新時期提升醫院文書檔案管理質量的研究

文/濟寧市精神病防治院財務部 鐘成

隨著經濟的快速發展，我國很多領域在發展過程中不斷進行改革和創新，以滿足當前新時期背景下對各個行業提出的發展要求。醫院作為我國各大城市建設和發展過程中非常重要的公共基礎設施之一，不僅能夠對人們的日常生活產生影響，而且還會影響一個城市的運營和發展。由此可以看出，醫院對于整個城市以及經濟的發展具有非常重要的作用。同時，新時期背景下，人們日常生活質量和水平不斷提升，促使人們對于醫院提出的要求越來越多樣化，醫院在發展過程中，需要正確面對市場競爭環境。醫院在運營和發展過程中，由于其本身的特殊性，導致醫院內部管理、運營以及發展過程中，涉及的檔案資料、數據信息非常多，這些檔案如果無法實現有效管理，勢必會導致醫院內部的部分工作無法實現有效推進和落實。同時，也無法實現對人員的有效管理，過去在對文書檔案進行管理時，更多的是以紙質的方式進行管理。這種方式不僅工作量非常大，而且在日常的查詢、搜集以及保存等各個環節都存在很多問題，尤其進入新時期，隨著科學技術的引進和應用，這種老舊的文書檔案管理方式逐漸被淘汰。醫院文書檔案管理工作在當前新時期背景下有序開展，不僅能夠提高文書檔案的管理質量，而且還能夠為醫院的未來可持續發展提供保障。

一、文書檔案對于醫院日常管理和運營的重要性

（一）醫院內部管理工作的考查憑據。醫院在日常運營和管理工作開展過程中，由于涉及的環節比較多，同時需要控制和管理的數據信息資源量非常大。開展醫院文書檔案管理工作時，其主要作用是對醫院內部各個環節對應的相關數據、信息、檔案等進行有針對性地搜集、整合和利用，其中還涉及各種不同類型的規章制度等。在與醫院的發展現狀進行結合分析時，發現文書檔案管理工作在其中具有非常重要的作用，尤其是各種不同類型行政事務在處理過程中，需要依靠文書檔案中的相關內容作為最基本的憑據，保證管理、經驗總結等各個環節工作的有序開展。也就是可以將文書檔案作為最基本的依據，實現對各種不同類型問題的有效處理，這樣有利于保證醫院內部各項工作順利開展。

（二）領導決策的參考依據。文書檔案管理一直以來都是醫院日常運營和發展過程中非常重要的一部分，文書檔案的管理質量，將會直接影響到文書檔案的真實性和有效性，同時還會影響到文書檔案的使用效果。醫院各個科室的負責人、各個部門的領導人員以及管理層，在對各項工作進行決策時，為了保證決策的有效性和科學性，通常都需要借助文書檔案來實現。也就是說，文書檔案在實踐中，可以為領導的決策提供有效的依據。由于文書檔案管理過程中，涉及的內容非常多，甚至還會包括一些事件的具體處理過程、結果以及對應的經驗總結等。與此同時，文書檔案中最重要的信息內容就是各種醫療治療方案、各個科室的管理信息以及相關制度體系等。這些信息大多數經過實踐操作之后總結得出，所以對于領導現階段以及未來的決策，能夠起到良好的輔助幫助。管理層在對各種不同類型的制度以及決策進行落實時，可以參考相關文書檔案的內容，這樣不僅能夠為領導決策的合理性和科學性提供保證，而且還能夠為醫院內部各項工作的有序開展打下良好基礎。

（三）宣傳教育的生動素材。開展醫院文書檔案管理工作時，由于涉及面比較廣，涉及的信息要素比較多，甚至還會涉及醫院的整個發展歷程。由此可以看出，現有的文書檔案資料不僅具有歷史性的特征，而且還能夠體現出直觀性的特點。這對于現階段以及未來醫院內部的宣傳教育活動開展而言，具有實質性意義。通過對醫院文書檔案科學合理的應用，可以實現各種活動的舉辦和實施，同時還可以根據文書檔案中的記載內容，對醫院的歷史有更加深入的了解和認識。通過這種方式在其中的合理應用，能夠對醫院的整個發展歷程進行詳細的介紹和分析，而且還能夠促使廣大人民群眾對醫院的認識不斷深入，可以在人們的心目中樹立起良好的形象。

