高校科研經費報銷存在的問題及應對

李文梅

（青島大學財務處 山東青島 266071）

科學技術是第一生產力，近幾年國家出臺了一系列科技領域“放管服”政策，理順了科研活動規律和財政資金管理的關系。針對目前持續推進的國家科技領域“放管服”改革，一些高校制定了一系列制度、文件進行了落實。如賦予科研項目負責人經費預算調整權限（不含直接費用中的設備費）；放寬勞務費的開支范圍、乘坐交通工具的等級、住宿費標準、科研業務會議定額標準；建立科研財務助理制度；突破公務卡結算方式限制，科研活動合理性費用都能報銷；制定科研儀器設備采購制度，簡化流程，縮短周期，對于科研急需的設備，落實特事特辦。以上這些措施有效緩解了“報銷難”問題，但仍有科研人員反映報銷手續過于繁雜、疲于奔波。本文對高校科研經費報銷難存在的問題進行了分析，并提出了優化科研經費管理流程、簡化制度、建立經費報銷誠信檔案、減少報銷附件、創新服務方式等建議，供有關高校參考。

一、高?？蒲薪涃M報銷存在的問題

（一）科研經費管理流程設計不合理

一些高校高度重視科研項目的立項環節，但不重視后續的環節，如經費報銷、結題等，導致科研項目的流程不合理，地點多、審核環節多。在調研中發現，線下票據開具、預約報銷、科研收入認領、項目結題等節點，仍存在優化的空間，還能更大程度上減少科研人員的溝通時間和業務辦理時間。如：（1）立項環節——線上創建項目。（2）預算環節——線上提交預算、科技處或社科處和財務處預算科線上審核。（3）開票環節——線下財務處收費科開具。（4）科研收入認領環節——科技處或社科處線上審核、線下科技處或社科處簽字；核算大廳交單登記——線下財務處核算科審核記賬；預約報銷——線上預約后打印，經費負責人線下審批后簽字；核算大廳交單登記——線下財務處核算科審核、記賬并支付。（5）結題環節——科研人員打印明細賬并進行分類統計后填寫結題報告，到財務處核算科審核后，財務處綜合科蓋章，再到審計處審計蓋章，最后到科技處審核蓋章?？偨Y以上流程，預約報銷環節至少要經過兩人審核，開具票據至少經過三人審核，科研收入認領流程至少要經過四人審核，項目結題流程至少要經過四人審核，報銷環節流程至少要經過3人審核。可見，經費報銷前后階段的流程設計非常繁瑣，科研人員為一筆經費報銷往往要奔波于幾個部門或一個部門的幾個科室，耗費了大量的時間和精力。

（二）科研項目管理制度多，報銷要求多

為落實國家科技領域“放管服”改革，一些高校制定了縱向科研項目經費管理辦法、橫向科研項目經費管理辦法、科研差旅費管理辦法、學院（部）財務助理管理辦法、科研項目專家咨詢費和勞務費管理辦法、科研會議費管理辦法、科研經費報銷管理辦法、科研財務助理管理辦法、科研儀器設備采購管理辦法等。調研發現，科研人員普遍反映目前高?？蒲薪涃M報銷中的發票查驗、差旅費和出國經費、打印費復印費、專家勞務費等業務報銷附件要求等，加重了報銷人的負擔，急需進一步簡化。例如，對國內和國際差旅費中的住宿費報銷，學校要求提供住宿發票或租房合同及支付記錄。但實際工作中科研人員為了方便和節約費用，更傾向于通過網站或預定價格更經濟的民宿等，導致經常無法取得合規票據和支付記錄。對差旅費和交通經費，學校要求提供國內航空公司電子行程單、國際航空公司須提供行程單和登機牌，但這些報銷憑證已不是登機的必要元素。讓科研人員提供的證明材料越來越多，耗費的時間就越多，從而影響了正常的科學研究工作。

