大數據條件下檔案規范化和標準化建設

文/揚州市職業大學綜合檔案館 蘇莉

大數據時代的到來對人們的生產生活都產生了深刻影響，同時也為檔案管理工作帶來了新的發展契機，大數據的運用有利于提升檔案規范化和標準化建設水平，但同時我們也看到當前部分檔案管理部門對于大數據重視程度不足，在具體應用過程中相關制度體系建設不夠完備，缺乏專業的大數據檔案管理人才，這些問題都在一定程度上制約了檔案規范化和標準化建設。

一、大數據時代對檔案管理提出的新要求

大數據時代，數字檔案數量不斷增加，經濟社會發展對檔案服務水平提出了更高要求，同時檔案部門也加強了檔案數據化建設，這就對當前的檔案管理工作提出了新要求。對于檔案管理工作人員而言，不能停留在傳統的管理理念之上，應該主動適應大數據時代的發展趨勢，更新大數據管理理念，樹立檔案“大數據”觀，提升“大服務”能力，構建和完善檔案大數據平臺。

（一）要樹立檔案“大數據”觀。當前在檔案管理過程中迫于人力、物力和財力的限制，很多檔案部門仍然沿用傳統的檔案管理方法，對于檔案館的大量館藏資源沒有進行數字化轉換，致使很多具有一定信息價值的檔案資源仍然存放在庫房，無法發揮其應有作用，相當一部分檔案數據在歷史的長河中不斷被遺忘。在這一背景之下，我們必須樹立檔案“大數據”觀，應該將檔案館的所有館藏資源視為檔案部門的大數據資源，并按照這些思路積極向上級部門和地方政府爭取資金和人才支持，同時要向主管領導宣傳和講解檔案大數據觀的意義和價值，爭取主管領導的支持。

（二）要提升“大服務”能力。在大數據觀背景下，需要對所有的檔案資源進行數字化轉換，并運用大數據信息技術提升檔案部門的服務能力。檔案管理工作人員應具備“大服務”能力：一方面，檔案管理人員應該對大數據相關技術進行系統學習，進一步提升自身的數據處理能力；另一方面，要看到當前檔案服務必然會向著多元化方向發展的時代趨勢，這就需要檔案管理人員具備更高的服務能力和服務意識，主動為經濟社會發展提供數據檔案支持。

（三）要構建和完善“檔案大數據平臺”。大數據時代，實現了辦公自動化和無紙化，海量的檔案數據開始向檔案管理部門涌來，如果仍然采取傳統的檔案管理辦法，面對突如其來的海量數據難以進行全盤接收和分類存放。因此，必須積極向上爭取政策和資金支持，構建和完善檔案大數據平臺，充分利用大數據平臺的技術優勢，與政府相關部門和社會組織建立起檔案業務聯系，通過檔案大數據平臺，進一步提升檔案的收集范圍和收集效果，為檔案大數據開發提供數據支撐。同時，要引進專門人才對檔案大數據平臺進行管理，通過對檔案信息資源的分析和處理，提煉出有價值的檔案信息，支持經濟社會發展。

二、檔案規范化和標準化管理存在的問題

當前大數據技術已經深刻影響了人們的生產生活，在這一背景之下，部分檔案管理部門的主要領導對大數據仍然重視程度不足，沒有看到檔案規范化管理的價值和作用，同時也沒有對檔案管理數據分析和信息化建設給予足夠的支持，這在很大程度上影響了大數據時代檔案規范化和標準化管理工作的推進。

（一）檔案規范化和標準化管理機制不完善。第一，對檔案管理規范化重視程度不足。檔案管理部門的部分領導缺乏對檔案規范化管理的全面認知，認為檔案規范化管理應該放在制度和人員上面，檔案規范化管理工作更應該由檔案管理部門內部來落實，由于對檔案規范化管理重視程度不足，投入檔案管理規范化的資金設備明顯滯后，相關管理人員的專業技術水平關注不高，導致整個檔案管理規范化工作進展緩慢。第二，時效性不強。當前部分檔案管理部門在檔案管理規范化建設進程中，與其他業務部門聯系較少，也沒有宣傳檔案管理規范化的作用和價值，缺少協同意識，導致檔案信息收集零散，一些重要的檔案資料沒有及時歸檔，影響了檔案管理工作的開展以及檔案資源信息的整合。第三，檔案管理體系尚未完善。部分檔案管理部門檔案管理機制還不夠完善，沒有主動適應大數據時代需求，構建信息化的檔案管理制度體系，致使檔案規范化和標準化工作開展缺少相應依據。

（二）檔案管理的數據分析和信息化建設不足。有部分檔案管理部門在檔案管理規范化和標準化建設過程中，雖然對計算機設備和技術進行了引進，但由于在具體工作開展過程中對于檔案管理、數據分析和信息化建設重視程度不足，以及檔案管理工作人員素質和思想觀念沒有有效轉變，導致檔案管理規范化和標準化工作推進緩慢，很多技術設備沒有發揮其應有的作用。部分檔案管理部門對于檔案資源信息整合能力較差，缺乏對檔案信息資源的深度挖掘，嚴重影響了檔案部門的服務能力和服務水平。大數據時代5G技術已經成熟，未來檔案電子服務將會成為檔案管理部門服務的主要方式，但當前部分檔案管理部門信息化建設還嚴重滯后，與當前經濟社會發展脫節，這勢必會影響檔案管理部門的服務能力和服務水平。

