新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策

一、新形勢下人事檔案管理工作的困境

我國的人事檔案工作歷史悠久，源遠(yuǎn)流長，并形成了完整的思維方式、管理觀念和管理模式。但隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化進(jìn)程的深入，當(dāng)前人事檔案工作諸多方面的消極因素影響了人事檔案管理工作的健康發(fā)展，使得當(dāng)前的人事檔案工作面臨很多困境，具體表現(xiàn)為：

（一）思想觀念落后。神秘論以及無用論是當(dāng)前人事檔案管理中存在的兩種極端的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象使得現(xiàn)代人事檔案管理工作的開展受到阻礙。因為，在人事檔案神秘論中認(rèn)為，對于個人信息的記錄以及個人隱私的記錄是非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模荒茉试S用人單位進(jìn)行查看，這一現(xiàn)象導(dǎo)致在人事檔案的管理過程中，管理人員只收集個人的思想政治以及社會關(guān)系等材料，對于個人的能力以及綜合素質(zhì)等方面的內(nèi)容嚴(yán)重的忽視。此外，有一些材料可能存在偽造的現(xiàn)象，所以對于用人單位所提供的材料無法保證其科學(xué)有效性。在進(jìn)行管理的過程中，一些管理人員的管理觀念比較陳舊，只抓住封閉式的管理方法，這樣就導(dǎo)致在經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)的過程中，沒有辦法將人事檔案的作用有效發(fā)揮出來。此外，人事檔案無用論這一極端的思想，認(rèn)為人事檔案只能被應(yīng)用在政府以及一些事業(yè)單位中，其他途徑是毫無意義的。所以就出現(xiàn)了部分面試者在進(jìn)行人事檔案填寫的時候，不是特別的認(rèn)真，甚至有關(guān)面試人員在面試之后將面試人的檔案隨便丟棄等現(xiàn)象，管理部門對于這一現(xiàn)象也有所忽略。因此這兩種現(xiàn)象導(dǎo)致現(xiàn)代人事檔案工作沒有良好的社會基礎(chǔ)作為保障，在思想上不夠重視人事檔案管理，這樣就使得人事檔案管理工作面臨巨大的困境。

（二）管理制度混亂。由于人事檔案工作的特殊性，在進(jìn)行人事檔案管理的過程中最基本就是打好思想政治基礎(chǔ)，管理人員具有較強(qiáng)的工作責(zé)任感，但是這些遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到人事檔案管理的要求，所以還要求管理人員要具備優(yōu)良的業(yè)務(wù)能力以及創(chuàng)新水平。現(xiàn)在人事檔案管理工作還是拘泥于紙質(zhì)版的檔案管理，這樣沒有辦法跟上時代的步伐，目前首要的任務(wù)是利用高科技以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來達(dá)到檔案的科學(xué)有效管理。此外在人事檔案管理過程中，管理人員的流動性比較大，并且檔案管理人員的綜合素質(zhì)也不高，專業(yè)水平能力不佳，還有一些甚至是兼職。所以對于本身業(yè)務(wù)，沒有花更多的心思去鉆研。

（三）管理人員素質(zhì)不高。由于人事檔案工作的特殊性，因此，良好的政治思想素質(zhì)、工作責(zé)任感成為人事檔案管理人員首要的條件，但僅此無法滿足人事檔案管理的要求，還必須要具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和創(chuàng)新能力等各方面的能力。現(xiàn)有的人事檔案管理人員對人事檔案的管理局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理，無法適應(yīng)時代要求，采用新技術(shù)、新方法、新設(shè)備對人事檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，造成人事檔案利用困難，人事檔案的社會價值未能得到充分發(fā)揮。另外，人事檔案管理人員流動頻繁嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代人事檔案管理工作的發(fā)展。“檔案人員隊伍不穩(wěn)定，變化比較大。檔案人員缺乏專業(yè)知識，大多為其他部門人員兼任，且常常身兼數(shù)職，工作調(diào)動頻繁，造成他們業(yè)務(wù)鉆研不夠”。人事檔案管理人員往往利用掌握政府、事業(yè)單位等用人需求信息的有利條件，尋求自身更好的發(fā)展，人事檔案工作人員無法安心于本職工作，更不用說參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)了。

二、新形勢下人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)宣傳教育，樹立正確的人事檔案觀。要通過宣傳教育的手段，樹立正確的人事檔案管理觀念。對于人事檔案的神秘論以及人事檔案的無用觀點也及時改變，進(jìn)行新的管理觀念的更新，做到與時代的發(fā)展步伐同步。對于管理工作要不斷加強(qiáng)，對于檔案管理工作要不斷創(chuàng)新，使人事檔案的使用價值有效提高。在人力資源的開發(fā)中，將人事檔案的作用充分發(fā)揮出來。要使相關(guān)單位認(rèn)識到人事檔案的利用價值；讓個人認(rèn)識到自己檔案的重要性，因為個人的政治面貌以及個人的經(jīng)歷等都體現(xiàn)在人事檔案中，所以個人也要積極配合檔案管理部門做好檔案管理工作。

（二）建設(shè)高素質(zhì)的現(xiàn)代人事檔案管理人才隊伍。在進(jìn)行人事檔案管理工作中，人才作為主角，是服務(wù)的主體也是被服務(wù)的主體，因為對于一個單位來說，人才是單位可持續(xù)發(fā)展的動力，對于檔案管理部門要清楚認(rèn)識到這一點。在進(jìn)行檔案管理工作時，一定要選取綜合素質(zhì)高并且專業(yè)水平高的人員進(jìn)行檔案管理工作。針對目前所面臨的檔案管理人員流動性大且不穩(wěn)定的問題，首先要使人事檔案人員的培訓(xùn)工作不斷加強(qiáng)，制定考核制度，激勵檔案管理工作人員自覺加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力的提升，對于新的管理內(nèi)容以及新時代的管理要求要有明確的認(rèn)識。

（三）建設(shè)完善的現(xiàn)代人事檔案管理新模式。改變以往封閉式管理模式，建立人事檔案社會化開放式管理新模式。人事檔案社會化開放管理模式，是市場經(jīng)濟(jì)條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補(bǔ)充。人事檔案的使用應(yīng)當(dāng)向個人開放，讓個人了解檔案的內(nèi)容，采用社會化、開放型人事檔案管理模式，為個人和用人單位提供多樣化、綜合化的人事檔案服務(wù)，充分滿足個人和用人單位利用人事檔案的需要，樹立人事檔案部門的新形象。使人事檔案的管理工作不斷發(fā)展。

（四）統(tǒng)一人事檔案管理部門，規(guī)范、完善檔案管理制度。統(tǒng)一我國人事檔案管理部門，建立國家各級人事檔案管理系統(tǒng)。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，“打破各級部門條條塊塊都管人事檔案的舊管理體制，實行相對集中統(tǒng)一管理的體制”改變我國目前人事檔案多頭、分散管理的混亂局面，將我國人事檔案工作統(tǒng)一到人事部門，將有限的人力、物力、財力充分有效地運用于現(xiàn)代人事檔案管理工作中，發(fā)揮人事檔案管理工作在社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，在進(jìn)行檔案管理的過程中，要清楚認(rèn)識到檔案管理工作不但關(guān)系到個人的利益，還是國家人力資源管理開發(fā)以及利用的重要保證，所以在新時代、新背景下，對于人事檔案管理存在的一些問題要重視，并且制定出可行的管理方案，使人事檔案管理走可持續(xù)發(fā)展的道路。