新時代干部人事檔案管理問題及對策

文/吉林省人民醫院 王藝臻

醫院干部對于醫院的發展至關重要，他們掌控著醫院的各種發展決策和人事變更權，因此該群體的人事檔案管理更應該嚴謹、科學。新時代，網絡技術和科學技術不斷發展，很多先進的管理理念、先進的管理設備和技術也必須盡快融入干部人事檔案管理過程中，但就目前來看，醫院干部人事檔案管理工作還不夠嚴謹，存在管理意識淡薄、管理方式缺乏信息化、管理標準不統一等問題，這些問題在一定程度上影響了干部人事檔案的參考價值，需要進一步展開相關研究。

一、醫院干部人事檔案管理工作的重要性

隨著醫院現代化建設不斷加深，醫院管理改革要求十分迫切。醫院干部人事檔案管理因改革發展引起重視，干部人事檔案對于醫院重大方針政策的制定、人才的選拔、人才的引進、人才的評定和培養都有十分重要的參考價值，很多醫院依靠這些材料進行人力資源優化工作，因此醫院干部人事檔案工作對于醫院的未來發展和人才體系完善至關重要。

二、新時代醫院干部人事檔案管理中存在的問題

醫院干部人事檔案管理必須不斷進行優化才能發揮其價值，但是隨著新時代各種網絡化、信息化不斷深入，醫院干部人事檔案管理出現了很多問題。

（一）檔案管理意識淡薄。據了解，當下很多醫院都以提升醫療水平、治療更多醫患為主要發展目標，而對于管理工作尤其是人事管理工作的重視程度則存在很大的提升空間，受此影響，人事檔案管理的作用不能發揮。現實中，醫院干部人事檔案管理的現代化意識、科學化意識、規范化意識都十分淡薄，干部人事檔案管理多數是為了應付上級檢查，在人事管理、政策決定方面所起到的作用是有限的。此外，由于檔案管理意識跟不上新時代的發展要求，檔案收集不全面、內容劃分缺乏合理性、真實性欠缺等問題不斷凸顯。

（二）檔案材料老舊單一，整理過程不規范。首先，目前醫院干部人事檔案材料相對陳舊，缺乏全面性，既然是檔案材料，就是根據歷史發展逐一收集整理而成的材料，經過不同的人員對不同時期的各種材料進行搜集，最終匯集到人事檔案管理部門。但是現實中，很檔案資料之間缺乏關聯性，存在老舊、單一等問題，因此對于一個人的人事變動情況證明力度是有限的。例如，醫院很多干部的履歷中缺乏進修時畢業登記表、執業醫師資格認定表等，還有一些缺乏入職之前的相關材料，這些都反映了檔案材料的不連貫性。此外，醫院干部人事檔案材料整理過程不規范。具有較強參考價值的檔案資料一定是經過嚴格的收集整理過程的，但是現實中，醫院干部人事檔案的管理者并不專業，甚至都是其他科室的兼職人員，因此他們不具備專業的管理能力，容易造成材料收集不及時、撰寫材料不完整、存檔缺乏規范性等問題，從而出現檔案資料時間上的偏差。例如，某些人員不同資料上的出生日期不同，給醫院干部的工資核定以及退休帶來隱患，缺失了真正的參考價值。

（三）管理人員素質低下。新時代發展背景下，各種人才的綜合素質必須盡快提升，從而符合新時代各種人才應用的要求，但是由于很多醫院對于人事檔案管理不重視，因此很多管理人員的素質不能符合需求。不論是管理人員自身素質不過關、還是頻繁調換導致工作的銜接問題，亦或是管理人員的相關培訓不及時等問題，都會影響管理效率的提升。現實中，醫院干部人事檔案管理科室的人員調換率是比較頻繁的，因此崗位的忠誠度較低，從而綜合素質也會受到一定限制，最終制約人事檔案管理效率的提升。

