大數據背景下企業檔案管理策略研究

文/中國石油天然氣股份有限公司吉林油田檔案館 王景玲

中國信息技術的不斷發展，有助于我國企業建立完善的信息化系統。隨之而來影響的便是企業的檔案數據管理，傳統檔案管理方法的局限性導致檔案數據信息無法得到充分利用，阻礙企業的戰略決策。而隨著大數據分析手段的普及，對企業檔案信息化管理有著極大的幫助，但在此過程中也存在著一些缺陷與不足，希望本文的探討能夠對企業完善信息化檔案管理提供幫助，使企業檔案管理工作能夠享受到大數據帶來的紅利。

一、大數據對企業檔案管理的影響

（一）難以準確定位查詢的紙質化數據庫。雖然我國大力推進企業信息化改革，但由于一些企業管理水平有限，受資金限制，還在應用已經不適應時代發展的紙質化數據管理方式，此種方法效率低下，并且隨著時間的增加，檔案管理部門的負擔會越來越重，一次次重新對檔案進行分類歸整，一次次尋找合適的位置對其進行保存管理，對于檔案管理人員來說，是一項巨大的挑戰，但相信隨著大數據管理的成本日趨廉價，此種形勢會迎來可觀的改變，僅會有極少數機密或者極其重要的文件進行紙質化管理，以減輕相關檔案管理人員的負擔。

（二）數字信息化數據庫。放眼20年前，怎會想到互聯網能夠發展到如此地步，大數據技術的到來更加方便了企業檔案的管理，能夠使檔案信息數據化，融入互聯網這張大網中，真正做到集中化管理檔案數據信息，在保證檔案數據安全可靠的前提下，使信息更加方便查找，使得企業能夠輕松精準定位用戶推送產品，擴大公司效益，使系統工作效率得到有效增長。日前各個大數據處理服務公司爭相推出了各類手機APP、電腦客戶端等相關軟件，提供相應解決方案，無紙化檔案管理真正走進現實中。

（三）電子郵件數據庫。企業在運營過程中，各部門之間少不了用郵件進行交流，借助QQ郵箱、163郵箱、飛信、釘郵等相關服務類軟件，此種方法便捷高效，并且不占用用戶本身資源，在較小規模企業資金不充裕的情況下，大多會采用此種方式，雖然廉價，但安全性及穩定性卻沒有打折，也是一種不錯的選擇。

二、檔案管理在大數據背景下的改變

隨著大數據時代的來臨，企業檔案數據化管理解決方案也應運而生，能夠為企業解決龐大數據信息難以紙質化儲存的尷尬境地，為企業檔案數據化管理提供了一條新的道路，有著無限的發展潛力。

（一）使管理效率得到質的飛躍。在一些老牌企業中，由于從事檔案管理工作的人員年事已高，已經習慣落后的紙質檔案，而無法適應新式的信息化手段管理，隨著時間的積累，其中的弊端日漸顯露出來，因為時間過長，受制于紙張的材料問題，紙張逐漸老化變得一碰就碎，很難或者不敢翻閱查詢，其記錄意義蕩然無存；再者，由于筆墨經過時間的洗禮，會逐漸變淡難以識別，為工作增加了繁重的負擔，使整體管理效率更加低下。但是隨著大數據技術的應用，使檔案數據信息化，以上問題迎刃而解，用技術取代人工作業，能夠確保信息更加準確，消除了人工寫入紙質檔案存在一定誤差的現象，并且變得更加容易修改，不用因為某些紙質檔案一筆寫錯導致銷毀，同時得益于智能AI技術的發展，能夠用機器取代人工，說話便能錄入數據，解放相關工作人員的同時，能簡化檔案管理部門結構，進一步降低企業檔案管理成本，不會因找不到年代久遠的數據而擔憂，只需利用電腦，便可輕松處理數據查找問題。

（二）使檔案數據質量得以進一步提升。在紙質化檔案時期，時刻提防因地域潮濕、火災、地震等自然因素而導致資料損毀的問題，為此企業要多付出許多費用，用于日常的檔案數據維護，不僅浪費時間，更加浪費人力資源。而隨著大數據時代的來臨，檔案資料信息化，可以將相應數據錄入到電腦，然后轉存到U盤乃至云端，一份資料多重備份，并且可以對其進行加密處理，既保證了資料的安全，又可以節省人力物力，將原有的資金挪用到更加需要的地方，促進企業良好發展，不用再擔心檔案信息載體的問題，同時可以節約使用空間，設立更多的工位，使企業效益最大化提升。

