新形勢下辦公室電子檔案管理問題及應對策略

文/膠州市公共資源交易中心 李真

檔案是非常重要的一項信息資源，在單位辦公室業務管理中起著非常關鍵的作用。檔案管理不僅能夠反映出一個單位機構的發展、技術、經營、資源和相關歷史，也可以作為維護其合法利益和合法權益的有效證據使用。伴隨著信息技術現代化和現代辦公方式的不斷變化，傳統的檔案管理方式已經不能再滿足當前新形勢的需求，電子檔案成為新時期檔案管理的新趨勢。

一、電子檔案概述

（一）特征。在經濟持續向前發展的社會，信息技術在不斷傳播發展，在各種技術的引領下，檔案管理已由傳統的紙質檔案管理演變為電子信息化檔案，且電子檔案已逐漸占據主流。相比于傳統的紙質檔案，電子檔案的管理更加方便，對于管理人員而言，這不僅可以幫助提高自身管理水平，也給管理人員帶來較大挑戰。電子檔案與傳統檔案管理不同之處在于，電子檔案是完全數字化的存在，文字被完全數字化，生成過程是以數字形態存在的，同時，電子檔案的信息也是完全獨立存在的，可以自由變換，且在傳輸至任一個存儲盤時，不發生任何變化。

（二）我國電子檔案的發展現狀。在我國經濟水平和科學技術水平均不斷發展提高的情況下，電子檔案已經逐漸取代傳統的紙質檔案，使我國的檔案事業更加快速地向前發展。電子檔案具有眾多優勢，不僅能夠節省人力物力，從節約管理成本的角度看，能夠提高檔案管理的工作效率，同時也能改善人們的生產和生活方式，但是因為檔案管理相關部門和相關人員不重視，使得相關檔案管理人員在工作時持有消極的工作態度，嚴重影響工作質量，使得我國的檔案管理水平一直無法達到世界領先水平。

二、當前辦公室管理電子檔案存在的問題

（一）相關檔案管理人員對電子檔案的認識不足。辦公室檔案管理部門大多認為電子檔案只是傳統檔案的存儲和使用方式的轉變，但其實際上是辦公室檔案管理理念的轉變。若辦公室檔案管理人員只將電子檔案的收集和保存作為電子檔案工作的重點，而未根據電子檔案創建一個綜合性的電子檔案系統，則無法將電子檔案的作用發揮到位。在實際的辦公室檔案管理工作中，若僅在辦公自動化系統中使用電子檔案的部分功能，即僅使用電子檔案的無紙化辦公和自動儲存等功能，僅僅改變工作流程和節約辦公成本，則無法為電子檔案建立一個綜合性系統性的工程。

（二）檔案信息安全存在風險性。在現代發展經營中，經營管理活動逐漸復雜，需要根據復雜的經營管理需求不斷調整，更注重細節和過程管理，這也就需要非常大量的基礎性和過程性的資料，且會在工作中反復使用，保存價值也比較高。但這些基礎性檔案資料因為數量龐大，且會占據檔案庫大量資源位置，調閱可能會不便。辦公室檔案管理人員只收集一些結果性資料或是非常重要的基礎性、過程性資料，一些相對不重要性的資料則由各部門或具體經辦人自行保管以備應用。但單位各部門資料保管人員，并不是人人都具備專業的管理能力和管理方式，且在現代發展浪潮中，人員的流動性非常大，若一直由其保存下去，則會產生一定的流失風險，繼而會對單位機構的經營發展造成許多不良影響。在如今信息化深入發展的前提下，電子檔案信息安全和傳統實體的方案都面臨著很大風險，信息安全問題更加突出。

（三）電子檔案管理技術較落后。辦公室的檔案儲存工作最主要的就是要確保檔案的真實和完整，但如今的電子檔案管理工作中，這兩個主要的要素正面臨著極大的威脅。相比于傳統的紙質檔案，電子檔案更容易被修改，這也直接導致電子檔案的真實性和完整性無法保證。與此同時，電子檔案在管理過程中，因為不重視或是其他管理技術的更新，使得檔案后期的維護和儲存工作無法順利實施，繼而會對整個辦公室電子檔案管理工作造成較大影響。

