淺談企業辦公室督辦工作要點

文/西安航天動力機械有限公司 周皇

辦公室督辦作為企業聯系的中心環節，需要依靠每一位工作人員共同努力，要求工作人員各司其職，在其位謀其職，只有這樣，才能有效提高辦公室督辦工作的效率。在新時代背景下，辦公室也有了新的工作內容，辦公室督辦要發揮好自身的職能，要協助團隊完成相應的工作內容，換而言之，團隊的工作完成情況和辦公室督辦有著密不可分的關系。辦公室督辦的職能不同于其他職能，有其特殊性，辦公室工作人員要有較高的思想覺悟，要有大局意識，要有強烈的責任心和使命感，同時還需要兼顧創造性的思維和實打實的工作水平能力。在新時代背景的要求下，辦公室督辦人員要有獨當一面的工作能力，這樣才能從實質上提升整個辦公室的水平，從而為企業經濟發展提供可靠的保障。

一、辦公室督辦的價值和職能分析

（一）有利于發揮決策的作用。辦公室督辦成員應該具有整體或部分和主次矛盾統一的哲學思想，在工作中要堅定不移地從整體的角度出發，要在大局觀上堅持團隊的利益，要時刻和團隊的工作保持呼應。在處理好整體之后，要看到工作中的部分，按照實際出發，就事論事，對部門進行合理解決。主次矛盾也是如此，要看到整個工作的主要矛盾，從主要矛盾入手，然后解決次要矛盾。辦公室督辦要積極發揮能動性，為高層領導出謀劃策，根據實施情況提出決策。這就要求辦公室督辦工作人員需要深入基層進行實地考察，要充分了解基層的工作情況，并結合整個企業的實際情況進行分析。這需要辦公室督辦人員有著很高的邏輯思維水平，是高學歷的管理技術人才。辦公室督辦應該積極學習國外的先進辦公知識。并將國外所學內容和國內實情相結合，創造出一套適合企業發展的體系。在寫報告時，要充分根據各個部門和領導的實際情況出發，得到領導和各個部門的認可，報告內容要條理清晰，有理有據，要創新地將各個部門和領導融為一體。辦公室督辦職能的有效發揮能夠加強各個部門之間的交流，減少矛盾的發生，利于幫助企業營造和諧的工作環境，能夠有效提升團隊的工作效率，從而提高企業發展的水平。

（二）保障各個部門的工作效率。執行力的強弱直接關乎團隊的工作效率，是影響團隊工作的重要因素。強大的執行力能夠幫助決策順利有序進行，從而提升團隊的工作效率。辦公室督辦可以通過健全有效地制度體系，解決各個部門不信任不協作的問題。從而全方位調動團隊工作人員的積極性，保障各個部門做好自己的工作，幫助決策有效實施。

（三）辦公室督辦的主要職能。在企業現代化管理中，辦公室督辦已經成為聯系各個部門的中間環節，能夠在協調和監督方面發揮巨大作用。辦公室主任要不斷對成員強調自身的職能和重要性，要在上級領導的帶領下，將各個部門的關系協調一致，同時還要開展一系列的督查工作。

隨著企業的競爭越來越激烈，對辦公室的要求也越來越高，辦公室督辦作為企業的核心樞紐，簡單完成每日的工作是不夠的，還應該從長遠的角度出發，為企業考慮未來的發展，如何才能使這一決策得到各個部門的認可，就需要辦公室督辦根據實際情況統籌兼顧各個部門。由于企業內部結構復雜，導致有的上級指示無法全部落實，因此辦公室督辦需要協助上級傳達指示，也要深入下級，及時發現問題、解決問題。每當企業遇到重大決策需要舉行會議時，辦公室督辦要負責相關的后勤工作，并對會議資料和影像進行備份。

二、辦公室督辦工作中存在的問題

（一）現狀。目前，辦公室督辦的工作內容主要為定期督查與跟蹤督查。督辦工作的質量需要進一步的提高，有些企業沒有專門設置督辦人員，所以存在對督辦事項和重點抓不準的情況。一般來說，會議和決策的部署，涉及多個環節，需要全企業各個部門共同推行，因為沒有專業的督辦人員，從而造成了督辦工作效率嚴重不足。

