在工作中獲得更多的認(rèn)同感和成就感，從而建立一個穩(wěn)定且積極向上的檔案信息管理團(tuán)隊(duì)，提升檔案信息管理的現(xiàn)代化水平。

三、結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院檔案信息管理長期以來的運(yùn)作過程當(dāng)中存在不少的問題，重視程度不夠、信息化程度不高、缺乏系統(tǒng)性是其中的主要問題。因此，提升檔案信息管理的現(xiàn)代化水平，需要從這幾個方向著手。通過建立系統(tǒng)性規(guī)范，提升信息化管理的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施，提升檔案信息管理的有效性和重要性，讓醫(yī)院從上至下提升對于檔案信息管理的重視程度，提升醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)代化水平。