（三）科研管理部門多，報銷經辦人員和業務多，財務人員工作量大

1.科研管理部門多。一些高校科研管理職能分布在財務處、科研處、資產處、后勤處、審計處等，各職能部門從自身角度制定管理流程，缺少協調機制，給科研業務辦理帶來了困難。

2.報銷經辦人員和報銷業務多。從報銷經辦人員來看，具有更換頻繁、數量多、流動性大的特點；從報銷業務看，具有數量大、種類多等特點。比如，報賬人多為從事科研崗位教師的學生，缺乏財務概念，一方面增加了財務人員的咨詢時間和解釋的難度，另一方面是學生不能理解財務人員對報銷業務的要求，導致財務信息遺漏、信息溝通不暢等問題，無形中增加了科研經費報銷的難度，最終導致科研經費報銷低效率運行。

3.財務人員工作量大。隨著高校科研經費規模和其他經費的不斷擴大，財務核算人員的工作量急劇增長，但財務核算人數編制并沒有相應增加。據Q高校2019年的一項統計，網絡報賬憑證的數量已經是傳統報銷模式的1.5倍，工作量大大增加。另外，財務核算人員培訓學習時間少。在新的政策頒布實施后，報銷中會出現一些新的問題，需要財務人員根據自身的職業判斷去解決，因此也常出現對同一報銷業務判斷標準不一致的情況。但高校并不注重財務人員的學習和培訓，導致財務人員業務素質難以適應新形勢新業務發展的需要。

三、對策建議

（一）優化管理流程，簡化審批程序，提高報銷效率

建議高?？蒲薪涃M分管領導開展“一把手走流程一周”活動，打通科研體制改革“放管服”政策最后一公里的堵點。“一把手”要以普通辦事科研人員的身份模擬辦理科研經費項目的整個流程，切實體會科研人員感受，做到“親自辦、全程辦”。通過實地查看、流程體驗，詳細了解科研業務程序、規定解答、服務態度等的實際情況，帶領各職能部門認真梳理學校內部科研經費報銷流程，征求各個年齡段的科研人員的意見和建議，運用流程優化的方法，整合線上、線下業務辦理的銜接方式，在風險可控的范圍內縮減不必要的審批環節，避免工作重復；實現電子審批，規定審批時限，超過時限未審批的，默認此環節負責人同意，自動跳轉到下一審批環節，減少時間耗費，提高運行效率。高校管理層要明確流程優化預期目標，做出總體規劃，明確各職能部門職責，分析科研經費管理流程中存在的問題，取消不必要的工作環節，重新梳理程序；組織人員對流程優化結果進行測試，找出新的流程中存在的問題繼續修正，切實推進科研經費報銷“讓數據多跑路、讓報銷人少跑腿、最多跑一次”。

（二）簡化制度，建立報銷誠信檔案，減少報銷附件，推進信息化建設

1.簡化制度規定。規章制度越多，落實越困難，大大增加了科研人員和財務人員的負擔，有必要對某些規定加以集中、簡化。建議將科研經費涉及的各種制度規定統一簡化，分類歸集為一個科研經費報銷手冊的操作指南，讓科研經費報銷做到有法可依、有章可循。報銷手冊上主要側重報銷標準流程的介紹和報銷業務分類，簡單明了地提示報銷人登錄網上報賬系統操作流程信息、分類業務需提供除發票以外的相關附件材料，簽字審批手續；報銷手冊既是對報銷業務的政策宣傳，也是監督報銷是否合規的依據。

2.建立教職工科研經費報銷誠信檔案。初始設置每人為100分，以后每發現一筆不真實的報銷業務，就扣一分。分數低于100分的，由審計部門不定期地對其經費報銷進行審計。

