芻議數字化校園背景下檔案管理策略

文/廣東省粵東技師學院 詹曉敏

隨著電子計算機信息技術的不斷發展，數字化社會發展已經對我們的生活造成了多方面的影響，且各類信息數字化程度的不斷提升所帶來的大數據分析影響，正在逐漸成為社會發展及生活方式變革的一類主導趨勢。對于校園管理而言，數字化檔案管理模式的建立，已經成為當前各高職院校面對校園管理工作的主要解決機制，但如何在數字化檔案管理模式下通過對各類數字信息的有效錄入、管理及應用，則成為了當下高職院校數字化檔案管理工作中的重要問題，故需通過對現階段數字化校園檔案管理應用情況中存在的各類問題進行有效分析，方可實現對各類信息的有效管理。

一、數字化校園檔案管理應用優勢

校園檔案管理是指在校園管理工作中通過對各類教學、科研、行政管理等等工作檔案信息的有效記錄，所形成的涵蓋高職院校歷史文化發展的縮影寫照，具有較高社科及文化發展研究價值，而數字化校園檔案管理，則是在上述檔案管理工作基礎上積極引入數字化管理系統，將各類檔案信息轉化為數字信息進行管理的工作模式，對于校園各類檔案管理內容的有效收錄、利用及轉化具有顯著應用優勢，且在檔案信息管理方面，可直接通過數字化網絡技術實現對檔案信息的數字化、網絡化管理，并在檔案信息高度共享基礎上提升檔案信息一體化利用程度。對于未來校園檔案管理工作模式發展具有顯著的導向性作用。

二、數字化校園檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏數字化信息管理優勢性認知。數字化信息管理是現階段管理中應用較為廣泛的一類管理模式，通過對各類管理信息的數字化錄入，對于實現可移動辦公、快速化信息調度、信息管理等具有顯著應用價值，但數字化信息管理在各類高職院校檔案管理工作中的應用，則處于初步應用階段，雖然在各類高職院校中大范圍應用，但對于數字化信息管理優勢性則尚未形成清晰認知，使得數字化檔案信息管理工作在多數高職院校中仍存在較多發展阻礙。且在實際數字化檔案管理推進過程中，需要購置大量數字化信息管理設備，所需資金數額較大，對于高職院校管理成本提出了較高要求，但大部分高職院校在管理方面預算有限，無法滿足較高的資金投入需求，可在數字化信息管理優勢性認知水平較低雙重作用下，限制數字化檔案管理推行進程。

（二）缺乏數字化檔案管理人才儲備。在校園數字化檔案管理工作中，除了需購置相應數字化管理設備外，還需積極引入大量信息技術人才儲備，以確保各項數字化檔案管理工作的有效開展，但在數字化檔案管理工作中，不僅要求工作人員具備較高電子計算機應用技術水平，還需其在實際管理工作中具備較高檔案業務操作技能，這就為校園數字化檔案管理工作的開展造成了局限。而在當前高職院校管理類教學工作開展中，對于數字化管理信息技術仍存在教學盲點，這就導致大多數專業對口人員雖然具備了較好的檔案管理業務技能，但仍缺乏相應數字化管理信息技術水平，使其難以在校園數字化檔案管理中勝任其工作，難以實現對數字化校園管理工作的有效開展，影響此類檔案管理模式的應用價值。

（三）數字化檔案管理制度發展不完善。當前，通過對各類高職院校數字化校園檔案管理發展進程的了解，大量研究信息表明，多數高職院校中對于數字化檔案管理工作的開展仍處于較為傳統的管理制度模式中，忽略了對于數字化檔案管理工作所提出的新要求，影響數字化檔案管理效果的發揮。少數高職院校無法從自身實際出發，對已形成基本數字化校園檔案管理工作制度的高職院校管理模式進行照搬，進一步阻礙其數字化檔案管理進程發展。且在傳統校園檔案管理模式中，管理措施較為陳舊，面對各類大數據管理信息，難以實現有效管理，可增加檔案管理信息滯后，影響各類管理數據信息的有效應用。

（四）數字化校園檔案管理安全問題。由于在數字化校園檔案管理中，對于各類檔案信息的錄入、管理及應用均需通過計算機網絡信息技術實現，但受到網絡信息管理安全性問題影響，檔案數字化管理工作中仍存在較大安全隱患，影響信息管理有效性及安全性，并可在管理信息泄露情況下，對高職院校發展造成不良影響。而針對數字化校園檔案管理安全問題，建立高安全性數字化檔案管理信息系統、平臺及加強數字化檔案管理信息系統安全維護工作的力度，則是主要解決措施，但缺乏相應專業技術人員儲備，使得各類高職院校針對這一數字化校園檔案管理系統安全性解決方法難以實現，使得數字化檔案管理應用性再次降低。

