信息化背景下高校人事檔案管理創新研究

文/湖北民族大學檔案館 康琴

高校人事管理工作過程中，人事檔案管理占據非常重要的位置，具體包括高校師生、工作人員等的人事檔案存放與管理。據調查研究，一些高校在人事檔案管理方面重視不夠，方法陳舊，管理模式滯后，嚴重影響檔案管理的效果和水平，不利于人事工作的開展。為解決這一問題，構建信息化的高校人事檔案管理體系勢在必行。

一、高校人事檔案信息化管理的必要性

根據相關文獻資料以及實踐經驗總結，高校人事檔案信息化管理的必要性主要體現在以下幾點：

其一，新時期，要求人事檔案能夠更加全面反映人員情況，為其就業、崗位調動、升遷等提供依據。所以，高校人事檔案管理必須借助信息化技術進行相關信息的搜集、整理、識別等，滿足現實需求。而傳統模式下，存在信息獲取途徑較少，工作量大，處理能力不足，識別較差的情況，信息化技術的使用可以有效解決上述問題。其二，原有的人工操作模式，效率低下，且風險較高，尤其是高校人事檔案管理，數量巨大，增加了管理難度。使用信息化管理技術和模式之后，能夠減少工作量，降低復雜性和風險，提高效率。例如，一些管理軟件的使用，能夠實現檔案管理智能化，減少人工操作。其三，檔案管理工作應服務于實際，實施信息化管理能夠快速進行檔案的調用，且避免紙質版檔案損毀帶來的個人信息丟失問題，從而為檔案保管提供支持。例如，在高校教師和工作人員崗位調動時，可以直接查閱電子版檔案，無須辦理紙質版檔案的調閱手續，且方便快捷。總體而言，信息化背景下高校人事檔案管理必須與時俱進，進行創新，這樣才能滿足現實需求。

二、信息化背景下高校人事檔案管理的創新建議

（一）思想意識創新，強化服務性。信息化背景下，高校人事檔案必須進行思想意識創新，強化服務性。其一，高校人事檔案，并不僅僅是保存和安全管理，而是需要體現其現實意義和價值，通過主動服務改變被動服務模式，由單一的“保管”轉化為具體的“服務”，從而使高校檔案能夠發揮更大的作用。例如，對于檔案的制作模式、內容、版本等方面進行創新，能夠展示相關人員基本信息的同時，體現其優缺點等要素，便于相關部門對于人才甄別和調用。例如，某人獲得相應獎勵，應附有相應的證書復印件和具體信息。其二，定期對于高校人事檔案進行梳理，做好普查工作，縮短普查頻率，使檔案能夠與現狀之間有效結合在一起。從檔案管理學的角度分析，檔案屬于一個人基本情況、經歷、背景及其社會關系等多方面的概括，只有保證其與現狀相符，才能夠體現檔案的價值。因此，必須加強相關方面資料搜集、鑒別、歸檔、整理等等，并做好保管、查閱、借閱、轉遞、保密等工作。其三，信息化背景下高校人事檔案管理，應注重信息真實性識別，保障信息安全，尤其是一些電子檔案，需加強管理投入。因此，應在信息錄入、系統登錄等方面保證其隱私和安全，這一方面有賴于信息化管理系統的設計和日常維護。

（二）技術應用創新，實現信息化。信息化時代，應注重信息化技術、網絡技術等方面的有效使用，提升檔案管理水平。有關方面建議如下：其一，使用物聯網技術。通過信息化管理系統進行紙質版檔案管理，每一份檔案的存放位置、名稱、調用情況、轉遞時間、接收部門、相關責任人等必須詳細記錄，并在檔案外部設置識別碼，通過掃碼，便可以顯示檔案管理的基本信息。從而提升檔案管理的效率和質量，并加強監控力。其二，使用信息化技術，建立檔案管理信息化平臺。對于整體的檔案情況進行分類管理，可以按照類別、年份、性質等進行劃分，便于調閱。與此同時，還要對檔案管理中的問題進行總結，制作問題分析曲線、管理需求分析曲線、管理風險分析曲線等，以供管理人員進行工作整改。例如，某一年份，高校人事檔案破損率較多，分析原因為保管條件不符合要求，現場檢查之后，發現較為潮濕，可以使用溫濕度檢測儀，及時進行檢測，及時進行問題排查和處理。其三，建立人才信息資源庫。這一工作開展，可以依托EHR系統以及相關技術進行開展。對于高校教師和工作人員檔案，則可通過EHR進行人員評價，還可以進行人才儲備，作為崗位調動和培養的依據。對于大學生而言，可以為其就業提供幫助，向一些企業進行推薦，但必須注重保密性，不可隨意泄露信息。

