大數據對醫院檔案管理發展的影響

文/濟寧市第一人民醫院 劉洋

如今，社會經濟繁榮發展，互聯網信息技術被廣泛應用在各行各業中，人類社會已經進入大數據時代。在信息量不斷增加的背景下，各類信息儲存處理技術持續升級換代，使得信息應用范圍更加廣闊。大數據合理運用到醫院檔案管理中是時代發展的必然趨勢。大數據信息管理不但可以有效提高醫院檔案管理工作效率，而且還可以進一步加深醫療衛生領域的變化。

一、醫院管理文件背景

現階段，醫院應用的檔案管理方式已經不再適用醫療業務的實際發展要求，從實際發展情況分析，醫院不論是在診療科目還是技術水平上，都做了非常詳盡的規劃，但是沒有足夠重視檔案設施和檔案管理，這直接導致醫院的醫療服務難以與信息檔案管理水平保持統一。既阻礙了醫院整體管理水平的提升，又影響了醫院業務水平的提高。甚至有部分醫院仍采用傳統檢索和收集信息的模式，進而抑制檔案管理作用的發揮。

二、大數據時代醫院檔案管理發展問題

（一）醫院不夠重視檔案管理。一部分學者認為，醫院屬于業務部門，具體工作過程中，應重點關注醫療新技術、新業務的開發，認為檔案管理不會對醫院運行有直接影響，所以，很多醫院內部管理將檔案管理工作作為“二線工作”落實，且對其人力資源和資金投入明顯不足，嚴重制約了醫院檔案管理大數據發展進程。

（二）檔案管理制度不夠完善。醫院檔案管理工作中，檔案管理缺少有效的監督機制、操作流程以及相應制度。使得醫院檔案管理秩序混亂，缺少約束力和規范性。現階段，醫院檔案管理相對松懈，醫院檔案和臨床醫學檔案隸屬于院辦和臨床部門，難以實現統一管理。由于缺少健全的管理機制，醫院檔案濫用現象十分嚴重。此外，缺少檔案信息的必要支持，經常出現濫用檔案問題。結果，醫院辦公室和各部門的檔案沒有及時轉移，檔案缺少完整性，收集效率低下。

（三）缺少電子檔案管理制度。從大量調研發現，某醫院檔案室已于2007年開始應用PDE7.0管理系統，但在具體使用過程中經常出現一系列問題，雖然檔案管理人員了解問題所在，但是并沒有積極應對，有效處理，從這點上看，PDE系統僅是他們的一個使用工具，如何高效管理內部電子檔案，尚未確立健全規范的制度去約束，導致檔案管理人員忽視電子文件的丟失。在調查檔案庫房和檔案室時，發現當前醫院的一部分重要紙質檔案仍只有原件，沒有任何電子拷貝。同時，電子文件只有企業管理部門一份源文件。且在檔案丟失后，檔案管理人員沒有采取行動，進行必要的檔案備份工作。

（四）檔案文件利用率低和服務方式相對單一。就檔案文件利用率而言，我們了解到，醫院通常在發生實際情況時，才會查找檔案，了解情況，特別是項目檔案。例如，開工需要找材料時，必須要通過檔案才能辦理物資合格證；施工期間，需要更改設計圖紙時，才會用到圖紙檔案。其他類型的檔案利用率就更低了。例如：68個全宗卷的年平均利用率只占19.1%，可見，每年大約有4/5的文件不會被使用。另外，檔案管理人員在討論自己工作的不足時，發現他們并沒有意識到檔案編制工作的重要性。事實上，醫院現有檔案數量十分驚人，但這些資源并沒有得到充分的利用和開發，極大抑制了檔案作用的發揮。

三、大數據環境下提高醫院檔案管理水平的對策

（一）有效加強電子檔案管理系統建設。首先，醫院必須完善檔案管理，結合實際情況，優化相關管理制度，使檔案管理工作遵照相關制度規范去執行，從而順利推進檔案管理工作。其次，還要適當增加管理人員，降低大家的工作強度，提升檔案管理人員的幸福感和工作滿意度，讓他們擁有更多富余時間，不斷提升自己，了解更多跨界新知識，真正了解和掌握患者的真實需求，全面構建面向服務的醫療模式。

