醫院電子檔案安全管理中5W理論的實踐研究

文/云浮市人民醫院 林雨雨

檔案管理是醫院管理十分重要的管理內容，其中檔案管理水平的高低會對醫院的服務水平造成直接影響。在傳統的檔案管理中，醫院主要應用紙質管理手段，將諸多的紙質檔案放置于專門的儲備室內，不僅占用空間較大，且在進行檔案的查閱時較為困難。在我國現代信息技術不斷發展的背景下，醫院管理人員也意識到了檔案管理工作的重要性，逐漸將傳統的紙質檔案管理轉變為電子檔案管理。而在電子檔案管理中，不僅能摒棄傳統管理模式中的較多弊端，還能夠簡化檔案管理流程，對于開展檔案的實際查閱工作有積極意義。但對于我國醫院來說，電子檔案管理是新產生的一種管理工具，沒有形成體系化的管理方案，基于這種背景，需要在醫院開展電子檔案安全管理時應用5W理念,這樣才能使電子檔案更為安全。

一、醫院電子檔案管理的優勢

（一）信息調用與儲存。醫院內部信息系統在設置初期，其主要功能是保存并提供患者的病程資料，由不同科室進行統一醫學影像編號。在患者資料獲取完成后，患者的信息會與資料庫內患者病史進行自動整合，形成未完成的工作信息列表。醫務人員在應用時可以將醫院信息系統和醫院影像存儲與傳輸系統融合，通過直接調取患者資料的方式進行病例資料收集和診斷，完成醫院存儲與傳輸系統和醫院信息系統的全面合并，保證在醫院內形成患者資料和病歷資料實時共享。

（二）患者信息綜合查詢系統。在進行信息查詢時，通過將信息系統和醫院資料存儲與傳輸系統相結合，能夠調取醫院數據庫內所有的患者信息，而在檢索患者信息時無需一個個進行翻閱，可以采用相應的關鍵詞或標簽進行搜尋，大大提高了檢索效率。其中關鍵詞可包括患者的姓名、年齡、編號以及性別等，同時這項系統還能夠顯示出醫務人員或科室不同時間段的工作量以及經濟效益，保證醫務人員在工作過程中能夠實時監管醫院各科室內的工作狀況，明確患者的個體信息，使醫院醫療工作順利開展。

（三）存檔系統。在進行信息的存檔與移動時，可以將系統內涉及的不同信息利用光盤或U盤等方式進行永久儲存，這樣不僅能夠使原始數據在數據庫中得到網絡化的保存，還能夠使數據保存于移動終端中，這樣能夠使所有資料進行有效的網絡備份，同時光盤或U盤等移動終端體積極小，一個光盤或U盤內的容量可以儲存大量的圖像資料和患者信息，這樣能夠大大提高信息的儲存效率和調用效率。建議在醫院每個科室內留取至少三個移動終端的信息。值得注意的是，由于移動終端不能連接網絡，所以在保存完成后，每隔一個月或者每一季度需要對終端內的資料進行一次更新，這樣能夠保證信息的時效性，但具體更新時間可根據醫院的具體運行狀況進行合理調整，但至少每年需要進行一次更新。

二、電子檔案管理工作對醫院發展產生的效益

（一）經濟效益。在應用過程中選擇醫院影像存儲與傳輸系統，能夠大大減少醫院對信息儲存所需求的空間，能夠節約儲存耗材的相關建設成本，同時有助于提高醫務人員的各項工作效率，避免醫務人員在進行信息調取時出現長時間的無序勞動，降低了醫務人員的工作強度，使科室內的經濟效益得到提高。這項管理系統效果良好，能夠建立完善的專家網絡會診功能，不僅有助于專家快速診斷患者的病情，還能夠改善醫院會診的效率，有助于醫院建立良好的形象。

（二）管理效益。在醫院應用影像存儲與傳輸系統進行管理時，能夠對科室進行有效的信息化管理，大大縮短患者等待報告的時間。而患者在檢查完成后的各項基本資料和圖像信息能夠在醫院內部長時間保存，使醫療診斷工作獲得足夠的大數據，這樣能夠有效提高病情分析的效率，為醫務人員開展后續的診療工作提供病例基礎。這項系統有助于患者醫療費用的管理，改善醫患關系，能夠使費用計算更為透明化和公開化，保證患者與醫務人員的良好溝通。

