綜合檔案管理在醫(yī)院管理中的作用分析

文/無錫市第五人民醫(yī)院 許超

醫(yī)院的綜合檔案主要來自兩個(gè)部分：一部分是來自于上級(jí)的來文；另一部分是醫(yī)院在日常管理工作和業(yè)務(wù)中形成的各種資料。綜合檔案按照種類可以分為六大類，包括文書檔案、人事檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案。這些檔案記載著醫(yī)院的歷史，也記載著醫(yī)院的進(jìn)步發(fā)展史，在醫(yī)院的整體運(yùn)行中起著非常重要的作用。

一、綜合檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮的作用

（一）綜合檔案管理可以傳承一個(gè)醫(yī)院的文化。醫(yī)院在創(chuàng)辦的初期就會(huì)明確醫(yī)院的服務(wù)理念、辦院宗旨、醫(yī)院的院訓(xùn)等內(nèi)容，并引導(dǎo)醫(yī)護(hù)人員在日常工作中牢記這些醫(yī)院的思想文化，在日常的工作中體現(xiàn)這些文化。這些醫(yī)院的發(fā)展文化通過綜合檔案的形式記錄并儲(chǔ)存著，這些綜合檔案見證了醫(yī)院文化的不斷創(chuàng)新，不斷通過實(shí)踐而更加優(yōu)化。而對這些綜合檔案進(jìn)行管理，使所有數(shù)據(jù)俱全，能不斷傳承醫(yī)院的文化建設(shè)。

（二）綜合檔案管理可以使醫(yī)院不斷創(chuàng)新與發(fā)展未來。綜合檔案管理通過對醫(yī)院所有資料數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真整理、分析、總結(jié)、歸檔，并對真實(shí)的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行追蹤，利用這樣的方式不斷總結(jié)醫(yī)院的歷史，并且為醫(yī)院未來的發(fā)展提供借鑒，促使醫(yī)院不斷創(chuàng)新，探索出更好、更科學(xué)的方式為患者提供服務(wù)，讓患者滿意、讓政府滿意、讓社會(huì)滿意。通過對綜合檔案的管理，可以使醫(yī)院不斷總結(jié)歷史工作，取長補(bǔ)短，對于教訓(xùn)引以為戒，對于優(yōu)點(diǎn)發(fā)揚(yáng)光大，使醫(yī)院在現(xiàn)代發(fā)展中不斷進(jìn)行科學(xué)創(chuàng)新，使醫(yī)院發(fā)展蒸蒸日上。

（三）綜合檔案管理可以為醫(yī)院的科學(xué)化建設(shè)提供依據(jù)。隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)對醫(yī)院的整體要求越來越高，醫(yī)院只有重視綜合檔案的管理工作，才能提高醫(yī)院的整體水平。醫(yī)院應(yīng)對綜合檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，進(jìn)而提高醫(yī)院的社會(huì)效益、服務(wù)效益等，使醫(yī)院在同行中擁有足夠的優(yōu)勢。綜合檔案管理在醫(yī)院的各個(gè)方面都產(chǎn)生了一定程度的影響，比如臨床醫(yī)療方面、新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的開拓以及專業(yè)術(shù)語方面的交流等，使得各個(gè)重要領(lǐng)域相互影響、相互作用、共同促進(jìn)發(fā)展。綜合檔案管理為醫(yī)院的科學(xué)化建設(shè)提供了有利的依據(jù)。

（四）綜合檔案管理有利于完善人員信息，為職工的晉升提供相關(guān)資料。醫(yī)院通過開展綜合檔案管理工作，對醫(yī)院內(nèi)部工作人員的基本信息和工作經(jīng)歷進(jìn)行采集與完善，并保證這些資料的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。通過人員信息的完善，可以為醫(yī)院人事安排提供依據(jù)。醫(yī)院可以通過對內(nèi)部職工的人事檔案進(jìn)行分析，提供相關(guān)的晉升崗位，為醫(yī)院工作人員創(chuàng)造更好的發(fā)展機(jī)會(huì)，有利于醫(yī)院留住人才，從而不斷提高醫(yī)院的綜合競爭力。