（二）及時改變傳統的管理思想。在優化醫院檔案管理方面，轉變傳統觀念是最有效的管理手段，同時能夠彰顯大數據時代推進檔案管理工作良好發展的重要過程。因此，檔案管理人員必須要改變檔案需求形式和供給形式，結合醫院實際工作情況，充分發揮檔案管理工作的巨大價值和作用，使醫院各級領導能夠全面掌握和了解大數據背景下醫院檔案管理工作的巨大價值，從而確保醫院檔案管理工作有序開展，進而促進醫院檔案管理水平提升。舉個簡單例子，檔案管理工作人員需要在醫院正常運行過程中，充分發揮其優勢和重要作用，有效處理好大數據提供的重要信息，科學整理編輯醫院檔案信息，同時按照檔案類型和功能進行系統信息分類，為檔案信息管理工作順利進行提供重要保障。當醫院管理層需要相關的信息和數據時，檔案管理人員需要給出正確的指導，以便他們在最短的時間內獲得更多有價值的信息。可以為科學有效的工作打下堅實的基礎，為醫療服務的穩定發展提供重要基礎。

（三）大數據技術在醫院檔案管理中的全面實施。醫院檔案管理工作中，運用大數據技術具有非常重要的現實意義。要求醫院加大人力、物力投資，積極搭建獨立的數據平臺，為大數據功能全面發揮奠定堅實基礎，這樣，才能為醫院檔案管理現代化、信息化提供重要保障，從而不斷提高醫院醫療水平，進而方便醫院各臨床科室和領導進行醫學分析和診斷。因此，大數據技術在醫院檔案管理中的全面實施、大數據的深入分析以及醫院醫療水平的提高，可以確保醫院在手術過程中創造更多的效益。

（四）全面提高醫院檔案管理水平。全面提升醫院檔案管理水平，首先要不斷引入和培養醫院檔案管理人才。同時定期組織相關人員加大專業知識和技能培訓，同時運用網絡知識培訓等多種培訓方式。針對大數據時代，從網絡知識及其他專業知識和數據分析能力入手，組建一支專業素質高、實踐能力強的專業醫院檔案管理團隊。此外，有必要為醫院檔案管理人員配備良好的軟硬件設備，從而為相關工作順利開展奠定基礎。隨著信息技術的飛速發展，高科技層出不窮。大數據的應用可以有效提高醫院檔案管理工作效率，切實保證檔案數據的合理性和真實性。

（五）配備相關設施。在醫院檔案管理工作具體開展過程中，除了不斷引入先進理念外，還需要不斷健全相應硬件、軟件設施。從目前檔案管理實際情況分析，為了順利搭建醫院信息基礎平臺，既要配備與之相配套的設備，擁有先進的技術，還應加大硬件、軟件建設，同時在此基礎上，不斷創新優化。在核算成本內，提供重要的設備，這樣，更有利于檔案管理工作順利推進。同時，我們應繼續研發和運用滿足大數據管理的相關軟件，為有效處理大數據作出重大貢獻。

（六）加強對相關人員的業務培訓。既要為檔案管理創建良好的大數據環境，又要增強硬件、軟件設施建設，同時，要注重檔案管理工作人員的繼續教育和培訓。假設檔案管理人員不夠專業，未經歷專業系統化培訓，勢必會影響大數據技術實際應用效果。所以，為了實現檔案管理信息化，需要從外界不斷引入專業人才，并讓他們培訓現有工作人員，這樣可以整體提升檔案管理水平。此外，醫院必須足夠重視信息化檔案管理，同時加大人員培訓和人才引入的資金投入力度，進而組建一支專業素質高，能力強，擁有豐富專業知識的管理檔案人才隊伍，并在此基礎上，合理利用大數據技術分析和應用數據，從而整體提升醫院檔案管理水平，促進醫院檔案管理工作有序開展。

（七）加強安全管理。在醫院檔案管理工作中，合理運用大數據技術，及時保存好龐大的數據信息量。假設突然發生程序和數據設備故障，不僅會影響疾病診斷結果，而且還會影響醫療分析的準確性。同時，從某種意義上講，安全檔案存儲與各種醫院運營的發展息息相關。假設數據系統突然發生故障，將會極大考驗數據存儲和恢復。一旦數據信息無法完整恢復，勢必會影響整個醫院業務正常運作，從而影響廣大患者就醫。其中數據的安全性和可靠性是大數據技術最基本的要求。過去，數據量和規模都比較小，備份和恢復數據相對容易。一般來說，備份工作不需要太多的工作。然而，在新的時代，醫療系統涉及信息的方方面面，臨床信息的發展也呈現出多樣化、海量化的趨勢，甚至會出現十多個臨床信息系統。同時，服務器的規模也比較大，無論是備份數據還是恢復數據，都存在較大的困難。因此，做好數據安全管理是當前醫院檔案管理的重中之重。只有這樣，才能保證醫療信息系統的穩定運行和各項醫療服務的順利開展。

四、結束語

本文深入分析醫院檔案管理問題，同時挖掘大數據對醫院檔案管理未來發展影響，并提出及時更新醫院檔案管理理念、健全醫院檔案管理制度以及全面提升醫院檔案管理水平等有效策略，希望能夠為大數據時代醫院檔案管理發展提供重要價值參考。