（三）管理方式創新，體現針對性。高校人事檔案管理應注重方式創新，體現個性化，并為實際工作開展提供有力支持。首先，信息化背景下的檔案管理應使用責任制模式，對于相關工作人員應進行明確的工作內容設計和崗位職責設計，如果發生相關的問題，例如檔案丟失、檔案損壞等，應查明原因，進行針對性獎懲，從而增強管理人員的責任意識。尤其是在信息化背景下，信息安全問題備受關注，作為檔案管理人員必須增強安全意識，具有較高的職業素養。其次，信息化背景下的檔案管理應建立針對性的監督機制。監督體現在三方面：一是檔案管理工作監督，檔案管理的每一環節都要進行嚴格監管，管理部門的相關成員、廣大師生皆可以對此進行監督，從而實現全員參與。二是檔案管理部門必須加強監督，對于檔案信息的真實性進行識別，對于相關人員的材料進行核查，對于相關評價結果進行復審，保證檔案能夠客觀、真實。三是在高校人事檔案管理工作開展過程中，應建立績效考核模式，對于具體工作人員開展檔案管理考核?？己说膬热菘梢詮牡?、能、勤、績、廉等方面確定，例如，工作態度、工作積極性、工作投入、問題發生率、創新能力、信息化技術操作水平等等，做到優勝劣汰，從而使檔案管理人員提高檔案管理的意識，強化效果。

（四）注重問題解決，體現個性化。當前，大學生就業壓力不斷增加，檔案管理應考慮這一問題，助力于這一問題的解決，提供有效支持。因此，相關方面建議如下：其一，高校必須加強大學生檔案管理工作的投入，進行檔案優化設計，這是信息化時代提出的新要求。應更加全面地進行大學生相關信息的搜集，與企業招聘需求聯系在一起，能夠展示學生的優勢，為其面試和后續工作提供支持。例如，將一些大學生的性格特征、日常表現、特長、興趣愛好、好人好事等等詳細介紹，可以為企業在用人和崗位安排方面提供參考，做到人盡其才。其二，高校不同專業的學生在就業方面面臨的方向不同，且不同專業具有的就業空間和優勢也存在差異性。因此，高校有關方面的檔案管理，必須體現差異化，盡量滿足行業需求，體現行業關注的焦點，從而為大學生提供就業幫助。例如，一些注重實踐經驗的行業，應在檔案中注重實踐經歷的細化。因此，檔案管理應基于事實的基礎之上，由相關工作人員指導學生完成填寫，從而發揮優勢；除此以外，檔案管理必須按照國家相關要求開展具體工作，避免檔案失效、遺失的情況發生，管理工作開展過程中，高校與相關接收部門之間必須加強聯系，在工作單位變動、檔案郵寄等方面進行過程跟蹤，有效對接，按照流程操作，而作為廣大師生、工作人員、大學生等，需要了解檔案的重要性和相關要求，合理進行相應問題處理。因此，建議高校在有關方面做好宣傳工作。

（五）隊伍建設創新，實現高素質。檔案管理工作開展，需要組建專業的團隊，提高執行力和實際效果。在信息化背景下，應注重隊伍建設創新，使具體工作人員能夠適應信息化形式，了解信息化相關知識，并從信息化角度進行工作推進。首先，高校對于現有的人事檔案管理人員，必須進行專業化培訓，聘請相關方面的專業人士，講解信息化與檔案管理的要求、檔案信息化管理的方法、信息化管理的模式等等，通過實際案例，使工作人員提升意識，并增強專業化水平。從而為信息化背景下的檔案管理提供服務。其次，高校檔案管理應有效使用相應的信息化技術和軟件并建立相應的平臺。因此，必須對工作人員進行實操能力培訓，使其能夠正確使用信息化工具，減少操作誤差。一是進行實際演練，可以由一些職業院校對其進行培訓，還可以使用網絡學習模式，將相關的操作視頻發送到學校網站，由其進行學習。二是高校必須加強檔案管理人員的德育工作，使其具有較高的職業素養，能夠積極投入檔案管理之中，主動學習相關的信息化知識和技術，堅守原則。高校可以定期進行檔案管理人員綜合素質和表現的評價，根據每個人不同情況進行教育，還要在檔案管理部門樹立標桿，起到表率作用。

三、結語

綜上所述，信息化背景下高校人事檔案管理必須做到與時俱進，并且有效使用信息化技術，多角度進行創新，這樣才可滿足發展所需。在具體工作開展過程中，應改變原有的工作思路，注重服務，建立檔案管理的信息化服務平臺，實施分類管理，提高效率。與此同時，還要解決現實問題，突顯管理個性，促進大學生就業，且提高管理人員素質，為檔案管理工作開展提供保障，從而實現高校人事檔案管理的信息化和優質化。