三、數字化校園檔案管理發展應用現狀的改善對策

（一）積極開展數字化信息管理優勢宣傳工作。缺乏對數字化信息管理優勢的有效認知是造成數字化校園檔案管理工作難以有效開展的主要原因，故需針對此類現象，及時采取措施，以提升工作人員對校園檔案管理工作中數字化管理模式的應用優勢性的有效認知。對此，首先，應在數字化校園檔案管理工作準備階段，通過對其他高職院校相關應用結果及未來發展形式的有效分析，實現對數字化校園檔案管理工作開展優勢的有效認知。其次，需在數字化校園檔案管理工作開展前期，積極組織校園檔案管理工作人員開展各類宣傳教育工作，可選取國內外優秀數字化校園檔案管理工作應用實例，使工作人員通過宣傳對數字化校園檔案管理工作優勢獲得基本認知。最后，需在數字化校園檔案管理工作實際開展中，通過對傳統管理模式下管理工作效率、效果及數字化檔案管理模式應用效果、效率的有效比對，進一步加強對數字化校園檔案管理優勢的認知，促進此類管理工作模式的推廣、應用，為高職院校積極迎接全社會數字化發展進程奠定堅實基礎。

（二）加強數字化校園檔案管理資金儲備。各類數字化信息管理設備作為數字化校園檔案管理工作開展的基礎，需要各類高職院校通過對自身成本預算及發展實際，增加相應檔案數字化管理應用資金儲備，通過對資金儲備的上浮，購置符合自身成本預算的數字化信息管理設備，在積極控制校園管理成本的基礎上，為數字化校園檔案的開展奠定基礎。

（三）積極引進數字化檔案管理人才。在完成數字化校園檔案管理認知水平教育及相關物資準備工作后，為實現數字化校園檔案管理的有效建設，還需在此基礎上積極引進各類數字化檔案管理人才，在對國內高職院校數字化檔案管理教育發展基礎上，與相關高職院校達成合作關系，積極引進該專業對口人才，并在此基礎上對自身數字化檔案管理教育內容及制度進行有效發展，不斷增加人才儲備數量及質量。除此之外，還需積極開展相應崗前教育內容，對于已經具備優秀檔案管理技能，但缺乏相關數字化檔案信息管理應用技術的人才，則可在其實際上崗前，積極開展數字化管理系統操作技術培訓，使其通過培訓掌握相應數字化檔案管理技術，確保各項數字化檔案管理工作開展后的有效實施，提升管理工作效率，增加管理應用基礎。

（四）制定適宜數字化檔案管理制度模式。數字化檔案管理制度模式的制定需在考慮相關因素后制定相應管理措施及機制，對此則需在數字化檔案管理制度制定前，對制度模式所具有的管理工作引導性、管理效率提升有效認知，并在此基礎上制定相關制度。故在數字化檔案管理制定方面，需從以下方面著手進行制定：首先，需在工作制度制定中，調整檔案管理工作考核制度，需根據數字化檔案管理工作內容設置，制定相應考核策略，并將工作實操技能納入考核范圍，定期對各工作人員崗位工作開展情況進行考核。其次，需在制度建設中根據數字化檔案管理工作內容特點，制定相應工作管理制度，并根據各科室工作負責部分及工作開展特點，制定針對性管理制度內容，使的各項管理工作在實際開展中獲得相關制度支持及限制，確保各項數字化檔案管理工作有序開展。

（五）強化數字化校園檔案管理安全建設。在數字化校園檔案管理安全建設方面，需在完成信息技術技能型人才引入后，積極根據校園檔案數字化管理信息系統建設情況，建設相應安全防護措施。此項工作的開展，需在明確各維度數字化校園檔案管理系統中存在的問題，進行相關安全防護系統構建，并在實際數字化檔案管理工作開展中，積極根據各階段數字化管理工作進展，對安全防護系統進行維護，以確保各類校園檔案管理信息安全性，避免信息泄露對高職院校發展造成負面影響。

四、結語

全社會數字化發展進程中，數字化校園檔案管理系統作為高職院校管理工作的未來必然發展趨勢，對于校園管理工作開展效率具有積極影響，但受到各方面客觀因素限制，要求各高職院校需在此發展趨勢中，積極針對數字化檔案管理模式優勢性、人才及資金儲備、制度建設及安全性維護等方面開展各項準備工作，確保數字化校園檔案管理工作的有效開展，為高職院校的未來發展奠定堅實基礎。