（四）檔案很難長期保存。在計算機技術飛速發展的情況下，電子檔案的儲存管理工作必須要緊跟時代潮流，但若想在實際工作中完全做到有很大難度。再加上電子檔案的龐大數據和繁瑣的程序，使得辦公室的電子檔案儲存技術直接落后于同期的儲存標準，導致辦公室檔案的長期儲存工作難度不斷增加。而且，電子檔案的保存本身就是大問題，因為電子檔案會受到數字環境和網絡技術的雙重束縛，再加上電子設備技術、存儲載體和軟件服務系統等問題，使得電子檔案的存儲成為電子檔案管理中的關鍵點。電子檔案的存儲載體非常脆弱，且其對放置存儲載體的環境要求也非常嚴格，包括室內空氣的干濕度、天氣冷暖、黑客、網絡病毒、電壓等都會損壞存儲載體，且損壞后無法復原。而相比于紙質載體，存儲載體非常脆弱，很容易在更換或轉載載體時引起信息的損壞或丟失，且使用壽命也相對較低。

（五）缺乏統一的檔案管理標準。很多單位辦公室在日常的電子檔案管理工作中，并未制定電子檔案管理相關的管理標準，導致在實際工作時，很容易因為檔案管理不標準引起檔案破壞或損失問題，因此導致電子檔案后續維護和遷入遷出等變得非常困難。

三、在新形勢下改善辦公室電子檔案管理的應對策略

（一）增強檔案管理人員的專業水平。對于辦公室內部的電子檔案相關管理人員，應定期對其進行系統、完善的電子檔案管理技術培訓工作，不斷提高電子檔案管理人員的專業能力和技術水平。同時，要從招聘這一環節嚴格把關，考核不合格的人員不予錄用。在培訓時，要邀請專家對這些管理人員進行培訓，系統性、綜合性地提高檔案管理人員的職業素質。再者，要安排組織經驗交流會議，讓所有電子檔案管理人員暢所欲言，分享自己的看法和意見，從中獲益，激發檔案管理人員的工作熱情。最終，要對檔案管理人員進行定期考核，以提高管理人員的個人管理能力和水平，構建積極向上的工作環境，同時保證辦公室檔案管理人員專業技術水平有著較大提升，以應對電子檔案管理工作。

（二）建立并完善電子檔案管理規章制度。想更有效地管理電子檔案，就必須建立比較規范的存儲、歸檔和整理的整套制度并進行完善，使整個辦公室的電子檔案管理工作非常順暢地進行。為此，可積極借鑒并引進國際上先進的電子檔案管理經驗，并結合目前辦公室的實際工作狀況制定初步的工作計劃和工作流程，比如存儲信息的注意事項及每個流程間的銜接等。之后要有針對性地細致規劃設計日常的檔案管理工作中存在的重點難點，如整理電子檔案并創建分類管理制度，讓檔案管理人員嚴格規范整理，并結合現狀制定適當的獎懲機制，賞罰分明，以提升檔案管理人員的工作效率，繼而從細節到整體不斷提高電子檔案管理水平。

（三）提高電子檔案管理水平。電子檔案的管理工作不僅要體現管理技術的更新，也要體現電子檔案管理技術的標準和可銜接性。在技術更新方面，辦公室的電子檔案管理部門要隨時學習市場上流行的、先進的電子檔案管理技術，以持續提高檔案管理人員的技術水平。比如在管理時應用自動分析技術，而數字化技術會使得電子檔案管理更加詳細，應用3D激光掃描技術則能夠讓檔案管理進一步數字化。而在標準性方面，電子檔案管理部門需要創建統一、規范的檔案儲存標準，以期進行日常的檔案存儲工作，也利于后續維修或更換電子檔案。