（二）辦公室督辦體系不夠完善。普通企業辦公室督辦工作一般是電話和短信通知，而對于一對一的交流、詢問比較少，從而大大降低了溝通的效率，且無法真正掌控待辦事項的進展。一些單位對辦公室督辦進行工作匯報的時候，通過簡要的語言進行反饋，并沒有深層次發現工作中存在的問題，這就導致辦公室督辦職能未有效發揮出來。

三、提升辦公室督辦工作的有效方法

（一）堅定地強化督辦工作，提升調研能力。充分的調研能夠幫助辦公室督辦工作有效開展。督辦工作和辦公室能力是密不可分的。有效開展調研工作，還能幫助各個部門充分了解辦公室的職能，能夠為部門和辦公室建立良好的關系，促進部門和辦公室之間的交流。辦公室督辦成員應該從效率出發，在保證決策正確實施的同時，提升調研能力和工作能力。為了更好地發揮督辦崗位的職能，增強在辦公工作中的參與感，體現督辦的服務功能，相關工作人員應做好調研工作。調研工作開展步驟為：首先，相關督辦工作人員應該了解辦公室工作的各個環節內容并進行整理，然后根據實際情況收集準確及有價值的對應資料，進行整理研究，找出其中存在的問題并及時向辦公人員反饋，協調相關解決措施。督辦工作人員可以通過設置匿名信箱的方式開展信息收集工作，進一步提高調研的針對性。

（二）確定辦公室督辦范圍，提高督辦質量。辦公室督辦每月會對工作進行督察，應該著重提升督查的能力。因為根據不同工作的性質，會有不同的督查范圍。因此辦公室督辦人員在開展工作時，要對督查范圍進行明確，辦公室督察人員需要明確自身負責的內容，并按照計劃執行。要及時掌握督辦事項的進度，進行滾動督辦，根據督辦的實際情況撰寫報告，對發現的問題進行深度探討，要充分發揮督辦的職能，提升督辦質量。

（三）加大對人才選拔的力度，培養員工的特長。企業的主要構成部分是人，優秀的企業離不開優秀的人才。所以在企業招聘的時候，要謹慎對待每一位應聘者。要有犀利的眼光發現有潛力的人員，要時刻關注員工的特長和愛好，要將他們放在合適的崗位開展工作，充分調動他們的自主性和積極性，這樣有利于培養更多負責的督辦人才，還能對人才進行培養和促進企業的發展。

（四）開展員工培訓，強化專業技能，提升綜合素質。辦公室的工作風貌整體素質象征著企業內部結構形象，也會影響公司督辦工作的效率。為了留住人才，強化員工技能，企業應該加強對員工的培訓。要從員工們的思想、行為、工作作風等方面進行高質量的培訓。與此同時，還要注重辦公室督辦人員的國際交流性，培養他們的口語，在當代社會背景下，跨國際企業交流成為主流，和國外企業進行交流的時候，能夠大方得體地展現自己，從而進一步提高企業的形象。更能夠獲得外國企業的認可，促進企業的交流和合作。

（五）督辦形式的多樣選擇。現代辦公室督辦工作可以采用書面記錄、電話督辦、督辦單、跟蹤督辦等多種方式開展。書面記錄是傳統督辦形式，雖然缺乏一定的互動性與創新性，但在部分情況下，書面記錄具有查閱性強的優點。電話督辦主要適用于文件類的辦公場所，督辦人員可以通過電話錄音的方式提醒相關工作者按照規定時間工作及解決問題；督辦單適用于較為重大的問題，這個方式在執行過程中需要注意的是將問題、解決問題的過程、解決問題的方法以及結果進行記錄，使其具有一定的參考價值；跟蹤督辦使用與辦公部門不明確或者是相關人員存在推諉等現象時，需要督辦工作人員不斷進行回訪與跟蹤工作，及時掌握事態進展，并準確記錄，以便于找出問題癥結并進行解決。

四、結語

辦公室督辦團隊是企業不可或缺的一部分，是整個企業的中心環節。督辦工作能較好地改善企業管理的質量與水平。對領導而言，可以依據督辦采集的問題及相關資料作出針對性強的決策，并且增強群眾自覺行動的能力，促進決策的落實。在當代社會背景下，辦公室督辦必須承擔起更多的職能和責任，要將負責敬業作為工作的準則。同時還要認清楚自身的價值，在督辦工作中發揮自己的能力，保障相關決策的落實，做好檢查與信息、效果反饋工作，提升整個團隊的綜合實力，為企業更好發展作貢獻。