提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

文/淄博市第五人民醫院 張晴

隨著社會的不斷發展，我國事業單位最大的變化就是檔案數量的驟增。檔案是傳達信息的重要媒介，在單位組織結構中具有十分重要的影響。從當前發展現狀來看，事業單位的檔案管理工作成為衡量事業單位工作效率和實際運轉效果的重要指標，尤其是對于部分具有高系統性和綜合性的事業單位而言，檔案管理的信息化建設工作不僅要保存具有珍貴價值的檔案資料，也成為記錄工作過程的重要內容。為此，事業單位在實際發展中要重視檔案管理工作的信息化建設，切實提升事業單位的檔案管理能力和管理水平，從而實現事業單位的未來可持續發展。

一、提升事業單位檔案管理信息化建設的意義

（一）實現信息化檢索。在當前信息化發展的大背景下，能否結合信息技術手段快速尋找有價值的信息內容已經成為制約事業單位發展的主要因素。在信息化時代，提升信息檢索的能力，不僅能夠有效提升事業單位的實際工作能力和工作效果，還能從根本上提升事業單位的檔案管理質量。從傳統形式來看，檔案管理工作中的數據信息檢索過程存在一定的效率問題，因此結合現代信息化的管理方式能夠最大化提升檔案檢索的效率和工作能力。從整體性的角度分析來看，信息化檔案管理更多的是在數字化管理的模式下，結合電力設備和媒體來開展數據檢索基本工作，方便工作人員結合自身需求查找相應的數據信息。另外，可以快速查找出全部符合條件的信息，依靠現代計算機系統，計算數據信息的檢索速度，能以最快的速度為使用者提供相關數據信息，從而提高數據的使用效率。

（二）優化檔案存儲環境。就我國當前事業單位的檔案管理工作來說，檔案管理的主要對象仍然是紙質資料檔案，在資料存儲過程和實際檔案管理工作中仍然存在一定的難度。但隨著時代的逐漸發展，信息化建設理念的出現對事業單位的改革和創新提出了更高的要求，電子檔案信息的錄入能夠有效節省工作人員的工作時間，減少工作量，最大化提升工作能力和工作效率。信息化檔案資料的管理模式改善了傳統工作中對紙質資料的依賴性，減少了外界環境因素對紙質材料的現實影響，擴展了存儲的空間，節省了紙質資料的存儲成本。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）缺乏專業的管理人才。專業化人才是提升檔案管理能力，實現事業單位檔案管理信息化建設的關鍵。只有工作人員都具備了專業知識儲備和專業技能，才能切實提升事業單位檔案管理信息化建設程度，提升整體的工作效率與工作水平。但是從當前事業單位的檔案管理現狀分析來看，信息化人才整體處于匱乏狀態。究其主要原因，有如下幾點：首先，事業單位自身的人才招聘過程受到限制，在現有編制名額與內部人員的基礎上，難以增加事業編制，無法培養各類信息化建設人才；其次，當前大部分事業單位以紙質檔案管理工作為主，檔案管理人員的信息化能力和整體水平偏低，雖然事業單位自身能夠相應提出改革和創新的觀點，但是工作人員的能力不高，阻礙了事業單位檔案管理工作的發展。

（二）檔案管理信息化硬件設施不足。硬件設施主要是指信息化建設過程中，事業單位實現數字化檔案管理工作的硬件保障。主要包括數據化的各項設備儀器，這是實現事業單位檔案管理信息化建設與發展的標準。但是從當前事業單位實際建設狀況來看，單位內部的資金匱乏，難以保障充足的資金直接應用于檔案管理硬件設施及建設方面，導致自身的信息化檔案管理設備采購資金不足，現有的設備儀器難以滿足現代化管理的具體要求。

三、加強事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

（一）提升事業單位檔案管理人員的專業技能。專業技術人員是開展檔案管理信息化的重要因素，只有不斷提升專業人員的綜合素質水平，加強專業技能的體現，才能真正推動我國事業單位檔案管理信息化建設與發展。首先，針對紙質檔案存儲和習慣而言，事業單位要加大培訓力度，提升工作人員的現有認知，幫助工作人員掌握基礎的信息化操作技能，從而全面提升工作人員的信息技術水平；其次，事業單位要提升招聘門檻，制定更加嚴格的招聘要求，積極吸納外界先進技術性人才對檔案管理工作進行創新，提升事業單位內部的人力資源潛力，加強人才儲備，從而有效適應未來激烈的市場競爭和發展模式；最后，要重視對事業單位檔案管理人員的綜合技術考核，改善工作人員在專業知識和工作技巧方面存在的缺陷，結合實際工作狀況給予針對性評價。在事業單位內部形成更加完善的獎懲制度，全面激發工作人員的工作熱情和工作積極性，從宏觀角度加強檔案管理的信息化建設水平。