三、提升檔案管理規范化和標準化的對策

大數據時代對檔案管理規范化和標準化提出了更高要求，檔案管理部門應該主動適應時代發展趨勢，利用大數據技術提升檔案管理規范化和標準化建設水平。一方面，要強化檔案規范化和標準化的管理意識，進一步提升檔案管理工作人員的管理理念；另一方面，要提高檔案部門的業務指導水平，加大工作人員考核力度，打造一批高質量的檔案管理人才隊伍。此外，還應該利用數據分析技術，推進標準化檔案網站建設，更好地服務經濟社會發展，更好地滿足廣大人民群眾對于檔案服務的多樣化需求。

（一）強化檔案規范化和標準化管理理念。一是檔案管理部門要加強對檔案工作人員的宣傳教育力度，讓檔案管理工作人員充分認識到檔案規范化和標準化管理的重要性，從而結合自身的實際工作強化檔案規范化和標準化管理理念，將管理理念與自己的實際工作開展有機結合，進一步提升工作效果。二是要營造檔案規范化和標準化的工作氛圍，檔案管理部門主要領導要在公眾場合對檔案規范化和標準化的管理理念進行宣傳和講解，要在檔案管理部門內部形成積極向上的工作氛圍，并將規范化和標準化的管理理念內化到工作人員的內心深處。三是要結合檔案規范化和標準化管理理念，完善相應的制度機制，大數據時代部分檔案規范化和標準化制度機制已經嚴重滯后，不能滿足當前檔案管理工作的實際需要。因此必須結合當前檔案規范化和標準化的具體工作，對原有的制度機制進行完善和創新。特別是在檔案管理規范化和標準化工作推進過程中，必然會出現很多新問題、新情況，針對這些問題和情況必須通過制度機制來加以解決，而完善的制度機制體系是提升檔案管理規范化和標準化的制度機制保障。

（二）提高檔案部門業務指導水平。檔案管理規范化和標準化建設依賴于檔案部門的業務指導水平和指導能力，而檔案部門業務指導水平和指導能力的提高則依賴于檔案管理工作人員的培訓和教育，因此為了更好地推進檔案管理規范化和標準化建設，必須打造一批業務能力高、政治素養強的檔案管理人才隊伍。當前部分檔案管理部門的工作人員并不屬于檔案專業出身，對檔案業務指導工作了解不多，影響了檔案管理規范化和標準化建設。因此針對這一情況，檔案管理部門必須結合實際工作需求對人員編制進行合理調配，加大檔案專業人才引進力度，讓專業的人才承擔檔案部門的業務指導工作，進一步提升檔案部門的業務指導能力和水平，同時也有利于推進檔案管理規范化和標準化建設。此外，要加大對現有人才的培訓和教育力度，加強與高校聯系，委托相關院校對現有人才培訓和教育，進一步提升培訓教育的針對性和有效性。要鼓勵和支持在職人員繼續深造學習，對于考取研究生和博士生的工作人員，要給予一定的政策和物質獎勵，通過人才隊伍建設推動檔案管理規范化和標準化的建設。

（三）利用數據分析建設標準化檔案網站。第一，堅持以用戶需求為導向。大數據時代檔案管理規范化和標準化建設的最終目的還是服務經濟社會發展，服務廣大用戶，因此在檔案規范化和標準化建設過程中，應該樹立以用戶需求為導向的工作思路。一方面，在大數據技術運用上要堅持以用戶需求為導向，對用戶的各種需求通過大數據平臺進行廣泛收集，并將其作為標準化檔案網站建設的依據；另一方面，在標準化檔案網站建設方面要堅持以用戶需求為導向，設置更為完備的檔案網站服務功能，提升檔案網站服務效果，滿足用戶對檔案網站的服務需求。第二，運用先進技術手段完善檔案網站檢索系統。當前部分檔案管理部門雖然建成了標準化的檔案網站，但這部分網站的檢索系統還不夠完善，檢索范圍較窄，而且檢索效率和檢索功能都比較簡單，這在很大程度上影響了用戶的體驗。因此在堅持以用戶需求為導向的工作思路前提下，要完善檔案信息數據庫建設，提供更為多樣化的檢索工具，滿足用戶的多樣化需求。此外，還應該完善適合用戶查詢結果的處理方式，不同的用戶對于檔案信息資源需求存在明顯差異，同時不同用戶的檢索習慣和方法也存在不同，有必要通過大數據手段對用戶需求和查詢習慣進行綜合考量，將其納入檢索功能中，完善檔案網站的檢索系統，進一步提升檢索服務水平。

總之，我們要對大數據時代對檔案管理提出的新要求進行系統了解，對當前大數據時代檔案規范化和標準化管理存在的問題進行全面分析，進而提出利用大數據技術提升檔案管理規范化和標準化的具體對策，推進檔案工作健康開展。