（四）人事檔案信息化管理程度有待深化。新時代的到來意味著各種工作的信息化發展趨勢，對于醫院人事檔案管理亦是如此，想讓工作人員為醫院發展付出更多的熱情，就需要為他們提供更優質的服務，但是據了解，現在很多醫院的人事檔案信息化管理程度存在很大缺陷。例如，信息化管理手段更新不及時、信息化設備引進不能滿足需求、信息化技術引入不夠等情況。想要實現人事檔案的信息化，需要借助一定的人才、資金和設備。但是這些支持力度的欠缺導致醫院干部人事檔案管理數據庫建設連連受阻，從而影響了信息查詢、調閱等方面，影響人才的挖掘和利用。

三、加強醫院干部人事檔案管理的有效對策

新時代，隨著醫院改革的不斷深入，做好干部人事檔案管理的要求不斷提高。結合上述管理問題，筆者認為可以從下面幾個方面加以改進：

（一）增強檔案管理意識。為了進一步提升醫院管理過程中的嚴謹性和科學性，將檔案管理提升到法律保護層面，各級醫院應當重新學習和認識檔案管理的重要性，從而逐步完善干部人事檔案管理工作。因此，增強檔案管理意識是關鍵：第一，加強《檔案法》的培訓和宣傳，讓檔案管理的規范化要求刻在醫院管理者和人事檔案管理者心中。第二，日常檔案管理嚴格按照《檔案法》執行，確保檔案收集的及時性、檔案管理的科學性。第三，加大相關管理效率的考核制度，做到優勝劣汰，讓干部人事檔案管理者有緊張意識，從而提高檔案管理的整體意識。

（二）健全管理制度，嚴謹操作過程。醫院干部人事檔案管理本來就是一個涉及資料多、波及人員廣的工作，因此收集、整理和使用都必須嚴格按照《檔案法》執行，而且各級醫院還要按照自身的實際情況制定更加嚴格的《干部檔案工作規定》規定進行管理。例如，將醫院干部人事檔案分為基本履歷、鑒定考核材料、職稱評定材料、入團入黨材料、獎懲材料、違規處分材料、工作變化材料、健康檢查材料等，檔案條目越是明晰，越有利于檔案管理。因此健全管理制度十分必要。

（三）提高檔案管理人員專業素養。醫院應該采用多種手段提高檔案管理人員的業務水平，打造一批思想素質高、業務能力強的檔案管理隊伍。比如，醫院可通過開展不同層次、類型的培訓班，及時更新檔案管理觀念及知識，做到與時俱進，全面提升檔案管理人員的綜合素質。

（四）加強干部人事檔案管理信息化建設。人事檔案管理信息化是當下檔案管理工作的發展趨勢，那么，醫院應當如何促進干部人事檔案管理信息化建設呢？第一，加強干部人事檔案數據集建設，讓人事檔案高效收集、查閱、利用，讓管理更加動態化。第二，建立網絡化管理系統，對于各種干部的資料進行分級管理，實現網絡管理，可以讓職工隨時隨地進行檔案查閱，實現資源的網絡化傳輸。第三，建立電子檔案，無紙化辦公是目前的大勢所趨，對于人事檔案管理亦是如此，形成電子檔案收集、整理的全員意識，讓他們習慣建立電子檔案、利用電子檔案，選擇應用價值高的程序，充分將這種電子檔案投入使用，拓寬應用范圍，提供更加快捷的服務。

四、結語

綜上可以看出，人事檔案管理要堅持法治原則，實行制度化管理，健全的干部人事檔案管理可以為醫院的可持續性發展提供較高的參考價值。隨著新時代的到來，干部人事檔案應當逐漸利用信息化建設技術，提高檔案管理的及時化、規范化。此外，還要創新管理理念、拓寬服務范圍、引進5G等新技術、加強人才引進，提升檔案管理的利用率，醫院干部人事檔案管理工作的積極作用可以發揮，本文對此展開研究，希望能夠為醫院干部人事檔案管理的規模性發展、層次性發展提供思路。