高職院校辦公室管理服務工作現狀及高效性探索

文/蘇州工藝美術職業技術學院 孫康

近年來，針對高等職業教育規模不斷擴大、專業不斷深化、招生人數不斷增加的狀況，高職院校的教學工作和管理工作面臨著前所未有的挑戰，而應用型人才緊缺又是不爭的事實。在這種形勢下，如何有效管理和服務好學校工作，更好地發揮高職院校在職業教育中的作用成為亟待思考的問題。筆者立足高職院校辦公室行政管理工作的現狀、存在的問題，進一步探尋以新時代服務精神為指引，結合現代化教育理念來提升行政管理工作成效的有效途徑。

高職院校辦公室作為學校行政管理的重要部門，其核心地位不言而喻，每天都要處理千頭萬緒的事情，每一項工作之間有關聯，以認真負責的態度去完成每一項任務是學校各項事業正常發展的重要保障。因此，能否發揮各個行政管理部門的服務職能，辦公室起到了承上啟下、溝通內外、統籌協調、組織參謀的中樞作用。

一、高職院校辦公室工作現狀分析

（一）管理制度不健全，執行力度不強。高職院校辦公室行政管理工作內容眾多，涉及方面廣，一般機構設置都是合署辦公，下設辦事部門，對工作人員的綜合素質要求較高。工作的重心主要是圍繞學校中心工作和學校領導分配的任務，需要服務和協調的內容比較繁瑣。不僅要起草學校發展規劃、工作計劃、總結等文稿工作，還有各種會議和重要活動的協調、組織安排，會議期間的接待、記錄等工作。當這些事務全部匯集在一起的時候，辦公室工作人員處理起來就相應要花大量的時間和精力。加之工作量和工作成效難以集中量化體現，工作時間長短難以明確規定，出成績難，很難獲得各方滿意，長期工作的人員難免會產生職業倦怠和松懈情緒。少數工作人員還存在和尚撞鐘、隨波逐流的思想，精神不振、對自身要求不嚴格、管理不到位、工作不在狀態，導致執行力大打折扣。針對上述現象，目前部分學校陸續出臺了一整套管理制度，但由于制訂背景、制定時間因時而異，更新和修訂的時效性欠缺，管理制度的系統性很難保證。在執行制度的過程中，又會遇到人員崗位調整等多種情況，這都或多或少影響了制度的延續性和執行力。

（二）事務性工作偏多，專業性培訓較少。良好的管理服務對高職院校教育教學發展有著重要的作用。當前，大多數高職院校辦公室人員能較好完成各自工作職責范圍內的任務，但其中事務性的工作占比較大，大部分時間按照之前的一些條例和方式來處理事務，大家都滿足于應付任務和完成常規性事務，疏忽對專業性管理知識的學習和探索，缺少對工作方式創新性思考，這些都一定程度上妨礙了辦公室管理服務工作的進一步開展。辦公室的工作人員每天都要從事很多繁雜瑣碎的事情，精神狀態不佳。同時，辦公室工作還需要對公文寫作、信息化管理等專業性比較強的能力進行培養，建立起高效的行政管理機制。行政管理職能不應僅陷于事務忙碌而缺少學習和創新，事務性工作僅僅是管理工作的一個重要組成部分，但不是全部。平時要注重事務性和專業性的結合發展，認準方向，確定目標，事務與專業結合“一體兩翼”共同進步，才有助于提升工作質量，促進事業高質量發展。

（三）管理方式單一，信息化運用程度不夠。隨著網絡時代的不斷深化，信息化技術飛速發展，教育信息化、智能化的出現極大改變了傳統的教育模式和管理模式。信息化辦公越發重要，信息化辦公可以將傳統的辦事流程電子化、數字化，打破時間和空間的限制，從而解放大量的人力、物力，降低運行成本，大大提高工作效率。一些傳統的辦公方式和管理方法，已經很難適應現狀。雖然大多數院校運用了一些現代化技術，但使用功效、使用頻率遠遠不夠，信息化運用程度不高。例如：一些高職院校辦公室還停留在陳舊的管理階段，即各個行政管理部門各自為政、各管信息、數據不能同步，資源不能共享。辦公自動化中提請項目偏少，功能單一，沒有綜合建立系統，沒有全面覆蓋公文、批復、公告、通知、日程等模塊，公文處理等效率較低，依靠部門發文、打印、分發、簽字等傳統手續的情況依舊存在。

（四）職業生涯規劃欠缺，學習培訓時間不足。每一個職位都應該有對應的職責和專業技能，每一個教職員工也應有自己的職業生涯規劃。許多高職院校辦公室工作人員在學識學歷、專業知識等方面都存在較大的差異，加上疲于完成當前工作，被動地應付，導致對自身職業生涯規劃存在目標不明確、方向感模糊的現象。因工作繁重，培訓學習的時間必然減少，專業技能難以提升，嚴重影響了管理服務質量和工作人員自身的積極性，不利于高效開展工作。

