醫(yī)院檔案管理融入辦公自動化的研究與探討

辦公自動化是時代發(fā)展的趨勢，隨著科學技術的發(fā)展和人們要求的提高，將會實現(xiàn)其在各行各業(yè)的廣泛使用。檔案的管理是醫(yī)院日常的管理工作，記錄著醫(yī)院的重要信息，能為科研工作和醫(yī)療技術的發(fā)展提供重要依據(jù)，從而直接影響了醫(yī)院的發(fā)展狀況。而在醫(yī)院檔案管理工作中融入辦公自動化系統(tǒng)，不僅極大地減輕了相關人員的工作量，方便醫(yī)護人員順利開展工作，促進醫(yī)院工作效率的提高，而且健全和完善了醫(yī)院的檔案管理工作，使得醫(yī)院的檔案資源得到充分利用。

一、醫(yī)院檔案管理融入辦公自動化的優(yōu)勢

（一）提高了醫(yī)院的工作效率。醫(yī)院的工作復雜多樣且涉及范圍廣，加大了檔案管理的工作量和工作難度，并降低了檔案管理的工作效率。在醫(yī)院檔案管理工作中融入辦公自動化后，工作人員可以利用信息技術科學合理地進行檔案資料的處理，方便了信息的篩選、處理和利用，也提高了信息查詢和信息歸檔的速度，極大地提高了醫(yī)院的工作效率。

（二）有助于信息資源的共享。醫(yī)院各部門的工作功能和性質(zhì)有所差異，導致部分檔案分散管理，因此難以確保檔案的完整性和及時有效性。在醫(yī)院檔案管理工作中融入辦公自動化系統(tǒng)，不僅確保信息的全面性和準確性，提高信息資源的查詢速度，而且能實現(xiàn)信息資源的共享，拉近醫(yī)院各部門之間的距離，提高檔案資源的利用率，實現(xiàn)科學化和規(guī)范化的檔案管理。

（三）安全性儲存。傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)形式的管理，占據(jù)空間較大，還會受潮濕、明火等自然條件的影響，保存時間也較短，難以實現(xiàn)檔案資料的長時間保存和完整性保存，降低了檔案管理的工作質(zhì)量。在融入辦公自動化的條件下，可以有效規(guī)避上述問題，實現(xiàn)檔案的信息化管理，不僅顯著減輕了管理人員的工作壓力，還可以預留出更多的空間進行檔案管理，延長了檔案資源的使用年限，有效提高了醫(yī)院檔案的管理水平。

二、醫(yī)院檔案實現(xiàn)辦公自動化管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的安全性低。在互聯(lián)網(wǎng)普及的背景下，要加強信息保密性和安全性的重視。因此，利用信息技術實現(xiàn)醫(yī)院檔案的自動化管理存在安全隱患。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢在于其儲存方式單一，資料內(nèi)容難以修改，并且修改后的內(nèi)容會存有一定的痕跡。而信息化管理的檔案，由于電子形式的文件沒有手寫簽名和字跡等具體內(nèi)容，文件內(nèi)容較容易被人為篡改，而且能做到?jīng)]有修改痕跡保留，檔案管理的安全性、保密性差。因此，難以保證電子檔案的權威性和真實性。此外，在醫(yī)院的檔案管理工作中，如果病人病例或病人信息遭到泄露，不僅可能嚴重影響患者的正常生活，而且還會影響醫(yī)療效果，甚至于醫(yī)院的發(fā)展。

（二）檔案管理的體制和標準存在缺陷。首先，多數(shù)醫(yī)院的檔案辦公自動化管理技術還不夠成熟，硬件和軟件設施沒有配備齊全，無法保障檔案辦公自動化管理工作的順利開展。其次，部分醫(yī)院已經(jīng)加強檔案辦公自動化管理的重視程度，并且投入了相應的資金和人力，但由于科學管理體制的缺乏，難以保證檔案管理的科學性，從而在管理工作中沒有收獲，并且造成一定的資源浪費。比如，工作人員沒有進行檔案的備份工作，對原始文件沒有及時保存，檔案分類不明確等等。

（三）管理人員的專業(yè)能力不高。辦公自動化信息管理平臺為檔案管理工作提供了多元化的操作途徑，既保障了檔案資源的質(zhì)量水平，也為醫(yī)院醫(yī)療工作的順利展開提供豐富的科學數(shù)據(jù)信息。但從實際情況來看，醫(yī)院對檔案管理信息化不夠重視，沒有加大資金的投入力度，同時沒有對管理人員進行管理知識和操作技能的培訓，導致檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍較低，難以跟上辦公自動化技術的發(fā)展，只能簡單地進行計算機操作，難以全面落實檔案的辦公自動化管理，進而影響了檔案管理的工作質(zhì)量和水平。

