企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)思考

文/中陜核置業(yè)管理有限責(zé)任公司 肖靜媛

目前，企業(yè)檔案工作對(duì)于數(shù)字化建設(shè)的重視度越來越高，檔案數(shù)字化建設(shè)主要是將紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化的轉(zhuǎn)換，利用計(jì)算機(jī)保存，這樣可以通過計(jì)算機(jī)操作來完成對(duì)檔案的管理。這一種數(shù)字化檔案，在滿足共享需求的同時(shí)，可以提高企業(yè)管理水平，奠定改革發(fā)展的基礎(chǔ)。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于提升經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化，實(shí)際上就是基于計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案來加以保存，首先可以滿足實(shí)體空間的節(jié)約，同時(shí)也可以滿足減少印刷設(shè)備、用紙、耗材等方面的支出，這樣不僅可以降低成本，同時(shí)能夠提升相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）有利于檔案原件的保護(hù)。企業(yè)檔案的價(jià)值在于開發(fā)與利用，在安全生產(chǎn)、經(jīng)營管理、法律訴訟等方面都需要檔案資料的支持。但是因?yàn)閭鹘y(tǒng)載體或多或少會(huì)產(chǎn)生限制，一旦反復(fù)借閱，就可能會(huì)引起老化與損壞的現(xiàn)象。為了保持實(shí)體檔案的長期穩(wěn)定使用，企業(yè)需要耗費(fèi)大量的維護(hù)資金。在實(shí)施檔案數(shù)字化管理之后，不但能夠規(guī)避傳統(tǒng)載體的缺陷，同時(shí)也能夠保護(hù)檔案的安全性。

（三）有利于檔案資源的開發(fā)利用。科學(xué)化的檢索，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)與利用，檢索的快慢，對(duì)于開發(fā)資源以及后續(xù)的有效利用會(huì)產(chǎn)生較大的影響，讓原本的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的處理，并且在檔案管理系統(tǒng)之中加以存儲(chǔ)，這樣就可以通過智能檢索的基本優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)快速、充分、合理、有效的利用。檔案數(shù)字化，也能夠提高檔案信息資源利用的實(shí)際效率，讓辦公室人員能夠更加便捷地查閱資料。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化處理，能夠?qū)⒃镜臋n案管理部門轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理中心，最終轉(zhuǎn)變單一的館藏結(jié)構(gòu)模式，找準(zhǔn)企業(yè)改革發(fā)展的基本方向，提升檔案信息資源開發(fā)的層次與質(zhì)量，最終利用豐富的檔案內(nèi)容，滿足企業(yè)改革發(fā)展利用檔案的實(shí)際需求。

二、企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

在當(dāng)前的企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，需要注重檔案數(shù)字化制度的落實(shí)，注重?cái)?shù)據(jù)庫建設(shè)、保密性建設(shè)、數(shù)字加工處理等方面的分析，這樣才能迎合企業(yè)對(duì)于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的思考，最終推動(dòng)企業(yè)檔案管理持續(xù)實(shí)施，服務(wù)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（一）建立檔案數(shù)字化建設(shè)制度。開展任何一項(xiàng)工作，都需要制度的支持。同樣，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)也是如此，還需要科學(xué)、完善的保障制度的支持，這樣才可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。第一，基于企業(yè)的實(shí)際情況分析，制定合理的日期，并且采取提前歸檔的模式，針對(duì)沒有按時(shí)進(jìn)行歸檔的人員，需要針對(duì)性處理。第二，在年終的績效考核中納入企業(yè)各個(gè)部門的檔案管理工作。第三，落實(shí)檔案管理責(zé)任制，要求在初始檔案的建立階段，就能夠細(xì)分工作，落實(shí)相關(guān)資料的整理、收集、上交以及保存，這樣才能夠完善其保障措施，并且在相互之間，可以將監(jiān)督與提醒的基本作用完全發(fā)揮出來，最終形成良好的檔案管理習(xí)慣。另外，在保管檔案的環(huán)節(jié)，也需要落實(shí)收集、加工、標(biāo)引、檢索等相應(yīng)的環(huán)節(jié)，需要通過系統(tǒng)性的工作秩序建設(shè)來進(jìn)行針對(duì)性的改善。