3.減少報銷附件要求。根據時代發展和實踐的需要，清理、調整一部分不需要提供證明、附件的報銷業務。比如對發票真偽的查詢，金額3 000元以上的票據，可通過財務預約報銷系統與發票查驗系統的對接方式，提高發票查驗工作效率。國內和國際差旅費報銷票據，只提供城市間交通票據，包干標準住宿費、市內交通補助和伙食費補助直接劃到出差人銀行卡。打印費復印費取消協議或合同附件，學校統一招標服務單位，財務處定時與服務單位進行結算；取消支付專家勞務費的附件——邀請函等。

4.搭建科研經費管理大平臺，推進信息化建設。以信息化推進校務治理改革為契機，整合各職能部門信息系統，建立全流程電子化采購和因公出國（境）審批等平臺，通過平臺實現科研經費支出痕跡化管理，替代科研報銷人員整理粘貼票據、網上預約、簽字審批、交單登記等繁瑣手續，縮減報銷流程，由財務處直接付款給商家或科研人員，進一步拓展科研經費管理內部信息的大數據共享運用，以強有力的信息化建設，推進科研經費合規、高效執行。

（三）專設機構，配備人員，加強培訓，推行一站式服務

1.專設機構，配備人員。為了使科研職能部門實現無縫對接，高校應建立起“分管校領導-科研服務中心-科研項目組”的三方管理架構，推行一站式服務?？蒲蟹罩薪y一整合科研、財務、資產、審計等部門職能，集合科研、財務、資產、審計等部門人員聯合辦公，進行各職能部門科研管理系統的實時實地對接，實現科研經費到款查詢、項目立項、收支明細、預算調整、結題結賬等數據的共享。重點審批合作單位經費外撥、設備費等業務，實行線上申報審批，大大降低溝通成本。財務處領導應重視科研經費報銷工作，根據科研經費快速增長的要求，配備一定數量的科研核算人員。只有配備了合適數量的人員，科研核算人員才能從繁重的核算工作中解放出來，才能提高工作的效率和質量。

2.加強財務人員和科研相關人員的學習和培訓。隨著國家科技體制改革的不斷推進，財務人員必須理解國家科研改革政策，由“重過程管理”向“重項目成果”轉變，建議從以下方面著手：一是學校要不定期組織財務人員學習最新的科研政策，定期討論科研工作中出現的新問題，提出解決方案，形成科研項目管理制度規范。二是學校要加大對科研項目相關知識的宣傳力度、財務人員業務技能培訓和服務意識培訓，提高財務人員的服務意識。要為科研報銷人員提供熱情、耐心、周到的優質服務，減少與科研人員的溝通矛盾，提高科研報銷人員的滿意度。要創新服務方式，加大對接聯絡人聯系科研項目負責人的力度，實行財務人員與科研項目負責人一對一聯絡機制，切實把科研人員從科研經費報銷難的困境中解脫出來。三是營造學習的良好氛圍，引導財務人員提高自主學習能力，提高自身業務技能和政策水平。四是開展對外交流，有意識提高財務人員的信息化水平。根據本單位實際情況，邀請軟件公司、銀行、稅務等專家講授相關科研問題的解決方案。五是開展院系科研負責人、科研項目負責人、科研財務助理三層次培訓，使其在科研項目經費管理中提供專業財務服務。總之，要以多種方式進行后續教育，更新財務人員和科研人員的知識結構，提高其專業素質，提高科研經費報銷效率。

三、結語

隨著高校科研經費的持續增長，高校除了加強制度建設、減少科研經費違紀行為的發生外，面對科研經費“報銷難”的問題，應主動爭取主管部門的指導，學習兄弟院校證明行之有效的經驗和做法，優化管理與服務。立足服務型理念，從科研經費報銷人的角度，利用信息化手段，實現科研項目數據共享，優化流程，推行一站式服務、探索彈性預算、差旅包干等的舉措，切實解決科研人員報銷難的問題，讓科研人員從行政事務中解放出來，調動科研人員的積極性，將更多的時間和精力投入科研創新工作中，充分發揮高?？茖W研究的能力，為國家科技事業做出貢獻。