新常態下做好人事檔案管理工作探討

文/濟寧醫學院附屬醫院組織人事處 劉靜

所謂的人事檔案指的是個人思想政治、個人履歷和個人專業技術水平的結合。不同的檔案記載著不同醫院發展的真實情況。在新常態下，應通過加強醫院人事檔案管理工作來提升人事管理的效率，更好地促進醫院人才的發展。

一、新常態下做好醫院人事檔案管理的意義

（一）能夠促進醫療衛生體制改革更好地進行。目前，信息技術越來越多地被運用于醫療衛生體制改革的過程中。在未來，醫療網絡將會覆蓋整個資源，并不斷發展。目前，醫院的檔案管理會在發展的過程中發揮重要的作用。但是，從日常發展的過程看，不僅檔案資料會丟失，多數檔案中資料顯得較為陳舊。這會在無形中加大醫院人事檔案管理的難度，導致醫療衛生體制改革不能夠順利進行。

（二）讓醫院的人力資源更好地實現配置。醫院的人事檔案將會反映出醫院每個人的經歷和品德。也會直接反映出一個人的學歷、社會關系和經歷。檔案記錄一個人的業務能力、工作狀況和其他方面的內容。所有的內容都會直接記載一個人真實的情況。只有全面加強醫院檔案管理，才能夠在短時間內掌握醫院人員的想法。只有通過合理配置人力資源，才能夠使整個醫院取得更好的發展。

二、醫院人事檔案中出現的問題

（一）沒有對醫院的人事檔案進行統一規定。從發展過程看，醫院的人事檔案會直接對醫院日常的人事工作產生重要的影響，甚至會直接影響醫療事業的順利發展。因此，醫院需要建立一套嚴格的檔案管理制度，并讓專門的人員進行管理。最終才能夠讓整個醫院的檔案變得更加安全和真實。但是，目前醫院的檔案管理負擔一直較重，缺少專業的人員來管理醫院的檔案。所以，有關的人員不能夠及時地對檔案進行添加、分類和匯總。從未來發展的角度看，這會在無形中增加醫院檔案管理人員的負擔。

（二）醫院人事檔案管理的手段和方式較為落后。隨著信息技術的不斷發展，醫院的檔案管理手段正在不斷更新。但是，從發展的過程看，所有醫院的人事檔案管理方式未能跟上時代發展的需求。第一，多數醫院在管理檔案的過程中，其信息化程度普遍不高。正是因為不存在專業的檔案管理軟件，所以檔案目錄存儲的量很少。如果內部檔案的資料過于復雜，就無法在第一時間對檔案進行管理。第二，多數醫院內部的檔案管理方式都非常單一。目前，多數醫院內部的人員都會采用手工輸入的方式來編輯和檢索檔案。所以多數檔案內部的資料更新速度也較慢。所有檔案資料不能夠在第一時間被歸還，造成檔案資料缺失，不完整。這些都會直接影響醫院人事管理的效率。

（三）醫院檔案的信息利用率較低。從目前來看，多數醫院內部的人員會采用傳統的方式來直接管理檔案。不僅需要花費大量人力進行記錄和整理，而且無法在第一時間更新檔案，如果稍微不注意，就會使得檔案丟失。醫院檔案管理具有非常強的專業性，又有著極強的機密性。如果醫院檔案管理人員沒有辦法在第一時間提供真實的信息，人員的檔案信息就不再存在。目前，多數醫院檔案管理人員大概了解每個員工的情況，但無法將員工的表現及時更新維護到表現資料庫。在實際運用的過程中更沒有有效地利用檔案的內容。

（四）醫院內部人事檔案管理人員的業務水平較低。只有讓醫院內部具備一流的醫療水平，才能夠更好地促進醫院發展。但是，在傳統的觀念下，廣大醫院的工作人員只重視提升醫療水平，卻沒有直接加大對醫療科研技術的投入，多數人沒有重視對醫院人事檔案管理的工作。目前，多數醫院檔案管理人員的工作熱情不高，對工作抱著敷衍了事的態度。于是，在管理檔案的過程中，會出現檔案丟失和檔案內容不完整的現象，最終會導致醫院的人力資源沒有辦法更好地發揮作用。多數醫院內部檔案管理人員非科班出身，本身不具備掌握專業知識的能力。因此不能夠在第一時間掌握文件管理技術和電子歸檔技術。部分檔案管理人員屬于醫院的兼職人員，這導致醫院檔案管理人員整體素質較低。

三、做好醫院人事檔案管理工作的策略

（一）完善管理制度，更好地規范醫院內部人事檔案。只有更好地完善和規范醫院的人事檔案工作，才能夠讓醫院的檔案管理更好地進行。醫院需要先分析我國的檔案法規，之后再結合自身人事檔案工作的實際情況來制定出檔案管理的制度。在實際管理醫院檔案的過程中，可以制定出諸如領導職責制度、人事檔案制度、崗位責任制度和其他制度來保證醫院人事檔案資料的接收、管理、查詢、整理和其他環節都能夠發揮重大的作用。需要借助法律手段嚴厲制裁在檔案管理過程中存在的非法現象，并讓檔案管理制度發揮重要的作用。

（二）引入信息技術加強檔案管理。醫療衛生體制的改革將會為醫院的發展注入新的活力。因為眾多醫院的人才流動非常頻繁，所以給傳統醫院檔案管理造成很大的負擔。因此，只有引入信息技術手段，才能夠更好地管理檔案。一方面，需要有效加強對硬件的投入；另一方面，需要引入專門的軟件進行管理。因為醫院的檔案涉及隱私內容，所以需要為檔案增加防火防盜安全系統。平時也需要讓充足的資金投入醫院人事檔案管理的過程中，這樣才能夠讓人事檔案開發的過程變得更加順利。未來，會為醫院人事檔案的管理提供更多的思路。

（三）提升醫院人事檔案管理和信息利用的效率。從發展過程看，醫院內部人事檔案的管理和信息利用的過程將會直接影響人事制度的改革。因為多數人事工作人員沒有掌握較高的信息技術水平，多數檔案管理軟件（業務）不夠成熟，最終會降低人事檔案管理的效率。因此，需要在未來建設的過程中積極實現人事檔案的信息化管理。在建設檔案的過程中，需要全面加強人事檔案管理建設，之后才能夠更好地提升醫院人事檔案管理的效率。此外，只有將檔案管理工作有效細化，才能夠對檔案資料進行分類。然后在直接處理檔案數據的基礎上，讓工作人員及時補充檔案內容。最終，醫院的檔案自然能夠變得更加精確和完整。當醫院工作人員評定職稱或者進行人事調動時，專業人員可以在第一時間調出檔案資料。人事檔案信息利用率能夠更好地被提升。

（四）增強醫院人事檔案管理，優化管理隊伍。只有通過建立和健全醫院內部的人事檔案管理體系才能夠讓醫院內部的人力資源更好地被配置，保障醫院更好地發展。一方面，醫院檔案管理人員應該在第一時間認識到檔案管理的重要性，并督促醫院的檔案管理人員做好檔案管理工作；另一方面，一定要通過不斷投資讓檔案管理人員學習到更加專業的知識。平時可以通過吸納專業的檔案管理人員，更好地優化醫院內部的檔案管理隊伍。

四、結語

綜上所述，醫院內部的檔案管理工作是醫院管理工作中的重要組成部分。只有充分做好醫院人事檔案管理工作，才能夠更好地優化醫院內部的人力資源體系。廣大醫院只有通過更新醫院內部的人事檔案管理模式，才能夠促進醫院健康發展。