三、醫(yī)院檔案實現(xiàn)辦公自動化管理的措施

（一）提高檔案資源信息的安全度。為了保證檔案信息化管理的安全性，醫(yī)院需要建立完整可靠的檔案管理辦公自動化網(wǎng)絡系統(tǒng)，網(wǎng)絡系統(tǒng)包括硬件設施、軟件設施和數(shù)據(jù)資料等，然后通過網(wǎng)絡系統(tǒng)的加密、權限和防火墻設置等，加強檔案管理的信息網(wǎng)絡安全建設和監(jiān)管，使用先進技術實現(xiàn)被破壞數(shù)據(jù)的修補與維護。同時，為了防止檔案資料人為修改，實行重要文檔的加密處理或?qū)χ匾獧n案設置特殊權限。此外，醫(yī)院的檔案管理關乎患者的個人隱私安全。因此，在辦公自動化環(huán)境下實現(xiàn)醫(yī)院檔案的安全管理，需要不斷改進和完善網(wǎng)絡平臺，保證每個管理人員按規(guī)章制度完成工作任務，從而有效提高檔案資源信息的安全性。

（二）完善辦公自動化的檔案管理制度。醫(yī)院檔案管理人員需要以管理制度為準則，從而保證檔案管理工作的順利開展。為了有效實現(xiàn)辦公自動化，醫(yī)院需要科學合理地制定檔案標準和制度，確保系統(tǒng)管理的標準性和科學性。醫(yī)院檔案的主要管理工作內(nèi)容包括信息資料的收集、整理、歸檔及鑒定，針對基礎工作的內(nèi)容，有機結合合理的檔案管理制度和醫(yī)院部門的功能結構，確定完整而又細致的檔案管理制度，并運用這些管理制度嚴格把關醫(yī)院的各項檔案管理工作。另外，醫(yī)院建立統(tǒng)一的文件處理方式和規(guī)范文件的格式，確保檔案的規(guī)范化管理和標準化管理，提升檔案的管理水平。此外，對檔案信息化管理平臺進行定期核查和維護，并做好檔案資料的出入記錄，明確責任到個人，從而有效提高檔案信息的管理質(zhì)量和安全性。

（三）提升管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展使得檔案信息不斷更新，加大了檔案管理的難度。同時管理人員是醫(yī)院檔案管理的核心工作人員，也是實現(xiàn)辦公自動化信息管理的重要力量，只有管理人員的素質(zhì)能力過硬，才能在原有管理的基礎上提出建設性的意見。因此，醫(yī)院需要加強對管理人員綜合素質(zhì)的重視，在招聘時注重專業(yè)人才的引進，同時加強管理人員的培訓、監(jiān)督和考核，確保他們深入了解檔案管理的相關法律法規(guī)和檔案管理的工作內(nèi)容，可以熟練使用各類辦公操作軟件，并儲備一定的檔案管理知識，明確每個管理人員的工作職責和工作內(nèi)容。將檔案管理意識滲透素質(zhì)要求，普遍提升管理人員的素質(zhì)水平。

（四）建立醫(yī)院檔案管理的辦公自動化體系。在辦公自動化的條件下實現(xiàn)檔案的管理，需要充分利用現(xiàn)代技術和設備。醫(yī)院需要適當使用先進技術健全辦公自動化檔案管理體系，保障系統(tǒng)及時有效地輸入檔案的內(nèi)容。醫(yī)院需要加強辦公自動化檔案管理的建設，實現(xiàn)檔案的自動化管理。檔案資源有較高的實際運用價值，并且資料十分珍貴，直接影響醫(yī)院今后的發(fā)展狀況，因此建立辦公化系統(tǒng)時，嚴格監(jiān)管檔案信息資料，保證信息的安全性和有效性，從而更好地維護患者的隱私安全。在醫(yī)院辦公自動化檔案管理中，需要加強檔案信息安全的監(jiān)管，明確規(guī)定檔案的管理工作，利用信息技術進一步提高辦公自動化檔案管理的工作質(zhì)量和工作水平。

四、結語

互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的發(fā)展轉(zhuǎn)變了醫(yī)院的辦公形式，利用科學技術實現(xiàn)醫(yī)院檔案辦公自動化管理，不僅有效減輕了管理人員的工作壓力，提升了醫(yī)院管理的工作質(zhì)量和工作效率，而且保障了檔案管理工作的完整性和全面性，確保了檔案資料的真實可靠。因此，醫(yī)院檔案管理融入辦公自動化能有效促進醫(yī)院的發(fā)展。