二、醫院文書檔案管理工作的特點

（一）規范性。醫院文書檔案管理工作在具體開展過程中，必須要體現出規范性的管理特征。規范性的管理，其主要是指在日常管理工作開展過程中，必須要嚴格遵守現有的法律法規，同時還要根據醫院現階段的經營發展現狀，制定符合實際要求的規范化管理制度。在實踐中，保證該制度能夠真正有效落到實處，這樣才能夠將醫院文書檔案管理的合規性特征充分發揮出來，對醫院文書檔案管理工作的有序開展具有非常重要的意義。在與醫院內部文書檔案管理現狀進行結合分析時，管理過程中的各個環節都必須要嚴格按照規范化、標準化的流程來實施，這樣才能夠為醫院文書檔案管理質量的提升提供有效保證。在對文書檔案進行管理、立卷以及查詢和使用等各個環節進行操作時，必須要遵循規范化的基本原則。比如，在對醫院內部的文書資料進行鑒定時，不僅要對現有的文書檔案資源是否具有真實性進行鑒定和分析，而且還需要對這些文書檔案的價值進行鑒定。根據最終的鑒定結果，需要對這些文檔信息進行合理的劃分，一般在劃分時，需要根據不同年限對其進行標注，比如永久、30年、10年等期限作為劃分的標準。除此之外，在對文書檔案進行編目時，必須要根據現有的規定和要求，將“件”作為基本的數量單位，對各種不同類型的文書檔案進行標引、組織以及目錄編制等。由此可以看出，在實踐中，必須要保證文書檔案管理工作的規范化開展，這樣才能夠為文書檔案鑒定結果的真實性和有效性提供保證。

（二）標準化。文書檔案管理工作是醫院日常運營和發展過程中非常重要的一部分，文書檔案的管理效果，將會直接影響到醫院內部很多工作的開展。所以，醫院必須要意識到文書檔案管理工作的重要性，同時還要根據現狀，從多個環節和角度出發，為文書檔案管理質量的提升提供保證。與此同時，由于醫院內部涉及的文書檔案內容具有一定的特殊性，所以必須要保證文書檔案管理工作在開展過程中的標準化。也就是所有相關工作的開展和實施，必須要嚴格按照文書檔案管理的標準化要求進行，這樣做的根本目的是為了保證文書檔案管理水平的有效提升。醫院本身具有一定的特殊性，所以與其相關的文書檔案管理工作在開展時，必須要嚴格按照規范化和標準化的要求進行，這樣不僅是對各種不同類型文書檔案資料進行搜集和利用，還在查詢和保存等各個方面，保證文書檔案整體利用率的有效提升。所以，與醫院文書檔案管理相關的制度、體系在制定以及完善過程中，必須要保證整個實施過程的標準化。比如，“立卷”這一環節在具體實施過程中，必須要按照“機關文件資料歸檔的范圍”等相關標準要求實施。這樣做的根本目的是為了最大限度保證醫院內部文書檔案立卷工作在開展過程中的標準化，同時還能夠保證醫院文書檔案管理工作現代化水平的有效提升。除此之外，在整個文書檔案管理流程方面，也要體現出標準化的特征。也就是醫院文書檔案管理工作在具體開展過程中，必須要保證文書檔案資料的收集、立卷等各個過程都具有標準化特征，同時各個環節的操作都能夠達到對應環節提出的標準化要求。

三、新時期醫院文書檔案管理存在的問題

（一）醫院文書檔案管理思想意識薄弱。隨著社會經濟的不斷快速發展，各個行業的整體發展形勢有了明顯的變化，無論是在日常經營管理還是在面對市場激烈競爭環境時，都需要與當前新時期的發展要求進行結合，這樣才能夠實現新時期背景下的穩定可持續發展。對于醫院而言也是如此，雖然醫院具有一定特殊性、公益性以及公共性，但是醫院相互之間也存在著一定的競爭。醫院要想在市場中占據一定的份額，實現自身經濟效益的有效增長，就必須要將文書檔案管理工作的作用和價值充分發揮出來，這對醫院的整體發展具有實質性意義。但是在與醫院文書檔案管理工作的開展現狀進行結合分析時，發現文書檔案管理工作的具體實施情況并不是很理想，同時很多方面存在問題，導致管理水平一直無法實現有效提升。與此同時，文書檔案管理工作對于醫院的日常運營和發展而言，并不能在其中產生出直接的經濟效益，同時文書檔案管理工作過于瑣碎，涉及的環節和影響因素非常多，所以在短時間也無法看到可觀的成效。久而久之，醫院對于文書檔案管理工作的重視程度就會越來越低，文書檔案管理工作根本無法真正有效落到實處，醫院從上到下對文書檔案管理工作的重視程度都不是很高，整體管理意識相對比較淡薄。文書檔案管理工作人員由于受到這種大環境的影響，自身處于非常邊緣的位置，不僅崗位業績得不到重視，而且自我學習、自我提升意識也相對比較低，所以根本沒有認識到醫院內部文書檔案管理工作的重要性。這樣不僅會導致醫院文書檔案管理工作很難在實踐中實現有序開展，而且對醫院的整體發展也會造成嚴重的阻礙影響。

