新時期中職學校檔案管理工作現狀與完善措施

文/濮陽市職業中等專業學校 田麗慧

中職院校檔案管理工作的展開，不僅關系著學生的整體發展，而且還影響著整個學校的發展水平。檔案不僅記錄了學校過去的發展歷程，而且還記錄了學校當前的各種現實情況，這是學校長遠發展的基礎。因此，現實通常會根據學校檔案衡量院校的真實發展水平，中職院校應重視檔案管理工作的開展，并通過采取相應的完善措施，確保檔案內容的豐富性、完整性、真實性和可靠性，以此來提高中職院校檔案管理工作的效率。本文針對新時期中職學校檔案管理工作現狀與完善措施展開具體的分析與討論。

一、中職學校檔案管理工作存在的問題

通過對目前中職學校檔案管理工作中的問題進行分析與了解，可在一定程度上有效幫助我們及時采取針對性的解決措施，加大對檔案管理工作開展的重視度，提高檔案管理效率，保證檔案內容記錄的真實性，避免出現檔案丟失的狀況，能有效提高中職學校的整體發展水平。下面，針對目前中職學校檔案管理工作中的問題展開具體的分析與討論。

（一）學校領導對檔案管理工作不夠重視。中職學校領導通常將更多精力應用于校園硬件設施改善以及招生和教學工作，對于檔案管理工作的展開有所忽視，這樣就導致檔案內容得不到實時更新，以此也就無法發揮出檔案記錄的價值。在很多學校，檔案管理的重要性并沒有得到足夠的重視。此外，學校資金的缺乏導致對于檔案管理工作的投資力度較低，沒有配備較為完善的檔案管理設備，給檔案管理工作的展開帶來了難度。因此，中職學校領導“重教育，輕檔案”的思想是導致當前中職學校檔案管理工作開展效率低的主要原因之一。在中國教育體制中，領導的重視，意味著更多的資源投入，中職院校領導對于檔案工作的重視程度不夠，意味著對于檔案管理的投入明顯不足，這會限制檔案管理水平的提升。

（二）檔案管理工作中信息化建設落后。隨著互聯網技術的不斷發展與更新，其在各行各業都表現出了較強的應用優勢。信息化技術在檔案管理工作中的應用，不僅可以簡化整個檔案管理工作的開展流程，減輕工作人員的工作量，而且還能提高檔案的管理效率。但是，針對當前中職院校的檔案管理工作而言，有相當一部分中職院校依舊采用紙質檔案，不僅更新以及記錄起來較為困難，而且還容易丟失。信息化建設需要在軟硬件設施方面進行改造和提升，并且還需要配備對應的信息化管理人才。就目前情況來看，中職院校在檔案管理方面缺乏專業化的管理人才，還未掌握新型的信息化檔案管理軟件，這樣就給檔案管理工作的有效展開帶來了難度。

（三）管理制度體系不夠完善。較為完善的管理制度體系，可以為中職學校檔案管理工作的展開提供重要的制度支撐。但是，當前中職學校檔案管理人員較少，且多數檔案管理人員是由各個任課老師兼任，而任課老師平時忙于教學工作，自然也就忽視了對檔案的有效管理。實際上，要想做好檔案管理，必須有專人專責。相當一部分中職院校并沒有制定較為完善的管理制度體系，使得檔案管理工作的展開缺乏科學的管理目標和正確的理論指導，各個部門只是對本部門的檔案進行管理，這樣使得檔案管理缺乏體系化水平，并且很容易造成檔案的缺失。此外，每當上級對檔案進行審查時，學校往往會采用大量的人力、財力和物力對檔案進行突擊完善，這樣也就給檔案記錄的真實性帶來了影響。

二、中職學校檔案管理工作的完善措施

（一）思想上正確認識檔案管理工作。要想確保檔案管理工作能夠有序展開，中職學校的領導應從思想上認識到該項工作開展的重要性和價值，這樣才會投入更多的精力和財力，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平。學校的管理者還應做好檔案管理的宣傳與推廣工作，通過開展培訓的方式，能夠讓不同崗位的人員認識到檔案管理的重要性并掌握檔案管理的方法和技巧，促進不同崗位部門密切配合，確保給檔案管理工作的展開給予更多的支持和幫助。要想讓中職院校領導重視檔案管理工作，除了要認識到檔案管理工作的重要性之外，更重要的是政府教育主管部門的整體重視，并提出一些具體要求，這會讓中職院校領導更加重視檔案管理工作。

（二）引入信息化建設的管理策略。隨著中職學校的不斷發展，數據量以及信息量都在不斷加大，相應的傳統紙質化檔案已經無法滿足當前中職學校的發展需求。因此，學校應合理運用信息化技術，避免檔案在保存的過程中出現丟失。而檔案管理人員在運用信息化技術時，也應了解當前信息化的環境特點，并結合當前社會的發展形勢，實現管理方式的有效創新，合理地調整自身的工作模式，確保能夠推進信息化檔案管理工作的展開。此外，學校還應制定相應的人才引進制度，吸引更多高質量管理人才實現對檔案的有效管理，確保檔案管理向著更加科學化和信息化的方向發展。尤其是伴隨著大數據技術的進步，運用大數據技術對檔案進行管理，還可以為學校的管理與發展提供一些切實的依據。比如說，根據生源的地域、家庭、父母職業等情況，可以更好地進行貧困生認定，從而制定更有效的貧困生補貼政策；另外，根據學生的學習基礎、專業志愿等，進行課程調整等。

（三）完善檔案管理工作的開展制度。缺乏較為完整的檔案管理制度，使得中職學校檔案管理工作的展開缺乏目的性和合理性。因此，學校應根據檔案工作的特點以及學校的具體發展狀況，來制定一套較為完善的檔案管理工作體系，確保檔案管理制度的制定能夠更具針對性和合理性，以此為檔案管理工作的展開奠定堅實的基礎。而在完善制度的過程中，還應根據不同檔案的管理需求，分為不同的管理部門，有效明確各個部門的管理職責，確保各個管理部門都能完成檔案的收集、管理、分類以及歸檔工作，保證檔案內容的真實性和可靠性。此外，不同部門之間還應密切合作，共同實現對檔案的高效管理。制度建設是長期穩定的，中職院校檔案管理制度的完善，才是推動檔案管理事業長遠穩定發展的根本。

三、結論

不斷研究與分析新時期中職學校檔案管理工作現狀與完善措施，對于有效促進檔案管理工作的順利展開，提供檔案管理效率以及提高中職學校的發展水平都具有至關重要的作用。因此，我們應首先探討與分析目前中職學校檔案管理工作中的問題，根據這些問題，尋找對應的改善措施，包括從思想上正確認識檔案管理工作、引入信息化的管理策略以及完善檔案管理工作的開展制度三個方面來有效完善中職學校的檔案管理工作，確保能夠提高檔案管理工作的開展水平，以此來為學校的可持續發展提供服務。中職院校檔案管理工作的完善，對于中職院校的長遠發展，有著積極的意義。