信息時代背景下高校檔案管理工作問題及對策

文/貴州交通職業技術學院 方照燃

隨著信息技術的高端化和網絡化發展，給高校檔案管理工作帶來很大影響，高校檔案管理工作，不能一成不變、故步自封，需要結合當前發展現狀，堅持信息化管理的目標，加強工作的創新和發展，最大限度地通過信息化管理方式，實現各部門良好資源和信息的管理，提升檔案管理工作的智能化和多樣化。

一、信息時代背景下高校檔案管理特點分析

在知識更新和科技創新的時代背景下，高校檔案管理工作的特點逐漸呈現出來，并且與傳統檔案管理工作特點相比，具有很大的現代化發展規律和形態，可以有效為提升高校檔案管理工作效率提供保障。信息時代背景下，很多學校的檔案管理工作呈現出智能化、信息化的發展特點。智能化指的是，在信息科技不斷創新的前提下，使得高校檔案管理轉變傳統管理方式，通過相關信息技術和智能工具，就可以對相關資料進行在線檢索和收集，提升相關資料和檢索的便利性，推動檔案管理工作的便捷化發展。同時，在互聯網大規模聯網的時代，檔案管理結合智能化的發展優勢，實現高校檔案管理工作效率的提升，通過智能化的管理，推動高校檔案管理工作更加靈活和多樣發展。信息化指的是，高校檔案管理工作，在推進和發展期間，結合城市云和互聯網的相關科技，轉變以往紙質化和人工化的管理方式，通過信息技術和平臺就可以實現檔案管理的無紙化和集中化，最大程度提高信息整合和收集的有效性，讓高校檔案管理工作中的相關信息更加全面。并且可以結合互聯網時代的云計算和大數據技術，對檔案管理中的相關數據進行全面分析和數據整合，推動檔案管理工作創新發展，讓相關操作人員在信息時代背景下，高效完成工作，提升工作效率。

二、信息時代背景下高校檔案管理工作面臨的困境

為進一步順應現代科技的發展需求，以及適應高校檔案管理工作的需要，需要加強高校檔案管理工作的創新，推動檔案管理工作進入新的發展階段。從當前情況來看，很多學校檔案管理工作，依然面臨一些問題，而且這些問題和困境，制約檔案管理工作緊隨信息時代發展的腳步。第一，檔案管理工作正面臨著信息化管理理念低下、依然采用某種慣性思維進行工作的現象。未能結合信息時代的相關特征和優勢，對檔案管理工作進行創新。并且在管理理念方面，依然以一種被動的狀態管理為主，缺少對檔案信息化管理工作的應用。導致當前檔案管理工作依然停留在傳統管理思想和理念，難以推動檔案管理工作的創新和信息化建設發展。第二，信息時代，要想對檔案管理工作進行創新，就必須解決基礎硬件設備落后的問題，合理進行資金的投入和技術的創新來進行信息化建設。當前高校檔案管理工作，將過多的經費投入科研和教學工作中，在信息化建設方面缺乏力度，未能有效理解建立檔案管理信息化的重要性，進而出現相關檔案管理工作缺乏信息化設施和技術的問題。第三，面對互聯網時代的相關機遇和挑戰，檔案管理工作要加強對網絡化和數字化管理方式的運用，這樣才能實現對相關資料的高效管理，合理對相關檔案管理資源進行配置，實現檔案管理工作的數字化轉型。目前高校檔案管理工作，在豐富信息資源以及數字化管理方式運用方面存在不足，而且還缺少相應的網絡安全維護意識。未能結合數字化管理的特點，對相關數據資料進行整合，以及相關管理風險的預測，在這種情況下，不僅很容易出現信息泄露和丟失問題，也會影響其檔案管理工作效率的提升。第四，高校檔案管理工作，需要結合信息時代背景下的相關發展趨勢，對相關檔案管理的網絡系統進行完善，通過對網絡系統的完善，才能有效避免安全隱患的問題。當前高校檔案管理工作，在檔案網絡系統構建方面缺乏力度，沒有結合信息化管理的特點，以及檔案管理工作現狀，加強對檔案管理系統的構建。如此一來，不僅很容易出現安全事件和安全問題，也會影響其管理效率的提高。