三、大數據背景下檔案管理的不足

（一）落后的檔案運營管理模式。在現階段的企業檔案收錄過程中，大部分還停留在人工處理階段。首先，需要工作人員識別信息類型，并進行相應分類，然后再進行信息錄入，最后做歸檔管理，在此前提下，還要進行相應標注，但由于人員離職，而后新進的工作人員并不熟悉前者的標注習慣，必然導致出現信息查找時間增加乃至信息丟失的問題。現階段，我國企業大多是多企業融合的產物，所涉及的運營方面極其廣泛，設計的內容相當繁瑣復雜，這便為相關檔案管理人員造成了相當大的負擔，人無完人，必有知識欠缺的方面，歸檔中必定會存在相當多問題，可能因為一個小數點，便會造成數據記錄不準確，進而釀成大事故，這不得不引起我們的重視。其次，由于相近領域數據存在一定的相似性，可能會在歸檔過程中造成相應數據被覆蓋的問題，使得保存數據出現差錯，其必要的核查尤為重要，此舉再次加重了檔案管理人員的負擔。再次，多類型多結構的問題依然存在于無紙化檔案轉變的過程中，如果大數據管理技術不進行相應的適應性轉變而直接融入傳統管理模式中，必然會造成相當嚴重的后果。

（二）檔案管理人員水平落后。現階段，檔案信息化管理依賴于將原有紙質文件數字化，其中相應工作人員必定存在對掃描機器使用經驗不足的情況，可能會出現少掃漏掃的問題，進而影響整個數據歸檔進程。另外，由于傳統檔案數據管理模式對相關工作人員水平要求比較寬松，不需要掌握相關大數據知識，此時突然引用大數據信息化管理，對人員素質要求較高，此時管理人員學歷不足的弊端便顯現出來，其不能在較短時間內了解相應運作方式及操作方法，導致數據處理效率降低，不能發揮原有技術的本質作用，造成資源浪費及時間增加，導致企業白費資金引入相應技術，想要系統良好運行，必定要對工作人員進行系統化培訓，使企業負擔加重，所以現在企業大部分偏向于傳統模式，原因是受制于管理人員的素質水平。

四、企業檔案管理問題解決方法

（一）提升檔案管理人員自身素質。在自身實力允許的前提下，企業應該定期舉行大數據技術運用培訓班，及時傳遞各種大數據技術的信息，使相關檔案管理人員的素質得以提高，能夠更好地運用大數據技術來開展檔案管理。同時，在招聘相關員工時，要精挑細選，優先錄用相關專業的人員，此標準招錄的員工不但可以快速適應崗位，熟練運用軟件，還可以幫助企業發現軟件的技術漏洞并進行相應的彌補，可謂一舉兩得。同時企業要制定相應的激勵措施，鼓勵檔案管理人員勇于創新，緊跟時代步伐，只有這樣，才能使大數據技術完美融合到檔案管理工作中。

（二）優化檔案管理部門結構。根據需要保留相應人員，對崗位相近人員實行優勝劣汰制度，保證真正付出人員的待遇，提高員工的歸屬感，為企業營收創收奠定良好的基礎。用信息化手段取代重復性簡略性工作，進行模式創新；對提出創新舉措的相應人員進行獎勵，同時進一步對檔案管理步驟進行優化，確保整體完整的情況下使整個過程更加高效快捷，企業及時與檔案管理人員溝通，使其明白自身定位，做好自己的本職工作。同時重視數據安全，對機密數據進行加密管理，確保儲存檔案的電腦不聯網，其密鑰設計成雙人以上才能完整開啟的模式，防止競爭公司利用不當手段拉攏檔案管理人員，或采用黑客手段，通過攻擊服務器的方式來獲取數據，對企業造成不可挽回的損失。

（三）優化檔案管理模式，建立健全大數據背景下檔案管理的準入制度與監管制度。對于企業來說，要響應國家號召，對相應的檔案管理部門進行現代化改革，要保持具體問題具體分析的原則不改變，對檔案管理模式進行優化創新，開創低消耗高效率的新局面，為推動應用大數據技術進行檔案管理的新模式奠定良好基礎。再者，需要完善相關的制度體系，確保整個檔案錄入過程的完整，同時增加相應的監管職位，相應專業人員負責相應專業數據的錄入工作，做到責任到人，確保出現問題時能及時找到源頭并快速彌補漏洞。有了制度的保障，才能充分改善檔案管理效率低下的局面，并且提升企業檔案數據的安全性，使得數據被盜取或泄露的風險降到最低。

（四）加大資金投入。在企業能夠承擔的前提下，繼續加大對應用大數據技術管理檔案的資金投入力度，引入相關的先進管理設備及人員，配備相應的硬件設施（如數據服務器、語音錄入設備等），不僅能使檔案管理工作變得更加高效，更能減輕相應檔案管理工作人員的負擔，使數據的獲取變得更加簡便。因為前期的投入，必定能使相應技術應用更加完善，能從長遠上解決企業檔案管理消耗過高的問題。

五、結語

綜上所述，企業檔案數據信息化管理具有多方面的作用，提高其數據收集力度的同時，又能使其對用戶本身需求進行快速準確定位。企業要充分利用大數據技術對檔案進行信息化管理，為企業穩定發展打好基礎。同時，企業要加大財政投入，鼓勵檔案管理方進行改革創新，加大對檔案信息化管理體系的研究，確保此項工作得以順利進行。