（五）綜合檔案管理可以影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。綜合檔案是一些真實(shí)資料與原始資料，具有真實(shí)客觀性，醫(yī)院可以通過網(wǎng)絡(luò)、電視、信息的途徑對醫(yī)院的發(fā)展與綜合檔案管理工作進(jìn)行宣傳，大力宣傳醫(yī)院的創(chuàng)新管理模式與服務(wù)宗旨，以及創(chuàng)新的服務(wù)便民措施，通過宣傳讓更多的人熟悉了解醫(yī)院，更多的選擇在我院就診，不斷提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

二、怎樣使綜合檔案管理工作發(fā)揮更大的作用

（一）加強(qiáng)對綜合檔案管理基礎(chǔ)工作的監(jiān)管。綜合檔案管理最基礎(chǔ)的工作就是對所有綜合檔案的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、分析、歸檔、保存，并對綜合檔案進(jìn)行有效的排版與編目。醫(yī)院應(yīng)建立完整的綜合檔案管理制度，并嚴(yán)格按照制度對綜合檔案基礎(chǔ)工作進(jìn)行監(jiān)管，所有文檔及時(shí)進(jìn)行整理備案。在以往的醫(yī)院管理理念中，對于綜合檔案的管理只是重視資料的收集與歸檔，而對資料本身的真實(shí)性、客觀性、完整性、正確性有所忽略，導(dǎo)致在發(fā)生醫(yī)療糾紛時(shí)，綜合檔案的說服力極其微弱，無法給予法律支持。因此，在綜合檔案管理工作中，要對綜合檔案給予重視，醫(yī)院各個(gè)科室各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行記錄時(shí)均需要嚴(yán)格把控質(zhì)量，各個(gè)部門之間相互協(xié)調(diào)、相互合作、相互監(jiān)督，確保綜合檔案完成的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性。

（二）加強(qiáng)對綜合檔案管理工作的開發(fā)與利用。醫(yī)院應(yīng)開展有效的綜合檔案管理工作，認(rèn)真對以往記載的醫(yī)院歷史資料進(jìn)行編研，為醫(yī)院的發(fā)展提供更有利的資料信息查詢功能，有利于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）能夠確保綜合檔案管理設(shè)備資源完整。對于綜合檔案的管理應(yīng)引用一些先進(jìn)并科學(xué)的手段進(jìn)行管理，比如數(shù)字化管理、計(jì)算機(jī)信息化管理等方式，可以減輕人力、物力的消耗，同時(shí)提高綜合檔案管理的質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)對綜合檔案管理人才的培訓(xùn)。要對綜合檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高綜合檔案管理水平。對于管理類人才，醫(yī)院應(yīng)予以重用，并提高相關(guān)的福利待遇，使管理人才在綜合檔案管理領(lǐng)域發(fā)揮自己的優(yōu)勢，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案管理不斷發(fā)展。

三、總結(jié)

通過以上論述，可以發(fā)現(xiàn)綜合檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，能夠傳承一個(gè)醫(yī)院的文化；能使醫(yī)院不斷創(chuàng)新與發(fā)展；能為醫(yī)院的科學(xué)化建設(shè)提供重要依據(jù)；能夠有利于完善人員信息，為職工的晉升提供相關(guān)資料；能夠提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。在工作中，只有加強(qiáng)對綜合檔案管理基礎(chǔ)工作的監(jiān)管，加強(qiáng)對綜合檔案管理工作的開發(fā)與利用，保證綜合檔案管理設(shè)備資源的完整性，加強(qiáng)對綜合檔案管理人才的培訓(xùn)與使用，才能使綜合檔案管理工作效率不斷提升，使醫(yī)院不斷發(fā)展壯大。