（二）注重?cái)?shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度。在開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程之中，最為核心的部分是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，其直接關(guān)系到數(shù)字檔案管理的有序?qū)嵤Ｋ裕枰鰪?qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要是對(duì)于開放性的檔案，提供相應(yīng)的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網(wǎng)絡(luò)方面的檔案信息服務(wù)，并且最為關(guān)鍵的在于廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫類型的有效使用。另外，對(duì)于電子文檔系統(tǒng)建設(shè)力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統(tǒng)都是基于數(shù)字化的模式存在。對(duì)于各種電子文檔，其本身都會(huì)擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統(tǒng)，其本身擁有相應(yīng)的數(shù)碼攝像與掃描功能，并且還能夠?qū)⒃镜募堎|(zhì)信息內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)字化方面的轉(zhuǎn)化，然后針對(duì)轉(zhuǎn)化之后的電子文件，可以開展相應(yīng)的科學(xué)化管理，其包含了簽發(fā)、起草、歸檔、審核等諸多事項(xiàng)，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)存儲(chǔ)情況和使用情況的監(jiān)控。

（三）完善檔案數(shù)字化的保密性建設(shè)。針對(duì)企業(yè)而言，需要格外關(guān)注檔案信息的重要性，基于這一點(diǎn)的探討，在數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施過程中，應(yīng)該完善相關(guān)人員的檔案保護(hù)意識(shí)，能夠履行自身職責(zé)，落實(shí)保密規(guī)定。確保檔案本身的完整性，盡可能避免損壞、泄露、丟失等情況出現(xiàn)。企業(yè)的檔案信息數(shù)字化處理，方便其后續(xù)的存儲(chǔ)，并且具有較高的調(diào)用靈活度，但是這一系列的操作之后，就可能會(huì)引發(fā)信息盜取的問題，其關(guān)鍵點(diǎn)在于在毫無察覺的情況下，就可能引發(fā)檔案信息被盜的問題。所以，在保密性的建設(shè)中，需要相應(yīng)配套設(shè)施的支持，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化的同步建設(shè)實(shí)施。同時(shí)，在數(shù)字化檔案管理中，檔案管理人員還需要時(shí)刻保持高度警惕，能夠?qū)⒈Ｃ芄ぷ髀鋵?shí)。在當(dāng)前的信息化時(shí)代，從某一種程度來分析，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)際上就是信息的競(jìng)爭(zhēng)，檔案管理本身和企業(yè)的信息是無法分割的。因此，需要獲取有利的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)地位，就需要加快數(shù)字化建設(shè)，能夠完善其保密性建設(shè)，這才是關(guān)鍵所在。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)字化的加工處理。針對(duì)企業(yè)數(shù)字化檔案的加工處理原則，還應(yīng)該考慮到紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本原則，能夠確定數(shù)字化處理范圍，從理論上來分析，需要將檔案數(shù)字化建設(shè)目標(biāo)徹底實(shí)現(xiàn)，并且需要滿足紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理。但是在實(shí)際的應(yīng)用環(huán)節(jié)，這一種加工處理模式還需要耗費(fèi)較長的時(shí)間，針對(duì)部分不重要的檔案信息，沒有必要實(shí)施數(shù)字化的處理。所以，在相關(guān)要求制定環(huán)節(jié)，需要考慮到檔案整理、檔案掃描、檔案?jìng)浞荨n案存儲(chǔ)等，這樣就會(huì)導(dǎo)致加工處理難度進(jìn)一步加大。所以，在實(shí)際的加工處理中，需要對(duì)應(yīng)的支持，才能夠?qū)⑵鋵?shí)現(xiàn)。

三、結(jié)語

總而言之，檔案的數(shù)字化建設(shè)一直是各個(gè)行業(yè)無法回避的問題，其涉及跨專業(yè)的融合，也關(guān)系到企業(yè)在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下的生產(chǎn)經(jīng)營。所以，得到企業(yè)管理者、信息技術(shù)人員和檔案專業(yè)人員的重視。隨著數(shù)字化時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)為檔案管理帶來極大的便利條件，數(shù)字化檔案建設(shè)已經(jīng)成為必然，并且也是當(dāng)前各個(gè)企業(yè)都需要面臨的挑戰(zhàn)。針對(duì)數(shù)字化的檔案建設(shè)與管理，需要通過不斷的努力，才能夠在實(shí)踐之中去探索，才能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案的安全、高質(zhì)量、有效管理，最終促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新與可持續(xù)發(fā)展。