（三）診斷研究。在進行系統應用時，這項系統能夠合理應用索引圖的多種變現形式，進行更為直接的圖像對比參考，醫務人員可以快速調取患者的不同影像學、病史、用藥史資料，能夠十分便捷地對患者病情進行診斷。不同的影像學圖片均能夠選擇電子和數字形式進行保存，在調取時十分便捷，通過醫院影像存儲與傳輸系統能夠獲得無失真的高清晰醫學影像資料，以便于醫師的診斷和開展其他醫療研究。

三、5W理論在電子檔案管理中的應用

（一）Who。電子檔案的應用首先需要明確檔案管理者和檔案使用者。電子檔案管理相較于傳統的檔案管理來說，這種管理模式主要建立在現代化的信息技術上，因此電子檔案管理工作人員應當具備熟練的網絡信息技術和對各項數據庫中資料的操作能力，工作人員需要明確，在進行數據分析時，如何做好電子檔案的管理；而在發生計算機以及數據庫的故障時，管理人員能夠短時間內做好故障的排除工作。這不僅需要相關工作人員具備足夠的專業技能，還需要能夠處理不同類型的計算機故障。除此之外，干部人事檔案以及相關的經濟檔案具有較高的機密性，而這類檔案在調取時僅提供給內部人員應用，所以管理人員還需要具備完善的職業道德品質，不可將資料進行共享，做好安全性的控制，盡可能對其中的資料進行有效管理，這樣才能使檔案管理工作形成更為完善的排他性模式。電子檔案管理是一種較為新型的檔案管理模式，而很多人對于這種管理模式并不認可，所以想進一步推廣這種方式的應用，醫院內部管理人員就需要對電子檔案進行推廣，意識到其重要性，這樣才能保證電子檔案的合理應用。

（二）What。要想使電子檔案在醫院管理工作過程中對各項檔案進行有效管理，就需要了解醫院電子檔案管理的具體設置對象。電子檔案的管理與傳統檔案管理雖然方法不同，但總體目標一致，所以管理對象也應當是完全一致的，電子檔案管理中的主要內容是做好患者病歷資料以及醫務人員的基本資料管理和相關的經濟檔案管理。所以電子檔案管理的工作就是將原本零散且復雜的資料通過信息技術進行整合，保證資源能夠規范化和統一化利用。除此之外，醫院屬于一個獨立的機構，醫院的相關檔案應避免遭到外界的竊取，所以醫院電子檔案管理對象應當明確，其主要目的是為了防止危害性質較大的事件發生，保證電子檔案管理的對象安全、穩定。

（三）When。電子檔案管理在應用過程中的時間應當包括材料收集、更新以及維護等多個時間，由于醫院在日常工作中需要對許多患者提供醫療服務，而患者的病情記錄也是醫務人員工作過程中的一項重要內容，其中涉及的記錄時間存在較大的數據量。所以對于材料收集來說，醫務人員應當基于醫院內人事狀況和患者狀況對檔案進行更新，而數據庫內的終端檔案需要每個月進行一次更新，其余的分散數據則需每日進行更新。醫院內部需要做好日常的電子檔案維護，做好防火墻的設置，避免出現黑客入侵或硬盤受損導致資料丟失的情況，維護活動可以不那么頻繁，每季度進行一次較為合理，這樣能夠使電子檔案管理工作安全且高效運行。

（四）Where。電子檔案管理相較于傳統的檔案管理來說，地點更為靈活，無需占用特定地點進行信息的儲存，僅僅采用終端設備或一臺計算機即可完成管理工作，尤其是在現代手機終端等設備的不斷發展背景下，應用手機APP能夠在一定程度上對電子信息進行有效調用，這是現代信息化建設背景下的一個重要優勢。

（五）Why。由于電子檔案在應用過程中的各項影響因素較多，所以電子檔案的實際應用需要排除其中存在的各種外部影響因素，使檔案能夠方便快捷且合理安全得到調用。電子檔案管理應當依托于現代化高新科技，使用電子檔案也是檔案管理的必然趨勢。