（二）建立完善的事業單位檔案管理信息化標準。從當前發展形勢來看，事業單位的檔案管理工作仍然處于初級建設階段，領導能對檔案管理的相關工作予以足夠的重視，但是實際改革效果不明顯，仍然存在各種實質性的問題。為了有效改善當前這種工作現狀，事業單位的檔案管理工作需要從信息化建設的角度實現創新，推行統一的工作標準，建設規范化的制度與體系。從現有事業單位的發展形勢來看，地方政府和有關部門應當建設更加完善的檔案管理制度，推行統一的標準，以此來實現信息化建設對事業單位的實質性影響。就事業單位的檔案管理錄入方式、文字標識和格式等進行具體規定，從而為事業單位的高效性信息檢索做好充分的準備。對檔案管理工作的信息化建設而言，要結合計算機硬件和軟件兩方面的開發，規范電子文檔的數據信息，為檔案資料的數據信息庫備份做好規范，因此來實現事業單位檔案信息的統一化管理，逐步實現檔案資料的電子信息共享，綜合性提升檔案管理的信息化能力和水平。

（三）樹立積極向前的思想工作觀念。在新形勢下，事業單位的檔案管理工作除了要做好技術方面的創新外，還要對工作人員的意識進行培養。增強相關領導和工作人員的檔案管理意識，不僅能有效推動事業單位的發展與進步，還能切實保障檔案管理信息化建設工作的效率，推動信息檔案電子化的發展進程。通過這種方式促進傳統的檔案管理模式和管理手段發生巨大的改變，提升管理工作效果，在信息檢索和檔案資料的查詢中也提供了一定的便捷性。針對人員思想工作觀念的培養而言，事業單位的各級領導要注重自身言行，結合檔案管理相關的制度和標準，不得隨意翻看檔案資料，也不能任意調用各類檔案信息，有效保障信息安全。

（四）重視信息化安全管理。在信息化發展背景下，信息資源更加方便存儲，讀取過程更加便捷。但正是這種信息資源的優勢，在實際工作中檔案管理本身會面臨一定的安全隱患，一旦事業單位遭受嚴重的網絡攻擊，就會出現檔案信息資料的丟失，給事業單位的實際運轉帶來巨大的危害。為了避免此類現象的發生，事業單位要重視檔案信息化建設階段的安全性，提升工作人員的安全意識，重點開展網絡環境的優化，對檔案數字資源予以保護。首先，基于網絡自身存在的開放性特點，檔案信息資源面臨著巨大的丟失和盜取危機，事業單位的檔案資料本身就屬于機密性較高的文件，在檔案管理系統建設階段需要做好工作人員的身份識別，結合不同員工的身份來開放特定的系統權限。通過權限的設定與加密設置等安全措施的應用，有效保障檔案資料的實際存儲和使用安全，切實提升事業單位檔案管理信息化建設的安全性和穩定性；其次，事業單位內部要實現計算機控制系統的建設，加強網絡安全管理，對檔案的內容予以嚴格把控，定期開展計算機病毒的查殺，及時消除潛在的安全隱患。再次，事業單位還要定期進行殺毒軟件的更新，及時更新病毒庫，從不同方面做好預防措施。結合國家檔案管理信息化建設的相關標準，加強硬件設施建設，防止檔案出現毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

四、結語

綜上所述，在信息技術飛速發展的今天，事業單位檔案管理迫切需要改革和創新。加強事業單位檔案管理的信息化建設已經成為主流發展趨勢，是事業單位實現轉型的重要工作內容。從現實角度看，事業單位要對檔案管理的信息化建設工作予以高度的重視，立足于長期建設和宏觀角度實現檔案管理，切實提升管理人員的工作能力和專業水平，以此來實現事業單位的可持續發展。