三、信息時代背景下高校檔案管理工作革新的措施

（一）堅持信息化管理理念。革新高校檔案管理工作，要在信息時代背景下，堅持信息化管理理念，明確結合信息時代的發展要求，了解檔案管理工作創新改革的必要性。而且還要樹立信息化檔案管理的思維，這樣才能有效實現對相關檔案管理問題的解決，發揮出信息時代的相關優勢和作用，不斷解決制約檔案管理工作創新發展的問題和因素。在堅持信息化管理理念期間，高校檔案管理工作者，可以積極宣傳信息化管理工作的意義和價值，增強每一階段檔案管理工作人員，對信息化管理工作的正確認識和理解，并且能夠對自身傳統的管理思想進行解放，自覺參與到檔案管理信息化建設中。與此同時，檔案管理工作要具有與時俱進和創新發展的眼光，加強對相關網絡信息和技術的學習，積極總結信息化檔案管理工作的相關經驗和優勢，進而更好地對傳統工作理念進行創新，以發展的眼光來推動管理工作的革新與發展。除此之外，在信息化管理理念背景下，檔案管理工作的相關人員和隊伍，還要加強自身業務水平的提升，在學會相關檔案管理技術的同時，還要以創新的意識和風險管理意識，去對待信息化檔案管理工作，進而有效解決相關檔案管理問題，增強檔案管理和組織的整體水平。

（二）增加信息化建設力度。在信息科技水平迅速發展的時代，增加信息化建設力度，是高校檔案管理工作創新的主要路徑之一，進而更好實現檔案管理的信息化和無紙化發展。高校要在信息化建設方面，給予更多的資金和技術幫助，加大對相關工作的投入力度，積極結合學校實際發展情況，進行檔案信息化建設。從而更好實現對相關檔案進行管理，提升各項檔案管理和服務工作效率。在增加信息化建設力度期間，還要結合互聯網等先進科技技術，對檔案管理中的相關資源和信息進行數據分析和整理，不斷統一學生和學校教師的檔案信息，進而更好地對其進行檔案管理，實現檔案管理工作效率的提高，而且通過對相關數據信息和檔案信息的分析與收集，有助于及時了解目前檔案工作發展問題，并且具有針對性地從服務、工作創新等方面出發，對檔案管理工作進行完善，將檔案管理工作的服務職能發揮出來。除此之外，在信息化建設力度增加以及提升的過程中，還需要定期對電腦系統和管理軟件進行升級，以完善的軟硬件設施和設備，進行信息化的檔案管理工作，全面促進信息化檔案管理工作與時俱進發展，進而實現整體管理效率的全面提高。

（三）運用數字化管理方式。為進一步促進高校管理工作健全發展，最主要的是結合信息時代的相關優勢，運用數字化的檔案管理方式，落實信息化檔案管理工作任務。首先，在運用數字化管理期間，可以利用信息技術和大數據技術，將檔案信息資料轉化為數字化資料，并對其進行良好的數據整合和完善。在數字化管理期間，可以運用信息技術中的儲存技術和網絡平臺，實現檔案信息資源的有效共享，加強各部門之間的有效互動，實現對數字化檔案管理工作的高效管理。其次，要積極結合數字化技術，對檢索服務模式進行創新，引導師生通過智能化或數字化的檢索方式，收集和了解個人以及班級的相關檔案。從而最大化地給予班級教師和學生良好工作服務，提升檔案管理工作時效性。最后，檔案管理工作可以結合數字化技術，對不同學生和教學資料進行層次化管理，提升檔案管理工作的針對性。從而促使檔案管理工作效率提高，不斷彌補傳統檔案管理所存在的現實不足，讓檔案信息變得更加完善。

（四）構建檔案管理系統。為給予信息更多海量儲存空間，需要高校檔案管理工作，構建檔案管理的相關網絡系統，從資源和信息系統中，對相關資源進行高速傳輸和信息共享，從而促使檔案管理工作更加完善。而且通過檔案管理系統，有助于防止相關信息被泄露，學校各部門可以通過信息系統對相關資料進行檢索和尋找，進而推動檔案的規范化管理，發揮出信息化時代的相關優勢和價值。在構建檔案管理系統期間，學校也可以與其他學校進行聯網，進而有效實現學生資料的高速統一，提升整個檔案管理工作效率。在信息化時代背景下，很多網絡平臺相繼出現，學校也可以與相關信息平臺，比如微信、QQ和微博等平臺，創建統一的檔案管理系統，進而保證檔案管理工作的規范化，保證相關檔案資料的完善性，實現高校檔案管理工作的創新發展和進步。

四、結語

總之，面對信息技術的高速發展現狀，高校檔案管理工作需要積極對信息化管理方式進行探索，根據信息時代的相關要求和背景，從管理模式和方法上進行全面革新，進而讓檔案管理系統更加完善，相關數字化管理工作更加健全，推動檔案管理工作的創新與進步，繼而給予信息更多海量的儲存空間，解決所存在的檔案管理問題，促使高校檔案管理工作高效發展。并且在信息時代背景下，對檔案管理工作進行創新，也符合網絡飛速發展的需求和要求。