事業單位檔案數字化管理探究

文/吉林省四平市應急救援保障中心 王晶

在事業單位管理中，檔案管理作為重要組成部分，對于促進事業單位高效運轉有著重要的推動作用。在電子信息技術和網絡技術不斷發展的今天，檔案數字化管理模式在事業單位的檔案管理事務中得到廣泛的使用。但是因為各種原因的影響，事業單位的檔案數字化管理會存在一定的問題，這就需要合理分析，找準有效途徑，最終幫助事業單位更好地開展檔案數字化管理。

一、事業單位檔案數字化管理的意義

（一）滿足檔案使用需要。數字化管理的實施，主要是利用信息系統來推動檔案管理，這樣就可以在檔案管理之中融入網絡化、信息化、智能化以及個性化的理念，也可以合理借助云計算、大數據平臺來做好檔案數據信息的處理，進而滿足事業單位對于檔案資源實際的使用要求。伴隨著事業單位改革的持續深入，檔案管理工作也從原本的傳統檔案保管逐漸朝著開放性的檔案資源體系建設發展。檔案管理需要注重對于完善管理體系的形成，強調檔案資源的實際使用價值，進而滿足各個事業單位以及大眾對于公共信息調閱與使用的要求。

（二）提高檔案運行效率。新時期，事業單位開展檔案數字化管理，能夠實現檔案管理工作效率的提升，有效克服紙質檔案管理弊端，這樣就可以實現對檔案管理系統的優化，從而滿足建設戰略、管理設備、人力資源對應的優化配置處理。對于檔案室的發展，有利于對龐大檔案信息量的處理。通過數字化的管理措施，在滿足工作效率提升的同時，也可以滿足管理成本的降低，最終形成相應的運行管理體系，從而在實現上級行政機構服務、社會公益服務方面可以實現彼此的聯系，最終達到人民群眾、機關的檔案需求，在管理壓力降低的同時，可以實現檔案管理有效性的全面提高，最終推動檔案事業高速運轉。

二、事業單位檔案管理數字化管理的有效措施

（一）確立準確的工作重點。針對事業單位檔案數字化管理，還需要明確其工作目標和工作重心。讓檔案管理工作能夠圍繞對應的目標來快速有效實施。伴隨著市場經濟的持續進步，網絡得到廣泛的使用，在工作重心不變的情況下，提升工作效率，需要事業單位在工作模式和方法上進行適當的轉變。尤其是考慮到檔案管理的特性要求，檔案工作需要進行高效化、精確化以及高質量化的執行。通過信息技術工具，從而掌握這一部分特點，也可實現檔案管理的優化處理。所以，事業單位需要明確工作重點，能夠落實檔案管理重點，推動數字化建設，從而提升信息服務水平。

（二）建立檔案數字化管理系統。建立事業單位數字化檔案管理體系，可以實現管理效率的全面提升。在現階段，檔案管理是否可以滿足高效、便捷信息服務的要求，成為產出效益衡量的重要指標之一。在具體的操作中，應該注重提升檔案管理效率，能夠迎合社會的發展，匹配人民群眾的需求，從而實現管理系統的優化調節，迎合數字化建設需求，并且考慮到檔案管理本身不是一成不變地開展檔案的收集與記錄，開展檔案管理的數字化建設，就是為了將原本“重藏輕用”的管理理念打破。雖然檔案管理必須要有收集、記錄與檔案資源加工，但是利用數字化檔案建設的有效運行，不僅可以滿足檔案管理工作效率的提升，同時也能夠實現檔案價值的挖掘，最終將檔案的社會效益完全發揮出來。數字化檔案管理系統對于檔案價值的發揮產生了重要的推動作用，管理系統主要是通過合理的分類處理，要求其條理明晰，具有一定的指向性和針對性，同時，在輸入輸出上也需要實現信息的對稱處理，讓彼此相互銜接起來。對于檔案數字化管理系統的完善，還需要對號其屬性針對性設置。對于一般檔案資料，主要是利用數字化管理系統來滿足共享。針對內部員工，在登錄之后，就可以查閱相關的檔案資料，也可以提供下載需求。資源本身是互通的，共享的，這樣可以實現工作效率的提高，同時也可以減少不必要的浪費。對于有機密性要求的檔案資料，還需要落實其加密管理，能夠指派專業的人員進行處理。機密檔案，還需要通過系統的升級，落實其安全與維護，這樣才可以防范外泄的情況出現。

（三）完善檔案管理安全保密制度。針對事業單位檔案管理，無論是組織文件，還是個人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能會對檔案所有者帶來一定的影響與危害。所以，在具體的管理環節之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的檔案，其對應的檔案保密的等級是存在一定差異的，同時，在實際的使用之中，還應該配套其管理權限，這樣才能夠保障信息的安全性不受任何的影響。第二，檔案管理人員應該具有保密意識和安全意識，能夠在需求的時候，打開需要的具體信息。第三，完善檔案和系統的加密處理，同時做好定期的檢查和維護，這樣才可以將隱患及時消除掉，確保檔案信息本身的安全性。

（四）增強人才培養力度。無論是哪一個領域，或者某一項工作，人才都是重要的資源，同樣，檔案數字化建設也需要人才的支撐，并且還需要一定數量和質量的人才作為基礎。身為檔案管理人員，不僅需要詳細了解本職工作，同時還需要具有較高的計算機技術水平，能夠靈活使用計算機來開展對應的業務活動。作為事業單位，需要加大對于人才的培育力度，向相關工作人員傳授檔案數字化建設以及管理先進知識和技術，能夠出色完成崗位工作，以此來推動檔案信息化管理的有效實施。同時，事業單位還應該注重檔案管理人員職業道德方面的教育，努力提升其道德水平，持續增強奉獻精神，這樣才可以讓工作人員憑借積極的心態、飽滿的熱情，投入到實踐工作中去，以此來迎接各項挑戰，能夠心甘情愿、踏踏實實做好檔案的歸檔、利用、保管等相應的工作，為事業單位的可持續發展貢獻自己的力量。

三、結語

總而言之，事業單位檔案數字化管理對于重要資料的保存，對于信息的篩選查閱等方面都發揮了重要的作用。在技術逐漸成熟的今天，隨著事業單位的重視與投入，檔案數字化管理能夠直接步入全新的階段。針對檔案數字化管理可能存在的問題，事業單位本身也能夠提高其對應的認識，能夠采取科學合理的策略來持續優化，這樣就可以滿足檔案管理和利用效率的提升，在保證檔案安全性的同時，也可以推動事業單位可持續發展，最終成為合格的服務型單位。