二、高職院校辦公室工作問題解決對策

（一）建立現代管理制度和督查獎懲機制。建立現代管理制度和督查機制，規定時間審議學校行政管理部門各項管理制度及其實行情況，分門別類地做好制度的整理工作，可以分為：需延續制度、需修訂制度、需廢止制度等。做到管理制度的修訂跟上國家對于高職教育的發展規劃和時代的發展需求。對制度實行情況進行評判，執行較好的表揚獎勵，較差的提出批評建議。進一步關注執行情況，嚴格督辦程序和獎懲機制，保證執行力度。調動人員首先要熟悉新部門各項規章制度，確保制度的延續性。加強教育管理機制和完善激勵獎懲機制，積極組織政治理論學習，提高思想道德修養，培養熱愛工作的激情、銳意進取的精神。牢固樹立“有所作為”的思想，以強烈的憂患意識和高度的政治責任感，嚴格要求自己，以身作則，任勞任怨，用心想事干事，把服務作為精神指引，把管理作為第一職責，努力強化服務意識，提高行政管理能力。

（二）職責分明，加強服務意識。辦公室工作要超前謀劃，盡早制定工作計劃，做好領導參謀。各部門需要明確職責、落實責任，工作人員要提高思想認識，嚴明工作紀律，增強工作自覺性和主動性，高標準、高質量地做好各項管理服務工作。對于工作中出現的需要各部門協調配合完成的工作，要進一步加強溝通和理解，做到職責分明。在完成事務性工作的同時，每月或每周安排一定時間，鼓勵教職員工以新時代服務精神為指引，探索新的工作思路和新的工作方式，提高工作成效。提高服務意識重在提供服務，重在落實措施，要自覺加強業務知識的學習，勤于思考、樂于實踐，在一次次的實際工作中提高辦事的能力。重點加強策劃、組織、協調能力以及應急能力，提高應對突發事件的能力、應對復雜局面的能力。

（三）精準管理，打造智慧校園。高職院校要充分運用現代的辦公設備、計算機網絡技術、通信技術等構建智慧校園，要順應從數字化校園到智慧校園的轉變，把移動互聯、物聯感知、云計算、大數據、人工智能等技術運用到實際教育教學環境中來，為師生提供智能高效、方便快捷的個性化服務，促進教學、科研發展，實現信息技術與教育教學深度融合，有利于提高教育教學質量和管理決策水平。要大力推進辦公自動化建設力度，將原來管理職能模糊的區域清晰化，功能拓展至細分領域，加強辦公室工作人員運用計算機技術的培訓，加快建設人機信息處理系統，實現網上公文處理、信息雙向流通，對接先進技術，普及信息化運用技術，對于精準管理來說不可缺少。通過數據平臺實現管理部門之間數據共享，數據研判，為管理服務提供精準有效數據。把校園智慧系統、教育教學資源、行政管理職能、智能治理四個部分有機結合起來，不斷提高教職員工信息化素養，將有效的信息推送給師生，將線上辦公推進到基層，積極實現在被動服務與主動服務之間的轉換，并引入相應的考核機制。

（四）加強學習，拓展管理服務技能。關注各部門教職員工職業生涯規劃建設，通過數據平臺進行有效督查和時時提醒，讓每一位教職員工都有人生出彩機會和廣闊舞臺，使每一位教職員工都能立足自身崗位做出成績。同時，對照先進，找出差距，強化措施，加大行政管理部門工作人員的學習培訓力度，不斷開闊視野，提高專業技能。樹立辦公室工作人員的理想和信念，增加使命感。開設理論學習和實踐學習相結合的課程，嚴格行政管理人員的考核制度，提高教職員工的積極性，提高辦公室工作人員的專業性。注重團隊意識的培養，建立良好的合作關系，工作人員在完成各自工作職責的基礎上，如遇到相互交集的工作能夠商量溝通，取長補短，集思廣益，也可以圍坐下來通過“頭腦風暴”等方式活躍氣氛，增加凝聚力，加深理解，培養團隊意識，共同克服困難，打造一支高水準、高效率的管理服務隊伍。

三、結語

我國的高職教育事業已邁入了新的時代，高職院校的行政管理工作進入一個嶄新的階段，改變以往低效率的觀念，發揮信息化建設的優勢，導入先進的管理理念，建立良好的職業生涯規劃，對高職院校行政管理工作進行思考和創新成為重要的教育發展任務，多方位探索提高行政管理的能力，必將有助于打造特色的高職院校，有助于提升高職的教學質量。