“一動力三循環”在醫院文書檔案管理中的應用
——以福建省婦幼保健院為例

文/福建省婦幼保健院 陳燕燕

行政事業單位的檔案管理工作效益，即行政事業單位對檔案工作的投資和檔案部門對行政事業單位檔案信息的需要的有效滿足程度之間的比較關系。黃發云、曹華等人提出“一動力三循環”醫療質量管理模式，以醫療團隊為動力，通過決策環、創新環、目標環的循環運作，實現醫療質量的全面提升。2018年以來，福建省婦幼保健院運用“一動力三循環”模式，強化文書檔案的質量管理，并在保證管理質量的基礎上，實現檔案管理經濟效益的提升。

一、醫院文書檔案管理概況

文書檔案的管理工作包括檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、統計和開發利用等環節。福建省婦幼保健院文書檔案管理工作可分為前端收集和后端整理使用兩大階段。前端工作面對的是各來文單位、院內各部門，統一接收來自各個渠道形成和使用的有保管價值的文件、合同、報表、會議記錄等。后端工作面對的是各類材料，經分門別類整理、鑒定、編目等，使材料轉化成檔案，這是檔案系統化、條理化、有序化的過程；此后，根據利用者的需求，對檔案中蘊藏的信息進行挖掘研究，編研加工成各種信息材料，或直接提供給利用者使用。此前，我院文書檔案管理工作存在以下問題：

（一）檔案庫房儲存空間有限。目前醫院文書檔案庫房存放著醫院自20世紀50年代以來的檔案，加上代相關部門保管的會計檔案、基建檔案、科教檔案等，現有的庫房將無法滿足新增檔案存放需求。

（二）檔案收集的完整性不夠。檔案收集需要院內各部門配合，有些部門工作人員缺乏檔案專業知識，無法科學鑒定區分有價值的文件資料，收集過程中存在遺漏及錯誤等。

（三）檔案編研能力弱。檔案收集整理的最終目的在于實現檔案的開發利用。我院現有的檔案服務僅停留在滿足其他科室查閱使用，對檔案效用的服務方向與重點缺乏主動思考，檔案編研能力較弱，影響檔案價值的發揮。

二、“一動力三循環”醫院質量管理模式

（一）概念。“一動力三循環”醫療質量管理模式是在某省級三甲綜合性醫院心臟外科的醫療質量管理工作實踐中，依據人體血液循環理論總結提煉而出。該模式將科室團隊比作人體心臟即“動力源”，將科室工作創新比作人體肺循環即創新環，將工作決策比作人體腦循環即決策環，將工作目標比作人體主要循環即目標環。在這套管理模式中，動力源通過創新環、政策環的運作，最終達成目標環的要求。

（二）運作模式。動力源是核心，決策環、創新環和目標環圍繞核心，不斷進行輸出、輸入，四者之間呈現立體交互的關系，實現自身發展和對外服務兩個層面的目標。在自身發展方面，創新環增強團隊內生動力，決策環實現團隊規范運行；在對外服務方面，目標環通過服務和反饋機制，實現相應的要求。

三、“一動力三循環”在文書檔案管理中的實踐

檔案工作肩負著維護歷史本來面貌、傳承歷史遺產、維系人類社會的過去、現在與未來的重大使命。2018年以來，我院針對文書檔案管理工作的特點和存在的問題，應用“一動力三循環”管理模式開展實踐。

（一）目標環——“完整—便利—實用”。檔案管理經濟效益的提升集中體現于“目標環”的達成，為實現這一目標，需要動力環、決策環、創新環的通力協作，實現“完整—便利—實用”，具體而言，就是要做到收集完整及時、查閱便捷準確、編研效用良好等。

（二）動力源——“細致—協作—奉獻”。工作團隊是為了共同目標而在一起工作的一定數量的人的集合，可以是單部門團隊，也可以是多部門協調合作，文書檔案管理團隊是檔案管理工作的動力源。根據檔案管理工作特性，其團隊要以單部門工作人員為核心，多部門工作人員共同參與。檔案團隊的工作要求是“細致—協作—奉獻”，并且在做好本職工作的基礎上，保持持續提升與發展的動力。