（二）缺乏完善的規章制度。任何一項管理工作在具體開展過程中，要想在實踐中取得良好的管理效果，必須要保證相關制度科學合理地制定和落實，同時還要保證在實踐中對現有制度進行不斷完善和優化，這樣才能夠將該制度在應用時的作用和價值發揮出來。但是在與醫院文書檔案管理工作的現狀進行結合分析時，發現相關管理制度的制定和落實仍然存在很多問題。首先，現有的制度缺乏科學性和合理性，導致制度在實際應用過程中的作用和價值無法真正有效落到實處。其次，并沒有根據醫院的管理和發展現狀，對文書檔案管理機構進行合理的構建，所以整個管理工作在開展過程中，不能夠明確實現崗位分工，同時也沒有實現與網絡科學技術的有效結合，最終導致文書檔案管理工作質量和效率無法滿足醫院在新時期提出的個性化要求。

四、新時期醫院文書檔案管理質量的提升措施

（一）強化醫院對文書檔案管理的重視程度。新時期，醫院文書檔案管理工作在開展時的整體效果并不是很理想，主要原因是由于醫院內部領導對該工作缺乏重視，醫院內部人員對文書檔案管理的意識淡薄，這樣就很難實現文書檔案管理工作的有序開展。因此，要想在實踐中實現醫院文書檔案管理質量的提升，就必須要根據實際情況，提高醫院各個部門、管理層對文書檔案管理工作的重視程度。只有領導重視，才能夠實現該工作的有序推進，同時還可以為領導決策提供有效的依據。與此同時，要將文書檔案管理工作的帶頭作用真正落到實處，體現在各個環節中，這樣做的根本目的是為了營造良好的環境，保證文書檔案管理工作的有序開展。同時，還能夠在實踐中，保證人員在參與文書檔案管理工作時的積極性和主動性得到有效提升。除此之外，還要在實踐中不斷加強對文書檔案管理工作的宣傳力度，這樣不僅能夠讓醫院內部更多的人員對文書檔案管理工作有正確的認識和了解，而且還能夠對其他人員起到良好的激勵作用。由于醫院具有一定的特殊性，所以醫院文書檔案管理人員在工作中，必須要清晰認識自己的職能作用，將自己的職責和義務真正有效落到實處。在保證可以實現文書檔案管理工作廣泛宣傳的基礎上，能夠在實踐中嚴格執行和落實國家的相關制度和條例，保證各項政策在實踐中有效落實。

（二）完善文書檔案管理制度。要想保證醫院文書檔案管理工作的有序開展，同時還要保證文書檔案管理工作的質量和水平得到有效提升，必須要結合醫院的實際情況，對符合實際要求的文書檔案管理制度進行科學合理的構建和落實，同時還要在實踐中針對該制度進行不斷完善和優化。這樣不僅能夠在實踐中實現該制度的有效落實，而且還能夠保證文書檔案管理工作在開展時具有標準化、規范化的特征。在對該制度進行完善和優化時，要將國家的相關政策和規章制度作為基礎，同時還要與醫院內部的運營、發展現狀進行結合，這樣才能夠保證文書檔案管理制度的科學性和合理性。通過該制度在實踐中的有效落實，保證文書檔案管理工作在開展時，有相關依據作為支持。除此之外，還要保證與該制度相配套的考核激勵制度能夠在實踐中得到有效的構建和落實。該制度制定和實施的主要目的就是為了將現有的工作任務全部進行細致劃分，保證各個環節、各個工作任務能夠落實到各個部門以及對應的個人身上。將最終的考核評價結果與個人薪資、福利待遇等進行一定的聯系，這樣不僅能夠將激勵制度的作用最大化發揮出來，而且還能夠實現對人員良好的約束和管理。

五、結語

文書檔案管理工作是醫院日常運作和發展過程中非常重要的一部分，尤其是在新時期背景下，對醫院的發展要求越來越高。醫院必須要意識到文書檔案管理工作的重要性，對相關的管理制度進行完善和優化，同時還要保證相關人員綜合素質、專業技能水平的有效提升。這樣不僅能夠保證醫院內部文書檔案管理工作的有序開展，而且還能夠保證文書檔案管理的質量，為醫院的各項決策提供準確有效的支持，實現醫院的可持續發展。