（三）決策環——“規章—指導—實踐”。任何任務的執行都應該嚴格落實各級規章制度，最終實現技術質量管理終極目標。決策環的作用在于實施具體業務工作或開展工作創新時，都必須在決策的引導下進行。與此同時，具體的業務工作也會一定程度上影響上級的決策。我院檔案管理模式中的決策環，遵照“規章—引導—實踐”的要求，即依據政策法規、業務標準、上級指導等，開展實踐。目前我院執行的檔案類政策法規有《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》《機關檔案工作規定》、福建省檔案局發布的《福建省數字檔案共享管理辦法》《檔案數字化操作規程》以及衛生健康主管部門下發的工作指導等。

（四）創新環——“技術—管理—觀念”。創新是保持先進的生命之源。在創新醫院檔案管理工作方面，我院從“技術—管理—觀念”等方面尋求破題。技術方面，隨著信息化、電子化、數據化時代的到來，掃描技術、OCR文字識別技術、數據庫技術、儲存技術等不斷發展成熟，數字化逐漸成為檔案管理的一種趨勢。管理方面，通過改進管理流程，優化檔案管理服務。觀念方面，則是檔案服務理念的改進，實現從被動等待他人來調閱檔案到主動開展檔案編研的轉變。

四、取得的成效

2018年以來，我院采用“一動力三循環”的管理模式開展檔案管理，取得了一定的成效。

（一）提高檔案收集的完整性。在“目標環”的指引下，我院建立了一支相對穩定的文書檔案管理隊伍。該隊伍由核心團隊和外圍人員構成：核心工作團隊由3人組成；外圍人員為各行政職能科室的兼職檔案員。在核心團隊和外圍人員的共同努力下，各科室有保存價值的文書材料實現及時、完整移交，從源頭上保證了檔案材料收集的完整性。

（二）提高檔案管理的規范性。近年來，我院根據最新的檔案政策法規，制定修改《福建省婦幼保健院文書檔案保管期限表》《關于加強文件資料管理》等規定，修改文書檔案保管期限為永久、30年和10年，以“件”為單位對材料進行整理，增加檔號結構、規范保管期限、規范設置歸檔文件目錄等。

（三）現行檔案的初步數字化。自2018年11月起，我院啟用公文OA系統。在OA系統的設計階段即融入數字化檔案管理思維，在“收文登記”環節錄入關鍵字段，并對收文進行全文掃描。同時，將醫院2002年以來的發文數據導入OA系統。通過初步的數字化操作，減少了工作人員在“辦公室—檔案室”間的往返查找，較大程度提高檔案查找效率。

（四）開展檔案編研。福建省婦幼保健院始建于1935年5月，走過了80多年的歷程，是福建省婦幼衛生事業的親歷者、見證者以及創造者。今年，是我院建院85周年，為統籌做好醫院院史的編寫工作，組織力量將醫院自50年代以來的文書檔案目錄進行掃描整理，從中提取重要檔案資料全文掃描，開展醫院發展史、醫療史、科研史、護理史、公共衛生史等方面的編研。

五、下一步的工作建議

（一）籌建新院區綜合檔案室。我院即將遷至省兒童醫院院區，相應的，檔案室也將進行整體搬遷，鑒于當前醫院檔案室的分散布局，建議采取集中整體管理的方式，建設新院區綜合檔案室。綜合檔案室集中存放醫院的文書檔案、會計檔案、基建檔案、科教檔案、婦幼衛生檔案等，在分區的基礎上，實行統一管理。

（二）推進檔案數字化。實現數字化形式存儲、網絡化形式連接，并利用計算機系統進行管理，形成一個完整有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。將各類原始檔案材料轉化為數字化檔案信息，利用計算機系統進行管理，便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索出需要的檔案材料。

（三）樹立正確的檔案服務觀念。受傳統管理模式的影響，檔案管理“收、管、立、藏”的傳統模式深入人心，重收藏、輕取用，封閉式管理模式已無法滿足新的時代要求。因此，要轉變檔案服務理念，變被動收集檔案為主動利用檔案，根據醫院發展需要和實際情況，開展檔案編研工作。